基于经费控制的设备采购管理系统实现-物流产业大数据平台.PDF

中山大学学报(自然科学版) V01．48 第48卷增刊 Sup． 2009年3月 ACTASCIENTIARUMNATURAUUMUNIVERSl7I’ATISSUNYATSENIMat．2009 基于经费控制的设备采购管理系统实现’ 卞 晶 (北京大学计算中心，北京100871) 摘 要：随着国家对教育事业的投资力度加大，高校设备的采购和相应经费的控制已成为学校管理部门关心的 问题，建立一个设备采购管理及经费控制系统，对提高经费的使用和控制水平将起到重要作用。本文简单描述 了该系统的设计目标和系统功能，重点介绍了经费控制的实现方式。 关键词：设备采购；经费控制 中图分类号：TP393文献标识码：A 文章编号：0529-6579(2009)S1-0204-03 在高等学校的经费使用中，用于仪器设备的购· 性的服务。 置费占了相当大的部分，随着国家“211”和 2系统主要内容 “985”工程的建设实施，重大教学科研项目数量 增多，投入到项目中的设备经费也在逐年增长。这 处理涉及设备采购业务的各种信息，包括用于 些项目的特点是投入大、周期长，因此对经费使用 购置设备的“211”和“985”经费管理、设备论 管理的要求也随之提高。在以往的设备采购管理模 证招标管理以及退货处理等，并且在采购的前期和 式中，一般只对采购前期做些经费控制，而对易受 执行中提供项目经费控制功能。主要内容有： 环境影响、存在不确定性的采购过程缺少监督管 (1)项目与拨款管理：维护项目的基本信息， 理。同时，由于在采购执行中对经费余额的可用情 可以多批次拨款、项目分级设置及制定拟购清单。 况难以掌握，更缺乏灵活有效地处理机制，容易造 (2)国内设备采购管理：主要功能有采购信 成经费使用效率低或项目超支的问题。从上述分析 息维护、合同管理和支出管理。 中可以得出，经费的控制管理应体现在设备采购的 (3)国外设备采购管理：与国内设备采购管 整个环节中，特别是加强设备采购过程中对经费使 理的功能相似，但又有所不同。例如：①采购合 用的管理，以便及时发现情况，采取相应措施，保 同中标明的设备金额多为外币，而最终结算时受汇 障采购工作有序、高效的完成。所以建立一套能实 率变化的影响，实际购买费用经常与签订合同时折 现经费有效控制的设备采购系统，将有助于实现经 算的人民币价格有差别。所以在进口设备采购中， 费配置合理、效益突出的建设要求，并在此基础 增加预留款处理功能，以保障合同的顺利执行，同 上，为设备管理部门、项目负责人提供准确、及时 时加强了项目经费的管理控制能力。②增加合同合 的设备采购信息和项目经费的支出情况，并藉此最 订功能，使不同的采购单位从同一厂家订购产品时 终达到掌控项目进度。此举不仅可以提升设备管理 集中采购，减少运输成本，节约项目经费。 服务水平，也为促进学校建设发展提供决策依据。 (4)设备论证档案管理：保存和查询论证文 档。 i 1系统设计目标 (5)设备招标档案管理：保存和查询招标信 建设一个功能完善、使用方便、可有效控制经 息及文档。 费支出的设备采购管理系