科研档案质量下降引起思考.docVIP

科研档案质量下降引起思考一、科研档案质量下降的具体表现 科研档案的质量包括两个方面，一是内容质量，二是案卷质量。内容质量是指科研档案所反映的科研成果的技术水平，以及数据的准确性。案卷质量是指科研档案案卷中科研文件材料的完整性、系统性和规范化程度。近年来相当一部分单位的科研档案质量出现不同程度的下降趋势，其具体表现在以下几个方面: 1.归档的科研档案材料完整性、成套性差。部分科研项目只向档案部门移交成果阶段材料，而大量研制阶段的材料，仍留在课题组各成员手中 2.归档的科研档案材料缺少核心部分技术内容，如技术配方、工艺参数、设计诀窍等关键技术材料。这些重要的材料被留在了科技人员手中，未向档案部门移交 3.归档的科研文件材料中复印件增多 二、科研档案质量下降的原因 1.随着科研体制改革的深入，科研经费的来源渠道拓宽了。科研经费的来源除国家财政拨款外，有单位自筹，国外资助，科技贷款等等，这种科技投入的方式必定给科技档案的收集增添了难度，从而造成科研档案质量下降 2.科研档案的归档范围扩大了。相当一部分科研课题不只限于课题研究的准备阶段、试验设计阶段和成果验收阶段形成的各种原始材料，还包括大量在成果转化、推广过程中产生的原始材料。这部分材料记录和反映了后续开发和生产应用中的实用性技术，往往更具有相当的实用价值，科研人员大多不愿意归档，即使归档也不会将其中包含着技术诀窍的核心材料移交给档案部门 3.市场经济条件下，竞争愈加激烈，技术人员有一种担心，担心材料移交到档案部门不如留在自己手中，可以确保技术不失密，从而保护好自己的切身利益，也有个别人是想将职务成果据为己有 4.缺少中间过程的原始材料，主要是因为一些课题周期较长、成员多，形成的原始材料数量多，种类杂且又分散在课题组各成员手中，而且相当一部分课题要涉及到多家单位合作，要形成高质量的档案就更有难度 5.归档的科研档案中复印件增多，主要是因为课题在鉴定、报奖时必须向上级部门提交原件，而原件的份数有限，为了确保项目通过鉴定和获得奖励，就只好向档案部门移交复印件 三、科研档案质量下降的后果 l.科研档案的价值下降。科研档案的价值下降首先表现在它的情报价值下降。科研档案的情报价值依赖于它的原始性和可靠性，如果归档的科研档案没有很高的质量，如没有详细的科研背景交代、工作记录和实验分析等原始记录，科研档案日后被查阅时，其情报价值将大打折扣。科研档案的价值下降另一方面表现在它的凭证价值下降。科研档案是科研活动的真实记录，它可以日后成为查考、研究和处理各种问题的凭证，但是如果归档文字性材料中复印件增多，必然使文件上原有的真实、准确的历史标记失去它应有的价值，如当事人的亲笔签名、负责人批示、机构的印章等。而且复印件在许多情况下又不具有凭证作用，保存时间又短，复印件必然使得科技档案失去它原有的凭证价值这种优势 2.知识产权的流失。科研档案与知识产权关系密切，科研档案是维护知识产权的有力凭证。科研档案常常成为技术纠纷中的一个焦点。科研档案中有大量的技术核心材料及在科技开发、服务、技术转让过程中为明确双方的权利和义务而签订的合同、章程、协议等。这些材料是保护知识产权的有力凭证，具有相当的法律效力，一旦出现产权纠纷，便可以依靠详实的科研档案来维护自身的权利。所以完整、系统、准确的科研档案是保护知识产权的前提。如果这些材料没有归档，一旦这些技术随着技术人员的调离被带走，必将给原单位甚至国家带来巨大的损失。即使打官司，由于原单位不能提供详实的档案记录，也毫无胜诉的可能。□ (作者单位:南京理工大学信息档案中心 210014)