管理您的信箱(四)：封存旧邮件.PPT

* * * * * 以下是一個案例：您正在進行某個特定專案。該專案的相關郵件儲存在名稱為 [Contoso] 的資料夾中。您可以依圖示選擇設定封存時間，[Contoso] 資料夾中的郵件會在留存期超過兩個月 (而非標準的六個月設定) 後封存。您也可以讓名稱為 [家庭] 的個人信件資料夾內的郵件，於到達一年期限日期時封存。 * * * [訓練人員注意事項：當您在電腦上安裝了 Outlook 2007 後，您可以按下投影片中的連結，移至線上實際操作部分。在實際操作中，您可以在 Outlook 中進行上述每項工作，同時參考說明以取得指引。重要：如果您沒有使用 Outlook 2007，將無法存取操作說明。] * * * * * * * * 使用此範本 此 Microsoft Office PowerPoint? 範本具有在 Outlook? 2007 中封存電子郵件和其他項目的訓練內容。您隨時可以向多人展示，並視需要自訂。 此範本的內容是改寫自名稱為「管理您的信箱 (四)：封存舊郵件」的 Microsoft Office 線上訓練課程。 範本功能 標題投影片：在首張投影片上有文字預留位置，您應在此位置輸入公司名稱。如果不想要此段文字，也可以將文字方塊全部刪除。 動畫：自訂動畫效果會套用到整個簡報中。這些效果包括 [鑽入]、[伸展]、[溶解] 和 [棋盤式]。所有效果都會在 Microsoft PowerPoint 2000 之後的版本中播放。若要變更動畫效果，請移至 [投影片放映] 功能表，按一下 [自訂動畫] 並使用出現的選項。 如果此簡報包含 Macromedia Flash 動畫：若要播放 Flash 檔案，您必須在電腦上註冊名為 Shockwave Flash Object 的 Microsoft ActiveX? 控制項。要執行這項作業，請從 Adobe 網站下載最新版本的 Adobe Flash Player。 警告－關於儲存 Flash 動畫：Flash 動畫將會在 PowerPoint 2000 和更新版本中播放。不過，如果您要將此範本儲存到 PowerPoint 2007 中，請將其儲存為較舊的 PowerPoint 檔案格式：PowerPoint 97-2003 簡報 (*.ppt) 或 PowerPoint 97-2003 範本 (*.pot) (您會在 [另存新檔] 對話方塊中 [存檔類型] 旁看到檔案類型)。如果您將其儲存為 PowerPoint 2007 檔案格式，例如 PowerPoint 簡報 (*.pptx) 或 PowerPoint 範本 (*.potx)，儲存的檔案中將不會保留動畫。投影片切換：[往下擦去] 切換會套用到整個投影片放映中。如果您想要使用不同的切換方式，請移至 [投影片放映] 功能表，按一下 [投影片切換] 並使用出現的選項。 線上課程超連結：範本中包含此訓練課程線上版本的連結。連結會連至每個課程的實際操作部分以及為此課程發佈的快速參考卡。請注意：您必須安裝 Outlook 2007 以檢視實際操作部分。如果您沒有 Outlook 2007，將無法存取操作說明。 頁首及頁尾：範本包含具有課程標題的頁尾。您可以在 [頁首及頁尾] 對話方塊 (從 [檢視] 功能表中開啟) 中變更或移除頁尾。 課程 2 發揮想像力使用封存功能 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件 發揮想像力使用封存功能 封存的使用可以非常有彈性。 您無須僅在特定的時間間隔進行封存，您可以隨時進行。 此外，您也不需要封存全部項目。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件 指定例外項目 如果您想要自訂封存，Outlook 也能方便您進行控制。 您可以使用不同的時間間隔封存不同的資料夾，或完全不進行封存。您可以為各個資料夾設定不同的封存規則。 您也可以將部分資料夾整個排除在封存程序之外。您可以自由選擇。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件 指定例外項目 您可以在資料夾上按一下滑鼠右鍵，然後按一下 [內容]，並指定您的自訂設定，如圖所示。 在您選擇這些設定後，自動封存就會開始。設定會讓一切都變得更容易。 不過，請記得定期調整。當您新增資料夾時，需要調整資料夾的自動封存設定。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件 隨時進行封存 假設您的收件匣中信件愈來愈多，甚至快要爆滿，而您的排程自動封存還有一週才會進行。 該怎麼辦呢？ 您可以按一下 [檔案] 功能表上的 [封存]，立刻開始封存。 任何到達期限日期的郵件都會立即封存。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件 封存行事曆項目或其他 Outlook 項目 自動封存不僅能用於電子郵件，更能用於行事曆項目以及工作。 正如您可以自訂電子郵件的封存設定，您也可以自訂 [行事曆] 資料夾或