秘书电话规范资料.ppt

* * * * * * * * * * * Company Logo 实践训练 会说 会写 会做事 会做人 　 　分析与讨论： 1、试比较两个电话接待的不同之处，分析其优劣。 2、请找出小刘在接听电话的工作中合乎规范或欠妥之处。 Company Logo 实务训练 1、 请模拟秘书接打电话的情景，所接打的电话内容如下： ⑴ 葛强是宏利公司的秘书，一次接到省外贸进出口公司业务处处长董华的电话，董处长欲约宏利公司王总周四在银座大酒店聚餐，商议××产品出口欧洲的有关事宜。请演示秘书的应对过程。 ⑵ 祁总正在会见一位客人，有一位自称是经理朋友的人要经理接电话。请演示秘书的处理方式。 ⑶ 宏利公司的王总需要了解销售部今年三季度的销售业绩，葛强拨打销售部经理的电话收集相关信息。请演示葛强拨打电话的过程。 ⑷ 经理正好外出商务谈判，有一位客户打电话来要求经理接电话。请演示秘书的应对过程。 ⑸ 秘书小赵接到一个投诉电话，对方所购产品出了一些问题，因此火气很大：“喂，叫你们老板来听电话，你们这些混蛋到底会不会做生意！”请演示秘书小赵是如何应对的。 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 实务训练 2、 实训说明： ⑴ 本部分实训可在课堂上和理论课交叉进行，也可在授课后集中实训。 ⑵ 实训时，要模拟办公室情景，学生扮演秘书角色。 ⑶ 可分5个小组，每小组两人，由抽签决定演示哪一个情景，每个学生都要轮换演示接或打电话的角色。 ⑷ 最好要有用于模拟的电话机，情景要逼真，演示时要真正从角色的角度考虑，角色的措辞既要认真斟酌，合乎规范，又要可让学生在电话内容上有所发挥，有所创新。 ⑸ 每组演示的时间应有所限制。 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 实践训练（课后拓展） 　　　组织学生利用课余时间轮流到学校各系部、处室办公室顶岗实习，见习期间做好办公室电话的接打工作，认真填写电话记录单，实习完毕连同办公室实习指导老师的评语鉴定一起上交任课老师，作为期末考核的依据。 会说 会写 会做事 会做人 谢谢！ 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Company Logo L o g o L o g o 秘书电话规范 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 秘书 办公电话的接听与拔打 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 情景案例 在宏利公司实习的秘书刘远第一天上班，被安排在接电话的岗位上。第一次遇到外来电话，铃声刚响，他就抓起受话筒问对方：“喂，你找谁？你是谁？”。第二次接电话时，是对方拨错了号，刘远一听便告诉对方：“你打错了！”就挂上了电话。刘远身边的实习指导教师吴秘书对他说：“接打电话是有学问的，你刚才的工作既不规范，也不礼貌，更严重的可能会给公司带来损失！……。”吴秘书的话还未说完，就被经理叫走了。刘远听了吴秘书的批评心里不是滋味。当初在学校学电话事务时，自已心里好笑：“电话谁不会打？几岁起就听电话，打电话，还有什么学头？”那堂课他一点没听，自然就出现今天的难堪处境。 下午，办公室的人全部外出办事，刘远接到市商业总公司通知经理开会的电话。当他把开会通知告诉经理时，经理反问他开会的具体时间、地点和议题，他才意识到接电话时应该做电话记录，现在已记不太清楚了，他只能似是而非回答了几句。还好，他灵机一动，去翻电话号码簿，找到了市商业总公司电话，重新询问清楚了有关事项后，才补了漏子。 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 项目任务 如果你是宏利公司秘书刘远的实习指导教师吴秘书，针对刘远在接打电话时的种种不规范，你该如何进行纠正并对接打电话工作作出哪些指导？ 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 任务分析 会说 会写 会做事 会做人 　　　　对于实习秘书刘远在上班头一天接打电话时的种种不规范，实习指导老师吴秘书应该要作出及时的纠正，如电话铃响了几声去接是最合