如何做一个高效的职员-文件工作者指南.doc

文件工作者指南 1、电脑 1-1 想办法找到或者置换一台自己专用的笔记本电脑并保证网络畅通，笔记本可以实现随身速录。 1-2 推荐使用XP系统不推荐其它，最成熟最兼容省资源满足高效办公。笔记本推荐深度GHOST 1-3 设置经典主题，避免使用桌面换图软件，桌面背景图片不设或者像素要低。 1-4 推荐使用OFFICE2003简装版，其次WPS，其它不推荐。 1-5 搜狗输入法使用默认皮肤，注册登录专用账户积累习惯词库帮助速录，删除其它输入法并设为默认，避免切换。 1-6 卸载迅雷能自动上传功能软件，利用任务管理器监控管理和关闭任何有上传嫌疑的软件，设置关闭软件更新同步功能。 1-7 如单位内部不设RXT或者飞秋一定要使用通讯TM代替QQ并简化用户界面。 1-8 用网络传送文件 避免使用优盘直插传染病毒。 1-9 使用金山急救箱或者360急救箱代替卫士和杀毒软件。 1-10不点击弹出窗口，勾选为下次不再弹出，浏览器要添加广告拦截插件。 1-11不随便安装来路不明的软件。 1-12注意观察网络速度了解是否有局域网攻击并采取对策。 1-13仅仅安装谷歌CHROME作为默认浏览器，并保留系统自带的IE作为打开某些特殊网站后备之用。 1-14安装相应打印扫描程序，简化一切系统软件与功能，使其在实现办公功能时能够快速相应。 1-15推荐“老毛桃U盘”软件，立即备份系统，重要数据备份到不同的储存设备，一旦发生状况进入安全模式拯救或使用优盘恢复。 1-16文件包括在编辑文件不要放到左面或我的文档预防工作数据丢失。 1-17除使用频率极高的软件，尽量不要装到C盘，保证C盘清爽。搜索下载使用CCLEANER提速。 1-18学习使用XP及OFFICE以及浏览器的快捷键代替大部分鼠标操作. 1-19制定文件及文件夹命名规则，一定要使用关键词简化名称。 1-20如确实缺乏电脑资源需要一些私人用途，请分别设置XP账户密码：办公、私人。 1-21积累了解一些电脑状况的应对和维修知识。 1-22... 2、通讯 2-1 另申请办公专用QQ账号，分类加常用联系人好友用于即时通信。并可备注邮箱、电话等信息。如有必要开通微博等内容。 2-2 收集电子版通讯录。手机电脑查询。巧妙利用谐音联想记忆常用号码。 2-3 另申请办公专用邮箱，下载FOXMAIL或网易闪电邮作为邮件客户端。很重要！！！ 而不是QQ。陈旧文件查询优势凸显。 2-4 电子档邮件落款、正文及电子附件群发、抄送、按序查阅，并可设置签收。重要内容发后电话确认受到。紧急内容电话先行通知。 2-5 办公固定热线绑定办公手机号码。 2-6 领导要逐渐学会阅读修改邮件电子文档 2-7 如有需要利用好QQ、SKYPE及电视电话会议设备传达内容，节省人力时间在路途上的浪费。 2-8 大部分物品文件非要领取或者发放可以快递上门、顺路部门或者通过短途客运传递，节省人力时间成本。 2-9 出门本事前统筹所有主次要办事项、备好所需全面材料及用具，并适当估计可能出现风险状况和措施。 2-10利用好手机照相功能、快速收集、扫描相关信息内容和采集图像证据。 2-11近年社会各公司各部门工作越来越系统，不要以为做了计划就没不会要过程报告了，做了过程就不会要总结报告了做了总结就不会要整改报告了做了整改就不要下一年的提升计划了就不会要横向纵向的对比分析了就不会要建设性意见了。要认真对待每一项现有的文档编写工作，数据事实罗列清楚并做好积累存档，以最优化的方式备后用。当然在积累实质内容的同时也可熟悉一些专业用语和表达话术，便于成文。变繁杂为系统。 2-12 出差常驻前要预估成本补助风险，提前做计划预算、过程中要定期电子电话汇报、出差回来做报告，保留消费单据并做日记。让家里觉得透明可控。 2-13... 3、规范 3-1 统一收发转文印的格式，缩短多头索取修改时间。统一归口审核报送。 3-2 需要汇总的表格编发统一模版，注意调整格式便于打印利于汇总。成文成表都要修改格式便于他人打印。 3-3 收文、受命摸清意图后下达。提炼弄清要求后再行请示。 3-4 接到文件与出处沟通消化后，明确具体要求和方向再开始着手工作，如工程量大需定期汇报沟通修正。 3-5 “输出”要早着手，但不要急于交卷，留出修改期，征求会签，待各方意见敲定完善再行报送，避免大量浪费返工或反复修改重报。 3-6 当腾出手来接受信息、任务、问题时要抓住当事人当时讨论、当时联系、当即指定、当即布置、当即回应。 3-7 巧妙利用手机或者软件跟踪监督布置任务的时限。过程要定期督促询问，防止出现偏僻和放任。 3-8 重要数据、事件需要简化后记在脑子里做到心中有数并关注更新，而不是记到电脑或纸上。 3-9 达成共识，设定次序优先级 电子文档-扫描件 - 传真