档案馆和图书馆信息化业务外包比较.docVIP

档案馆和图书馆信息化业务外包比较业务外包，是一种创新的企业经营管理方法，XX年代源于工业企业，主要是通过委托外部企业或团体提供本来应该由组织内部操作完成的各种业务活动和服务，达到降低成本、节省时间、提高效率和改进质量的效果。通过业务外包，可以集中精力更有效地完成组织的核心业务和追求更高的任务目标。在企业业务外包风潮之后，业务外包也成了图书馆界比较能够接受的管理方式。外包在国外图书馆的发展已相当普遍，近年来，我国许多图书馆已在尝试将如保洁、保卫、装订等非专业性业务外包，以及进行采编、数据库建设等专业性业务外包，并已取得成效。“十一五”以来，档案信息化是今后一个时期内档案工作的重要奋斗目标和主要工作任务，要把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局。随着档案信息化建设的逐步展开，档案工作者越来越多地意识到，档案信息化建设不仅涉及大量技术问题，而且也涉及许多过去从未碰到过的管理问题。对绝大多数档案管理部门，特别是市县级档案管理机构而言，在实践中单纯依靠其自身的技术力量很难顺利进行有关信息化内容的建设。越来越多的基层档案馆开始选择“外包”的方式来进行档案信息化工作，这_点与图书馆十分相似。这也是档案馆与图书馆信息化业务外包的应用基础。下面我们对各自的具体情况进行一些分析 档案馆与图书馆信息化业务外包应用共性因素分析 档案馆与图书馆信息化业务外包应用的共性因素有资金问题、人才问题、应用问题和业务增量问题 1　资金问题 资金问题是指档案馆与图书馆在信息化过程中面临的资金投入不足的问题。这个问题是一个普遍问题，也是一个看似相同但实质上区别很大的问题。实际上资金问题主要包括以下多方面：一是实际投入与期望投入差别的问题；二是实际投入与实际需求差别的问题；三是一次性投入与持续性需求差别的问题；四是投入的阶段性与软硬件持续性发展的问题；五是信息化边界扩大与资金投入缩减的问题；六是硬件投入易得而软件及培训投入难得的问题等 这个问题是一个从绝对不足向相对不足过渡，从关注投入量向投入方向过渡，从关心投入数量向关心投入效率过渡的过程。总体上看投入不足是一个长期相对的问题，这就成为档案馆与图书馆在信息化过程中共同选择业务外包的共性因素 2　人才问题 人才问题是档案馆与图书馆在信息化过程中面临的信息技术应用人才与信息化进程相匹配的问题。随着信息化进展的推进，更多的新技术与技术方法被应用到档案馆与图书馆当中，但由于现有工作人员的知识相对老化、在职教育培训相对滞后，档案馆与图书馆自己所有的信息化人才总是落后于信息化整体的发展速度，加上对信息化新技术、新方法、新设备的不断追求，信息化人才总体上一直处于相对渴求的状态。这种情况不仅仅是档案馆与图书馆面临的问题，也是整个社会信息化过程中面临的共性问题，也是信息化社会分工细化的必然结果 正是这种相对渴求的状态，使人才问题成为档案馆与图书馆在信息化过程中选择业务外包的又一共性因素 3　应用问题 应用问题是档案馆与图书馆在信息化过程中面临的最为棘手的问题。这个问题主要包括如下六个方面：一是局部应用与全局应用的问题；二是技术特性与传统工作模式的问题；三是信息技术的便利性与传统工作流程的冲突；四是改软件还是改流程的问题；五是面向管理的应用与面向利用者的应用问题；六是“一步到位”还是循序渐进的问题 由于同样面临上述应用问题，使档案馆与图书馆在信息化过程中，不得不同样选择业务外包来解决上述应用问题 4　业务增量 业务增量问题是档案馆与图书馆在信息化过程中面临的馆藏增加的问题，是一个喜忧参半的问题。一方面由于馆藏数量标志着档案馆与图书馆的实力，所以档案馆与图书馆都追求馆藏数量，但另―方面不断增加的庞大馆藏又成为档案馆与图书馆在信息化过程中所面临的馆藏数字化业务增量过快的压力，严重的人员不足，使得他们不得不寻求外界的技术力量的支持，实行外包来解决 正是这种不断增加的业务压力与上述3个问题，使档案馆与图书馆在信息化过程中只能通过业务外包来缓解上述应用压力 这种共性因素来自档案馆与图书馆的相似性，同样的问题自然导致同样的选择。也正是这些共性因素，使得档案馆与图书馆在解决上述问题时的思路、方式、方法，对彼此有着十分有益的借鉴作用 档案馆与图书馆信息化业务外包应用差异性因素分析 虽然档案馆与图书馆在信息化业务外包过程中有着上述4个方面的共性因素，但并不等于档案馆与图书馆在信息化业务外包过程中就不存在差异性，至少档案馆与图书馆在信息化业务外包的内容、数字化加工的重点、难点、风险要素等多个方面存在差异 1　外包的内容 从信息化外包的内容上看，档案馆与图书馆存在差异，可列表对比： 由表1可见，档案馆在信息化方面可以外包的内容要少于图书馆，这与档案和图书的特性有