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企业数字档案馆建设(之三)在电力系统工程档案管理中，由于实际中分布式的生产环境给档案管理的工作带来诸多不便。档案管理员往往要花费很多时间和精力，对工程参建各方进行档案规范性方面的指导工作，其效果由于受时间、空间等因素影响，往往不尽如人意。在原有的工程档案管理中，一方面，各级档案管理人员无法具有同样的档案专业知识；另一方面，信息交流的准确性与及时性受人为因素影响较大。这些情况不仅不利于档案的管理，而且也不利于档案在生产活动中的利用 随着数字档案馆建设的兴起，利用信息技术加强与完善档案管理变得切实可行。在工程档案管理中，采用ＸＭＬ技术实现工程档案模板管理，可以很好地解决原有管理方式中所存在的问题 一 供电系统科技档案的构成是由生产调度、科研项目、基建工程、设备档案四个部分组成。对供电企业而言，工程项目档案占科技档案总量的９０％以上，搞好建设项目档案工作，对提高企业档案管理水平有着举足轻重的作用 工程项目档案的特点是量大面广，建设周期长。量大是指建设项目从立项、调研、方案论证、可行性研究、初步设计、施工、安装到竣工投产，将产生大量应归档的文件材料，这些建设项目档案是今后生产运行维护、改造和扩建等工作必不可少的依据。面广是指参建单位多，有建设、招投标、设备采购、土建施工、电气安装、监理、质量监督、系统调试等参建单位。各参建单位档案管理的做法、要求、习惯都不尽相同，对业主的要求不甚了解，使档案案卷质量难以保证。建设项目从项目前期开始到竣工投产，建设周期少则两年，多则十几年，时间跨度较大，给档案管理带来一定的难度 普通的档案管理软件和传统的工程档案管理方式都存在诸多弊端： １． 档案分类工作依赖纸质档案分类表，而分类表是粗线条的，有些文件材料入哪个类目，由于个人理解差异，往往会被分在不同的类目中 ２． 由于工程档案实体的归档范围不够明确，同时由于档案业务指导工作不到位，档案人员有的是凭经验进行收集，影响了工程档案的齐全、完整 ３． 传统的工程档案的催交凭的是人的经验，手工形成催交清单，费时费力，且不够准确，不利于收集工作有的放矢地开展 ４． 各参建单位复杂，工作独立性强，业主单位网上指导难以实现，电子文件形成、整理、立卷、归档工作不能与工程建设同步，档案管理滞后于工程管理，待项目竣工后办理归档移交手续时，才能发现问题予以纠正，事倍功半 面对量大面广、建设周期长的特点，清华紫光公司和江苏省电力公司在设计数字档案馆的时候，引入工程档案模板管理思想，利用ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｄｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）即可扩展的标识语言来实现自定义工程档案模板，用计算机管理贯穿工程建设的全过程，将人为因素降低到最小化，从而有效地使工程项目文件材料归档工作与工程建设同步、有序进行 所谓工程档案模板管理思想就是根据工程项目档案的特点，将建设项目从项目前期、土建施工、设备安装到竣工投运等各阶段产生的归档文件材料按照一定的规律梳理，罗列出来，形成树状结构的工程档案模板，建设项目的各参建单位可以通过在线或离线方式利用工程档案模板指导各自单位的归档文件材料的形成、积累、收集、电子文件的上传、整理、归档工作。业主单位可以通过网络监控各参建单位的项目文件材料的归档情况，并可以根据工程进展情况，分阶段进行归档情况的校验，及时开展网上催交工作，使建设项目档案管理更加标准化、规范化、有序化 江苏省电力公司数字档案馆以供电企业变电工程和线路工程为突破口，根据工作实际经验和不同电压等级输变工程档案的特点，将不同电压等级的变电工程和线路工程从立项到竣工投产形成的全部文件材料从大类细化到一级、二级细目，并确定一级细目所对应的参建单位组，编制成典型工程档案模板，并可将已归档的信息与数字档案馆中已有的工程档案模板进行校验，列出缺件清单。离线客户端和在线客户端可根据工程档案模板中确定的权限，进行工程档案管理工作 二 江苏省电力公司数字档案馆工程档案模板管理通过以下几种方式来实现： ⑴利用工程模板编辑器（或第三方ＸＭＬ编辑器）生成模板文件 ⑵档案管理员确认模板内容，上传到数字档案馆系统 ⑶在数字档案馆中对模板进行利用，建立工程 ⑷如有需要，档案管理员导出模板到本地进行编辑修改，之后重新导入 ⑸工程参建单位导出模板到本地，以便数字档案馆离线客户端使用 在江苏省电力公司数字化档案馆项目中，针对工程档案管理的特点，实现了如下图所示的模板管理利用流程： 模板的生成与修改由总公司档案管理员完成，保证了工程档案组织结构的规范化。在模板结构确认正确后，由总公司档案管理员将模板状态设为“可用”，这样，当市县级等下属单位档案管理人员登录数字档案馆后，就可以基于某一个模板来建立新工程。因此全省电力系统企业中的