由档案移交进馆工作引发思考.docVIP

由档案移交进馆工作引发思考从XX年至XX年，荆门市档案馆先后接受了73家市直机关单位1983年至1995的档案 47879卷（件）、照片档案834张、实物档案218件进馆。这次接收档案进馆工作有着深刻的历史意义与积极作用。一是规模大。它是建国以来荆门地区第二次大规模的接收行政机关档案进馆，也是荆门市成立以来市行政机关档案第一次移交进馆。二是质量高。市档案馆严把档案进馆质量四关：即把好档案门类齐全关、案卷整理质量关、检索工具标准关、移交手续准确关。经过严把四关，进馆档案整理规范，装帧美观，排列整齐，方便利用。三是内容丰富。这次接收进馆的档案，除了文书档案外，还包括照片档案、实物档案及相关资料，极大地丰富了荆门市档案馆馆藏，优化了馆藏结构。但在接收过程中，也发现了一些问题，值得我们好好思考 思考一:进馆档案范围应该更广泛一些。一是档案进馆的单位范围要扩大。根据国家档案局《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的要求，选择部分社会发展和经济建设中产生重大影响或重要凭证的企业、事业单位的档案进馆。如接受荆门市具有两百多年历史的名校龙泉中学，教育改革中新型人材培养基地国家级重点职业中学，历史悠久的荆门第一人民医院，荆门市上市公司中天集团，国家知名企业金龙泉集团等单位的档案进馆。这些单位的档案记录了本地区的社会发展的文明史以及本地区经济发展的历史轨迹，可以使政治文明、物质文明、精神文明在档案馆得以完整保存。二是移交进馆单位的档案要齐全。进馆单位应该将本单位具有历史凭证作用和科研价值的各种门类、各种载体、各种形态的档案完整、齐全的移交进馆。从这两次进馆的档案来看，主要以文书档案为主，有部分单位移交了其它载体的档案，如声像、荣誉、印章等档案，大多数单位并未移交其他门类的档案进馆。究其原因，主要还是这些单位除文书档案以外的档案未能归档，还有些单位只收集了办公室所产生的文件，忽视了其它科室特别是专业科室的各种形态的档案。凡是反映本单位职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案都应移交进馆 思考二：加强对进馆档案质量的指导。这次进馆的大多数单位档案整理的质量较高。但部分单位也还存在一些问题，如分类不科学，案卷标题不准确，目录号、案卷号未填写，未建立全宗卷，未填写备考表，划期不准确等等。有的单位的档案运送到档案馆后由档案馆的同志指导或亲自整理，这样一方面加大了档案馆工作人员的工作量，另一方面档案馆人员对各单位职能不可能全面了解，整理过程中容易出现不应该有的错误。解决这些问题的办法：一是对单位档案员加强实际操作能力的培训。二是要加强指导,特别是对进馆单位的档案员加强业务指导。制定切实可行的档案整理质量标准，利用每年一次的年检机会，严把档案收集整理年检关。三是各单位的档案员要相对稳定，档案部门要做好协调工作，尽可能地保持档案员的相对稳定。由于进馆档案年度跨度大,其间更换档案员也是不可避免的，在更换档案员时，进馆单位要报告档案行政部门，协同做好档案人员更换交接工作，把好交接质量关 思考三：加强对档案进馆单位短期档案的管理与处置。荆门市档案馆按照《档案馆通则》的规定接收了永久、长期保存的档案，短期档案仍保存在原单位。根据实际情况来看，短期档案存在两方面的隐患：一是由于历史原因，有的划期不够准确，有部分应归入永久或长期的档案而归入了短期。面对这种情况，解决的办法有两种，一种办法是档案馆将短期档案全部接收进馆，但这样做会鱼目混珠，增加档案馆库房压力。另一个办法就是将短期档案由立档单位在档案行政部门指导下，重新鉴定，重新整理，然后将永久、长期保存的档案移交进馆。但是这样做，会增加立档单位工作量。所以，档案行政部门要切实做好协调工作和业务指导工作，确保有保存价值的档案都能进入档案馆。二是短期档案的处置问题。档案馆接收档案一般都是在立档单位保存了十年以上的档案，短期档案大多已过了保存期，立档单位又没有定期进行鉴定与销毁。这部分档案保存在立档单位，时间一长，特别是遇到单位撤、并时档案就很可能流向社会，甚至会被送进废品处理站，届时后果不堪设想。对此，档案行政部门要加强短期档案的处置管理，对到期的短期档案，要有可操作性的鉴定与销毁的具体办法，让短期档案有“家”可归，确保国家档案的安全 （作者单位：湖北省荆门市档案局 448000）