民政专业档案形成规律和管理.docVIP

民政专业档案形成规律和管理档案工作是一项基础性工作，民政工作的发展离不开民政档案工作。民政工作的多元性决定了民政档案种类多、内容丰富、管理复杂的特点。近年来，民政部积极探索民政专业档案的管理，相继出台了地名档案、勘界档案、收养登记档案、婚姻登记档案、伤残抚恤人员档案、社会组织登记档案、殡葬服务单位业务档案等专业档案管理规定，并提出了民政专业档案管理办法全覆盖的目标。那么，是不是每项民政业务形成的档案都是专业档案?都要制定一个专门的档案管理办法?在档案管理办法中，专业档案的管理原则和方法如何设定?要回答这些问题，必须弄清楚：什么是民政专业档案?它有什么特征?其认定标准是什么?民政专业档案如何管理?这些理论问题的解决将有助于指导民政专业档案工作实践，加速档案管理规定的出台，从而规范民政专业档案的管理。 民政专业档案的概念及特征 (一)档案种类的划分 目前，我国档案界通常将档案划分为文书档案、科技档案和专门档案三大类。文书档案实际上是指行政管理档案，即社会的行政管理活动中由各种行政性或日政治性公文转化而成的档案。是人类自我管理的记录。科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录。专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。这些档案虽然也有明显的行政管理性质，但与主要由官方正式文件转化而成的文书档案相比，它具有极强的自我独立性和规律性 近年来，档案界又提出了“专业档案”的概念，“专业档案”与“专门档案”是两个不同但相互联系的概念。相同点在于，它们都产生于一定的专业领域内；不同点在于，它们是从两个不同角度提出的概念。“专业档案”，是从社会行业分工的角度提出的概念，它包括了一个行业的各种档案，既包括文书档案，科技档案，又包括会计、档案、声像等各种常规性的专门档案和各种非常规性的专项业务档案；而“专门档案”是从档案种类划分的角度提出的概念，一个档案门类，只含属于一定的业务范围或一个专门载体的一种档案 (二)民政专业档案的概念 广义上讲，民政专业档案是各级民政机关及其所属单位在各项民政业务活动中形成的各类档案的总称。包括文书档案，科技档案和会计、人事、声像等常规性专门档案以及各种专项民政业务档案 狭义上讲，民政专业档案就是指专项民政业务档案，是各级民政机关及其所属单位在各专项民政业务活动中形成的专门业务档案的总称。包括勘界、地名、收养登记、婚姻登记、社会组织登记、伤残人员抚恤、社会救助、殡葬单位业务档案等等。它是民政系统产生的、独一无二的档案种类，有着鲜明的特点。这是本文重点讨论的内容 (三)民政专业档案的特征 1　来源的广泛性和单一性。总体上讲，民政工作的多元性决定了民政专业档案涉及的专业面比较广，如勘界、地名管理、收养登记、婚姻登记、社会组织登记、社会救助、伤残抚恤、殡葬管理等等；就每一种专业档案而言，它又是在某一特定的专门领域中形成的 2　内容的专指性和丰富性。每一种民政专业档案反映着特定的某种专业活动，因此从内容看每种专业档案都具有专指性。如勘界档案反映着行政区域界线勘定的情况，收养登记档案反映着儿童收养方面的情况，婚姻登记档案反映着婚姻登记情况等等。将每种具体的专业档案反映的专业情况综合起来考察，就构成民政专业档案内容的丰富性 3　形式的多样性和固定性。多样性体现在：一方面载体和记录方式的多样性，既有纸质档案又有特殊载体的档案，既有以文字、图表、声频、视频为记录手段的档案，又有电子档案；另一方面文件材料名称种类的多样性，民政专业档案涵盖了各个专业特定名称种类的文件材料，且数量众多，规格不同。另外专业档案形式又是固定的，不仅专业档案的载体固定，如纸质档案、特殊载体档案，而且每种专业档案又是根据各自形成领域，有固定的文件名称和结构形式 4　形成过程的直接性。同文书档案相比较，其文件材料一般不像公文那样需经由文书部门办理，而是在业务活动过程中直接形成，每种专业档案即是该项专业活动形成的副产品。如婚姻登记、收养登记、社会组织登记等工作形成的文件材料绝大多数都是格式文件、弹性表格等 5　文件材料的形成与档案管理的动态性。业务工作的连续性和动态性决定了业务文件材料的形成和业务档案的管理是一个动态的过程。如社会组织登记管理工作、城乡低保审批管理工作、伤残抚恤人员审批管理工作、行政区域界线管理工作等具有较强的连续性、动态性特点，决定了其文件材料的形成具有较强的连续性和动态性，相应的档案管理也必然具有动态性特点 6　档案作用的工具性。民政专业档案是民政部门依法进行社会管理和提供公共服务时产生的各类表格和材料，专题性较强，有些档案是民政部门日常工作必备的工具。如勘界档案、社会