律师事务所常见内部业务行文要领.pdf

律师法律文书 律师事务所常见内部业务行文 律师事务所内部的行文 ，根据不同的内容有许多种形式，但它们都有一个 重要的共同点，就是言简意赅，出言有据。尽管律师事务所内部行文的读者是 师，但是书写人应假定读者对有关法律和事实一无所知，必须对其做出全面交代， 不能把这种法律文书写成蜻蜓点水式”或跳跃式”叙事文。但是，律师又都是些 工作繁忙的人，对法律和事实的叙述又不应过于繁赘，应既点到为止，又不留空 洞。如何掌 ，往往是经验使然。应该指出，律师事务所的内部行文是其对外行 文的基础和依据，而律师的对外行文（例如，庭辩辞和诸如法庭动议等诉讼文书） 又是法官判决的说理部分的重要参考依据。在美国，尽管法官具有较高的专业素 质，但是往往只有涉诉各方向法庭提供了高层次的诉讼文书，法庭才有可能写出 高质量的裁判文书。而法官在担任执业律师时积累起来从业经验和 修炼”出的 师文书技巧，又是法官判断案件和起草司法文书 功底”之源。 （一）、与客户会谈纪要及分析报告 律师接手一项代理业务往往从会见客户开始， 时客户会说明来意，并介绍一些 情况 ，例如，与他人发生了纠纷，或者因企业产品结构不适应变化了的市场需 求希望对之加以调整等等，客户会提出自己的想法和要求，并征求律师的意见。 但问题是，客户并不了解法律，他们在介绍情况时对于哪些事实属于相关事实 （Relevant Facts ）并不了解，常常有意无意地根据其想象中的主次顺序有选择 地介绍情况，而把一些本来非常有价值、但其认为无足轻重的细节信息漏掉，使 律师无法真正掌 事实的全貌。因此，律师要根据自己的经验、法律知识和对客 户介绍的粗略事实梗概的初步了解，通过一系列提问引导客户说出全部有用的情 况 （Operative Facts ）。 对于比较复杂的代理事项，稍有些规模的律师事务所往往要组成一个由若干律师 及律师助理组成的团队来处理，这便产生了内部行文的需要。开始，在较为规范 的律师事务所 ，参与接待的律师常要起草一份 客户会谈纪要” （或律师所内部 备忘录），供代理团队集体讨论(Brainstorm)研究案情。此外，客户会谈纪要还 是会后起草向客户确认会谈事项的参照依据。这份文件的另一个作用是留档备查 （在英文中叫做 Paper Trail”）。 1．提纲 通常，在首次会见客户之后客户会谈纪要的主笔律师为起草纪要都要准备一份提 纲，具体内容大致如下： 客户的基本情况 客户来访目的 客户介绍的基本事实 客户对问题性质的看法 客户欲达到的目标 会见时律师给予客户的初步建议意见 现状 需要律师做的工作 需要客户协助做的工作 下一步打算 律师根据初步事实对主要法 理论和程序要求的初步分析 律师对接手此代理事项是否会与本所以往代理的其他客户有利益冲突”的说 明 其他相关事项 2 ．会谈纪要 客户会谈纪要首先要对该客户的基本情况作出较为详细的介绍，并扼要说明客户 介绍的相关事实及客户希望达到的目标，加上起草者的初步分析意见，例如需要 进一步弄清楚和解决的一些事实与法 上的问题 （Factual and Legal Issues ）、 可供选择的处理方式、各种有利和不利因素、预后判断等等。这份文件往往还会 把客户提供的一些内外部文件，或者律师自己收集到的某些背景资料作为附件列 于其后。 如果客户提出的事项涉及纠纷，这份文件在介绍相关事实时，除了要介绍纠纷发 生的背景和纠纷的焦点问题外，还要简要说明相关的时段和涉案人员，例如按照 时间顺序列出大事记(Chronology of Relevant Events)和相关人员名册（ A List of Players ）。如果客户提出的事项涉及非诉事务代理，例如并购、改组等，客户 会谈纪要还要对客户 （及目标企业）的相关经营范围、状况等背景情况作一简要 介绍，并就客户拟采取的相应举措 （Proposed Corporate Act ）及其出发点 (Business Considerations)、要约的主要条款 （Term Sheet ）及预期经营目标 （Business Obj ectives ）等做出交待。 上述原则反映在以下虚拟的客户会谈纪要和初步分析报告中： 律师事务所内部公文 （INTEROFFICE MEMO） 主 （TO ）： 亚当斯律师 抄 （cc ）： 本案代理团队 发件人 （FROM）： 埃尔-