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对进一步加强企业档案管理探究及探析[关键词]企业;档案管理;对策 一、加强企业档案管理的重要意义 企业目标管理具有集约的特性,它是由内部多个目标构成的。档案信息在实施企业目标管理中,不仅能起到参与、沟通和借鉴作用,而且还具有分析、对比、协调等诸多功能。充分利用和发挥档案独有的优势和作用,既能保证计划目标与具体操作方案及其实施效果的一致,还能及时发现目标的偏差,调整资源配置和行动部署,把走偏的管理活动导向正轨,从而达到提高管理整体绩效的目的,促进企业目标的实现。要让档案信息走出档案室的小天地,投入为企业参政、办事、服务的大环境中,做到既和隶属办公部门的整体工作接轨,又和企业的中心工作、重点工作同步,为企业形成新的经济增长点服务。如开展档案展览,编写并分发企业大事记、组织机构沿革、历年经济指标、工程项目简介、事故分析汇编等;又如,为党代会、职代会等大型会议或各类庆典、重大礼仪活动以及领导现场办公、视察工作提供摄影、摄像、接待等服务。这样,不仅可以给档案员一个在公众面前展现良好形象的平台,引起领导和各部门对档案工作的重视和支持,而且可以收集到许多有用的第一手材料,形成一个从收集到利用的良性循环。这些工作都要求档案工作者要强化责任意识、前瞻意识,围绕企业在一定阶段的发展目标、市场开拓、人才选用等决策的热点、难点等问题,开展档案信息开发利用工作。通过对重点档案信息的采集、筛选、加工和编研,提供高质量、智能型的档案信息编研材料,为企业领导正确、迅速决策提供咨询和参考。 二、当前企业档案管理工作存在的问题 1.企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划。企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在企业中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。 2.档案管理工作缺乏制度化的管理程序。当前企业档案管理不规范主要表现在:①档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确。②档案整理不规范。企业近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,卷、目不符、漏失现象比较普遍。③档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,各项工作开展起来也较为困难。现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。④档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案不能按期归还。 3.缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。 三、对策 档案虽然是一个庞大的信息库,但它是一种原生的信息资源,各种信息零散地储存在众多的单堆资料中,只有根据需要,把相关信息系统地、规范地整理出来,通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用,实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作,为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用,才能使之更好地为企业中心工作做好服务。 1.领导高度重视,加大支持力度。随着市场经济不断完善,各项社会事业快速发展,档案管理工作的压力与日俱增,管理难度不断增大。这就要求分管领导进一步加强对档案工作的重视程度,自觉更新档案意识,对新形势下高素质复合型档案人才的迫切需求有一个清醒、深刻的认识,给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。 2.档案工作要有计划和目标。档案工作要想取得长远的发展,必须增强档案工作的主动性、前瞻性,制定出有指导性的档案发展规则。为此,领导干部要意识到档案工作的重要性,把档案工作提上工作日程,研究及过问档案的具体工作,要结合当今数码技术及网络发展的新趋势,加大技术投入,制定出既符合档案管理要求,又有合乎实际的工作计划。 3.建立健全档案管理制度。按照《企业档案管理标准》的要求,依据《档案法》有关规定,结合本企业实际编制各种规章制度,并在实际工作中不断进行完善,对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求,加强对归档范围、保存期限,保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。 4.搞好档案的信息化建设,促进档案资源的充分利用。企业档案必须适应信息化要求,积极参与企业信息化建设,使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学,在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识,使档案现代化与企业信息化有