从镇馆之宝看档案工作今天与明天.docVIP

从镇馆之宝看档案工作今天与明天我作为副省级省会城市的档案局馆长，经常把国家档案局的“实现两个转变，建设三个体系”的要求，与中共成都市委确定的新目标“建设世界现代化田园城市”结合起来思考和实践，近一段时间对成都市国家综合档案馆的镇馆之宝做了一些考察思索，得到一些认识，写出来与业内外的人士作交流。 一、从内容和来源，看馆藏结构与接收征集 这件被称为“镇馆之宝”的档案，是清代雍正九年(1731年)的一份家产分割协议，主要内容是：父亲吴世用为杜绝自己百年之后五个儿子因家庭财产发生纠纷，经与儿子们商议，请来相关亲戚作证，将房产土地等家产好差搭配分成五份，由五个儿子抓阄决定属于自己的一份，由舅父书写了这个“1分关”协议契约(如图) “镇馆之宝”从何而来?我专门先后找局馆熟悉情况的相关人员做了调查和交流，大致情况是：此件是XX年代初，在馆藏“打捆”“杂卷”中发现，它是民国时期诉讼档案中的一件“不动产物证”，至今尚未在馆藏档案中看到年岁比这件更早的档案了 从这件“镇馆之宝”的内容看，它不是官方公文，而是一件民间与民生相关的契约。这些年来到市档案馆来查阅利用档案的，多数是民众寻找与自己利益相关的历史记录；查阅利用官方公文的，除修史编志课题研究的专家学者学生之外，几乎没有。这就印证了曾经担任过区档案局馆长的人的说法：“馆藏的基本没用，来查的基本没有。”这说明我们档案馆的馆藏结构急需调整，今后不仅要做好公文档案的收集管理，更要重视民生和民间档案的进馆和丰富馆藏 现在的馆藏结构的问题，来源于此前接收征集的范围、渠道、手段。目前综合档案馆的进馆范围，主要是接收同级党政群机关形成的公文，渠道主要是官方，手段是依法无偿。今后进馆档案，应该继续做好依法接收官方公文，同时探索运用公共财政有偿进入民间档案，简言之：重视接收，探索征集，两手不懒，两手协调 二、从载体和识读，看档案介质与信息安全 介绍的这件分家协议，无疑是纸质档案；经过XX年，目前尚能比较清晰地读出全文信息 现在从北京到基层，许多领导在机关强力推行“无纸化办公”，这对于记录历史、传承文明是有隐患的。运用现代科技提高效率减少用纸是应该的，但“无纸化”就“绝对化”了。280年前的纸质档案，其历史信息今天尚能识读，当今人类有谁可保证现在的电子信息在XX年后能准确解读? 从这些历史和现实的事实来看，国家档案局坚持的“纸质文档”和“电子文档”同时存在，档案要“异质异地备份”，就非常必要，是国家战略安全的谋划。值得我们历史工作者贯彻实施，需要我们从历史信息安全的战略层次，向那些高喊“无纸化办公”的人士提醒 三、从状态和条件，看科技进步和管理责任 我们的“镇馆之宝”，是墨写在宽42.5厘米长50.5厘米的纸上，眼观没有损坏的痕迹，鼻闻没有霉变的气味，它现在保存在成都市档案馆的“特藏室”里 这件档案在市档案馆里的时间，在50～60年之间。这几十年的保管条件，逐步改善，肯定在现代科技运用的条件下，它的生命有利于长寿。但是可以推算出它在产生以来的280年间，至少在家庭中保存有180年，并且成都地区天府之国川西平原的空气湿度大，在这样的保管条件下，这件档案保存得完好无损，值得我们深思：180年的家庭档案保管传承，没有专门库房，没有专门人员，没有专门的除湿恒温设备，为什么能有效保存?我看主要是它的所有者认识它的价值，用心呵护它。据此，我认为今后的档案管理和服务，不仅要依靠科技进步和健全制度，而且要加强对档案工作者责任心的教育和激励 四、从过程和方法，看形成档案与探索创新 我们的“镇馆之宝”为局馆人员发现，至今30年了，为发挥这件档案的作用，局馆的领导和工作人员多年来务实创新，写进书里，展示客人，多次展览，制成复件奉送领导敬赠贤达，引起本市领导和外地同行的关注，很多人士告诉我，他们从中受到“预防矛盾、化解纠纷、实现公平、构建和谐”的启发 遗憾的是，我们至今不知道这件“镇馆之宝”的出生地和成长史：它是哪个全宗的档案?它有无“兄弟姐妹”?它遭受了哪些“风波折磨”?这使我深感“档案工作的档案”很重要，深感档案工作者要重视指导和呼吁社会公众“形成档案”。有学人认为“形成档案”是文书学的范畴，不是档案学的“任务”。我从档案工作的历史教训和档案管理服务的趋势看，档案工作者的职责，应该从“形成档案”做起，这可能是今后档案工作和档案学的逻辑起点 对这件档案的管理和利用，经过了许多阶段，采用了不少方法，我的概括和预见：档案管理和服务，必须坚持解放思想、探索创新才有作为 五、从个案和全市，看全域成都与“三个体系” 成都市档案馆的“镇馆之宝”，其传承管理和服务开发的过程，值得我们深入思考，举一反三。我的调研表明，成都市19个区(市)县的综合档案馆，有清代档