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基于SWOT分析我国档案信息化管理摘要:文章以战略管理中的SWOT分析方法为依据,对我国档案信息化管理的内、外部环境进行了分析论证,并提出了可行的档案信息化管理解决方案。 关键词:档案管理;信息化管理;SWOT分析 一、当前我国档案信息化管理的SWOT分析 (一)优势 档案信息化管理在其发展过程中自身存在的、超越其它组织机构的资源和优势。 第一,档案信息的内容丰富。档案是人类在社会实践活动中直接形成的真实历史记录,社会实践活动的多样性决定了档案信息内容的多样。其中有关于历史发展的,如历史档案;有关于居民学习生活的,如婚姻档案、学历档案等;有关于各地区的政治、经济、科学、文化、宗教、民族等各方面历史面貌和发展的档案,如人事档案、科研档案等;有关于产品制造、科学研究、建筑设计等的档案,如科技档案,内容十分丰富。 第二,档案信息的地位高。由于档案的本质属性是“原始记录性”以及人们长期以来在观念上对档案的高度认可,心理上对档案信息真实性的信任程度远远超过其他各类信息,决定了档案信息具有很高的社会信誉度和较高的心理地位,能够提供真实可靠的信息。 第三,档案信息化的便利性好。在当前的电子化数字化信息时代,产生了大量需要归档保存的数字信息,档案信息化的实施为这些数字信息从形成一直到归档保存整个过程给予通盘规划,将某些分散在各业务环节的、带有一定重复性的作业提前实施,从而大大减少重复作业和滞后作业,最大限度地提高管理效率。 (二)劣势 档案部门在信息化管理过程中存在一些使组织处于相对劣势地位的资源和能力。 第一,资金投入有限。作为文化事业单位的档案部门,财政预算是其主要经费来源,资金总量十分有限。因此,我国档案工作资金相对匮乏,如在全国综合档案馆中,除北京、上海、深圳等少数档案馆,其他地方的档案馆在档案信息化管理投入上均存在投入不足的问题,经费不足成为制约基础设施管理的核心问题。 第二,基础设施管理落后。基础设施是档案信息化管理的物质要件,主要包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施,是档案信息资源管理、开发利用和信息技术应用的基础。截至2009年,全国档案部门拥有微机30000多台,网络服务器1500多个。但是目前我国整个档案部门信息化管理表现为:整体投资不够,有限的投资又没有用在刀刃上。一方面,资金不足影响了基础设施的管理;另一方面,在设施管理时过度配置了一些不符合实际需要的设各,如片面追求设备和设施的技术先进程度,而忽视了技术的成熟程度和设备寿命的有限性,忽视了硬件设备与软件系统,基础设施与利用能力之间的匹配平衡,从而造成设备利用率低下。 第三,档案信息资源开发不够。目前我国档案信息资源的开发还处于初级和单一的阶段,缺少能够系统向用户提供深层次数据库信息服务的能力,档案信息的开发利用和社会需求之间还有一定的差距。如管理较早的深圳数字档案馆,也还只是将实体展览馆以三维模式呈现给网络用户,对信息资源的挖掘处于较低水平。 第四,档案信息化的法规管理滞后。在档案数字化方面,目前仅出台了纸质档案数字化技术规范,照片、录音、录像、缩微胶片的数字化规范尚未闻世;在电子文件的归档与管理方面,虽然已先后颁布了两部行政规章、一部国家标准和一部行业标准,但有关电子文件采集的元数据标准、电子文件鉴定保存的技术规范依然空白;在档案信息化基础设施和应用系统管理方面,至今未见档案弱域网构建和档案阏站管理方西的规定。 (三)机会 第一,电子政务管理的推行。实施电子政务是我国的重要政策之一。随着电子政务管理进程的加快,档案作为政府完成其工作的基本行政工具,社会对档案信息的内容和服务的要求也越来越多,这就需要档案部门加快档案信息化的管理,以适应电子政务的管理和发展的需要。 第二,法制社会的建立与健全。我国是一个法制国家,人们在各行各业进行活动都有相关法律对其进行约束和保护。进入21世纪,虽然我国经济和社会快速发展使档案工作出现了许多新情况、新问题,但在整个法制社会的大环境下,及时补充、完善相关法规,修正其中与档案信息化管理发展不相适应的内容,是档案信息化法规体系管理的重要任务。在宪法、刑法、民法等法律的基础上,制定出专门约束档案信息化活动的法规,建立起全面、具体的档案信息化标准、规范体系,是档案信息化法规管理的中心内容。 (四)挑战 第一,档案信息安全问题突出。计算机及网络通信技术在档案事业中应用范围的不断扩大,网络的共享性、开放性特征决定了网络系统的脆弱性。档案信息以一种虚拟形态担负着重要的作用,在网络信息环境下,档案信息的真实性、完整性受到了极大的威胁,根据资料显示,全球每二十秒就发生一次网络黑客,信息安全无法保证。 第二,人才流失现象时有发生。由于受发展空