企业数字档案馆建立(之六).docVIP

企业数字档案馆建立(之六)一、数字档案馆建设在企业现代化管理中的作用 1．档案信息化整合了企业资源 江苏省电力公司数字档案馆采用集中式的硬件布局，由位于省公司的服务器组集中存储数据和提供数据管理服务。江苏省电力公司广域网范围内的任何客户机都可以通过网络访问中央服务器组提供的档案管理与档案利用服务。通过这样的硬件布局，实现了硬件设备资源的整合，比分布式硬件布局模式降低直接成本达500万元左右 在没有建立数字档案馆的情况下，各单位的档案是孤立的，单位内部各实时系统也是孤立的，无法实现档案信息资源的共享。江苏省电力公司下属100多个单位，原来发文要发100多份纸质和电子文件，归档的时候也是纸质文件与电子文件并存。在这种情况下，对档案进行管理，费时、费力、费钱。建立数字档案馆之后，实现了各单位间档案系统的互联，以及各单位内各系统与数字档案馆的互联，同时也可以站在全省的高度，规划整个数字档案馆数据存储的结构，实现存储的优化，减少数据冗余。由于采取了恰当的电子文件保真措施，在数字档案馆中纸质文件和电子文件都只保存一份，其它的只存储办理意见，从而实现了对全省档案信息资源的有效整合 2．数字档案馆建设实现了档案工作的三大转变 第一是实现了档案管理由传统管理方式向现代化管理方式的转变。数字档案馆中建立了一整套现代化的档案管理体系，档案管理被融人整个企业的管理之中，在网络支持下，档案的形成、管理、利用已变成互相联系，密不可分。不同载体的档案已能够相互关联，使复杂的档案检索利用变得方便快捷 第二是实现了由封闭式管理向开放式管理的转变。工程项目管理已由过去建设单位一家管档案的模式，变为在业主的统一指导下，设计、施工、调试、监理等各家参建单位在网上同步建档，业主单位实施全过程监控，实时管理。公司系统省、市、县、乡四级管理机构均可在数字档案馆丰富的资源中获得所需信息，实现档案信息共享 第三是实现了由个性化管理向标准化规范化的转变。目前在江苏境内所有不同电压等级的输电、变电工程项目，均可使用数字档案馆中的标准模板，实现全省基建工程项目的标准化、规范化管理 现在，江苏电力系统对文书档案纸质文件的扫描，影像档案、照片档案、实物档案的数字化都制定了相关标准，实现了档案数字化处理的流程化、标准化 数字档案馆中文件和档案整理规则、科技模板、声像档案管理标准等各种类型档案管理规则的制定以及应用，促进了档案管理的规范化，操作的标准化 3．数字档案馆的建立使档案工作者与企业各部门建立了广泛的整体性、网络化联系 这种联系主要表现在以下几个方面： 一是与文件创建者的联系更为紧密。在电子文件的管理活动中，档案工作者将比以往更加需要得到文件创建者的支持和帮助。两者在计算机系统的帮助下，建立了更为紧密的联系。因为电子文件的形成过程对于日后的可保存、可利用性具有重要的意义，同时证实该文件原始性、证据性的诸多要素也直接与文件的形成过程有关。信息技术使得形成文件更加方便，归档更为及时。与此同时，信息技术也可能造成文件形成过程的分散化。因此，除了用技术措施加以控制外，电子文件的留存和保管还需要文件创建者的理解和协助，以便从他们那里形成合乎系统要求的文件，并生成保管文件所需要的相关信息。可以说，在电子文档管理系统中，文件创建者将直接参与文件管理活动，档案工作工作者加强与他们的联系和沟通是非常重要的 二是企业内部电子文件管理机构的一体化合作、业务监督和指导关系将会进一步地加强。在数字档案馆中，利用者关心的将不再是文件和档案存放在哪里，地点概念将被极大的淡化，而更关心的是如何获得载有所需要信息的文件。一个数字档案馆的馆藏不仅仅属于本档案部门，而且也属于其他相关的部门。例如，江苏省电力公司数字档案馆为全省电力职工提供了数字资源的访问，有些数字资源可能属于省电力公司，有些数字资源可能属于市供电局。因此，在分布式数字档案馆中，各档案机构间会经常地就信息资源共享中的种种问题相互协商，相互合作 三是与信息技术部门专家或应用系统厂家之间共存关系将会更为密切。电子文件管理离不开信息技术专家的帮助，他们与档案工作者具有数字空间中的共存关系。在许多情况下，档案工作者的管理对象需要通过信息技术人员的专业化工作来实现，在双方水乳交融般的合作中才有可能开发出性能优良的电子文件管理系统。在系统应用过程中常常会出现一些技术性难题需要技术专家的帮助。电子文件的产生和利用会不停地追寻着新的信息技术，这种情况使得文件和档案的管理技术必然随着信息技术的进步而进行相应的调整。因此，档案工作者与信息技术专业人员长期保持密切的交往是至关重要的。档案工作者应加强与技术专家的联系，向他们说明电子文件管理工作的要求，取得他们的协助 四是与档案利用者之间建立起前所未有的