秘书__时间管理与日程安排资料.ppt

* 时间 活动内容 地点 参与人员 备注 8 ：30 部门经理例会 公司会议室 各部门经理（张红、李晓、彭丽） 9 ：00 10 ：00 总经理面试营销总监 总经理办公室 面试人员（五位：ABCDE） 11 ：00 12 ：00 总经理听取培训经理汇报并共进午餐 公司餐厅 培训经理 许峰 13 ：00 14 ：00 总经理与法律顾问会面 总经理办公室 法律顾问郑直） 15：00 16：00 JB项目团队会议 项目主要负责人（F、G、H、J、K） 注意事项 所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。 每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。 两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。 4、秘书日志内容 包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班） 工作日志—总经理秘书日志（表2-3） 9月28日（星期五），2001 时间 地点 活动内容 备注 09：00 办公室 工作人员会议日程 09：30 会议室 会议开始进行 带A文件 10：30 办公室 会议结束，整理信函 10：45 办公室 信函分类处理，文件经理签字 11：00 办公室 打字机维修工维修打字机 11：30 办公室 约会提醒：王总会见贝尔先生 12：00 银行 汇款：人民币、美元 14：30 办公室 工作人员会议记录 15：00 区邮政局 邮寄公司信函 17：00 大森林酒店 18：00开始的招待会，提醒总经理 5、日志的变更 原定结束时间延长超时 追加紧急的或新添的项目 项目的时间调整、变更 项目的终止或取消 注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围 针对变更，秘书应注意 1、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间间隙 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则 3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解 4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改 注意事项 1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅 2、保持两本工作日志的一致和准确 3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求 4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息 秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。 本节小结 技能训练 技能训练一 技能训练二 技能训练三 2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。 技能训练 一 时间 工 作 内 容 9：00 部门会议，4楼412室，带相关文件资料 10：00 11：00 确认所订的上司与客户的午餐 12：00 午餐前，将3位应聘人的资料分关有关人员 13：00 确认面试地点在315房，摆桌椅，准备相关资料 14：00-15：00 面试人员，每人用时30分钟 16：00 面试小组讨论 17：00 检查准备上司第二天参加会议的资料 工作日志 2005年4月15日 星期三 技能训练二： 请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多, 七月的前两周要在上海开会; 八月的第二周要去香港参加5天会议; 每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议; 八月最后一个星期三要参加公司的办公会议, 七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神, 八月第一周的星期一还要面试三个营销员; 九月的前两周希望安排休假 第二季度会议