加强工程项目档案前端控制.docVIP

加强工程项目档案前端控制中国寰球工程公司(以下简称寰球公司)成立于1953年，现隶属于中国石油天然气集团公司，是集设计、采购、施工管理等多种功能为一体的，具有工程总承包能力的国际工程公可。在工程项目文档管理方面，寰球公司注重学习国际先进工程公司项目文件控制的理念，结合国内工程项目档案的管理方法，建立了从项目文件到档案的一体化管理模式和控制体系。 建立工程项目文档一体化管理模式 工程项目文档一体化指工程项目文件控制与工程项目档案管理工作一体化，寰球公司工程项目文档一体化管理包含以下三个方面的内容： 1、文控人员与档案人员管理一体化 项目签约启动后，项目组即可成立文控中心，因项目的大小设有文控经理(DOCUMENT CONTROL MANGER简称DCM)、文控工程师(DOCUMENT CONTROL COORDI-NATOR简称DCC)及文件管理员(DOCUMENT CONTROL SPECIAL-IST简称DCS)岗位，负责项目过程中文件控制、最终版文件交付及归档；文控人员与档案管理人员的一体化管理是实现文档一体化管理模式的重要前提和保证 寰球公司随着业务的不断发展壮大，为进一步与国际先进工程公司项目文件控制工作接轨，实现“国内一流，国际先进”的公司文档工作发展目标，XX年公司成立了文控部，人员由原图档部门的档案管理人员与项目部的项目文控秘书人员组成，文控部对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确岗位职责。文控部的成立为实现文档一体化的目标提供了组织和人员上的保证，为目标的实现搭建了一个强有力的平台 2、纸质项目文件控制与纸质档案管理一体化 纸质项目文件控制指项目执行中文控人员对项目产生的各类文件进行项目生命周期内有效的动态过程控制，建立有序、可控及可追溯的文件控制体系。文件控制工作是一项规范化、专业化和职能化的工作，目的是记录、追踪在项目生命周期内的过程文件和成品文件的内容及状态，主要活动包括文件的发布、文件的分发和传阅、文件的接收和返回、文件的归档、保存和销毁。相比之下，纸质项目档案管理是一种静态的管理模式，档案人员按照传统的档案管理要求对归档的纸质项目文件材料进行收集、分类、编目、登记、统计和必要的加工整理等，便于利用，以充分发挥档案在生产经营管理中的作用 文控部成立后，提出了静态的档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入到文件过程控制中去，档案人员对文控人员进行文件图纸验收、收集、分类、组卷、编号、整理、借阅等专业化的系统培训，达到项目结束后文控人员直接归档入库上架，以期实现纸质项目文件控制与纸质档案管理的一体化 3、电子文件与电子档案管理一体化 在项目执行中项目部一般使用的是适合项目管理的专业文件控制系统，用来存储、控制项目过程中生成的所有电子文件，包括外来纸质文件扫描后的电子文件；在档案管理中使用的是适合档案业务管理的专门数据库系统，用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述文件控制系统和档案管理系统实现无缝链接，建立文档一体化软件，针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。寰球公司在建立文档一体化管理模式的过程中，一方面实现过程文件全部电子化、网络化，同时优化两个操作系统，通过专业公司开发一体化软件，使文控操作系统与档案管理系统相结合，逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理 文档一体化管理是将文件控制的动态管理与档案的静态管理相结合，从中最大限度有效地加强了工程项目文件的前端控制，同时也激活了传统的静态档案管理，两者相辅相成，相互促进。按照传统的做法，文件控制是从各项目管理的角度出发运作，与档案的静态管理没有衔接，人员也属于两个部门，没有统一整体的业务规范，这样往往会出现归档文件不齐全、整理不系统、分类编号不准确等现象，验收时往往产生成品文件图纸不合格与保证进度及时发图的矛盾；归档后往往因质量问题需要档案人员重新拆卷、整理，花费大量的时间进行重复性工作；在电子文件管理方面，前端文控人员虽然在操作系统中输入了大量的文件信息，但由于两个系统不衔接，有些档案需要的字段和信息没有包括在内，致使归档后档案人员再次进行大量信息的输入，工作烦琐而重复。文档～体化管理的实施不仅使档案人员从繁重重复的工作中解放出来，有更多的时间投入到档案的利用工作中去，提高档案的利用率，同时更有效地通过前端过程控制保证了归档文件的齐全、完整、系统 实现工程项目文档一体化管理的两个前提条件 1、建立统一的专业化标准规范体系 建立文件控制、档案管理统一的标准规范体系文件是实现文档一体化的基础。体系文件是文控、档案专业人员工作的标准和依据，内容涉及国标、行标、企业