检阅修订记录与注解.ppt

第 20 章 追蹤修訂與註解 本章提要 啟動追蹤修訂功能 使用註解 檢閱修訂記錄與註解 同意／拒絕修訂以及刪除註解 列印修訂記錄與註解 以電子郵件傳送文件 啟動追蹤修訂功能 如果文件需要多個人傳閱修改, 那使用 Word 提供的追蹤修訂功能, 是最省時省力而有效率的方法。追蹤修訂功能可以記下每個人對文件所做的修改, 並讓您清楚看見文件修改之處, 而您可以接受或是拒絕他人所做的修訂。從此, 您可以揮別以往文件經過多個人塗塗改改之後, 面目全非不知從何整理起的惡夢了。 啟動追蹤修訂功能 啟動追蹤修訂 如果修改一份文件時, 要文件能夠記下您所做的修訂, 一定要啟動追蹤修訂功能才行！請開啟範例檔案 Ch20-01, 這是一份廣告文案, 正要給經理做最後的修訂, 請您就當那位經理來修改文件吧！ 1. 請先切換至整頁模式, 然後執行『工具/追蹤修訂』命令, 啟動追蹤修訂功能： 啟動追蹤修訂 啟動追蹤修訂 2. 接著開始修改文件。請將插入點移到 定價： 之後： 啟動追蹤修訂 3. 請輸入 490 您會發現輸入的文字色彩與段落原來的色彩不同： 啟動追蹤修訂 4. 再將 局彩印刷 的 局 刪除, 改成 全： 關閉追蹤修訂 再執行一次『工具/追蹤修訂』命令, 可以將追蹤修訂功能關閉, 而關閉追蹤修訂之後對文件所做的修改, 就不會記錄下來。 如果你是文件的檢閱人, 並不是文件的原始作者, 最好在啟動追蹤修訂的狀態下修改文件, 才不會竄改了文件, 造成別人的不便。所幸 Word 提供了一項「保護文件」的功能, 可以預防上述的意外發生, 這部分我們將於 21-2 節做介紹。 其他啟動／關閉追蹤修訂的方法 使用註解 如果您並不想修改文件, 而只是想要對文件提出些意見, 那麼使用 Word 的註解功能就可以讓您在文件中放入一些意見文字, 而不會影響到文件原來的版面, 所以與 13 章介紹的註腳是不同的, 可別搞混了。 使用註解 插入註解 請開啟範例檔案 Ch20-02, 現在就請您扮演老闆來審閱廣告文案的內容, 並提出一些意見： 1. 選定文件中第 2 頁的 提供精心設計的網頁製作素材字串： 插入註解 2. 執行『插入/註解』命令, 立即出現註解方塊, 請在註解方塊中輸入 往後請仿照此書, 須提供網頁製作素材 ： 回應別人的意見 如果您想對別人所做的註解, 提出您的意見回應, 其方法如下： 1. 延續前面的範例, 請按一下文件中如下圖的註解, 老闆要對這個意見提出回應。 回應別人的意見 2. 執行『插入/註解』命令, 或按下檢閱工具列的插入註解鈕 , 也可以插入註解。這時在註解下方會出現另一個註解方塊, 請輸入 這倒是不會, 反而可以讓讀者了解魔法書系列書籍的特色： 修改註解 如果要修改註解內容, 只需將插入點移到註解方塊內, 就可以修改註解內容。若文件中看不到註解, 請執行『檢視/標記』命令, 就可將其顯示出來。 檢閱修訂記錄與註解 想要瀏覽文件中使用追蹤修訂功能所做的修訂記錄, 以及加入文件中的註解, 可以執行檢視功能表中的『標記』命令, 以及運用檢閱工具列, 就可既輕鬆又有效率地檢閱文件。 顯示修訂記錄和註解 若不確定文件中是否包含追蹤修訂的修訂記錄和註解, 只要執行『檢視/標記』命令, 就可將修訂記錄和註解通通顯示出來。請開啟範例檔案 Ch20-03 來做個練習： 顯示修訂記錄和註解 顯示修訂記錄和註解 查看修訂記錄和註解的檢閱者資料 將指標移到修訂記錄和註解方塊中的內容上, 或是指在文件中的插入內容上, 都會出現說明方框顯示檢閱者的名字、日期時間資料, 以及註明修訂的形式為插入、刪除、或是格式化, 而若是註解就會註明已註解。 查看修訂記錄和註解的檢閱者資料 查看修訂記錄和註解的檢閱者資料 更改檢閱者名字 請執行『工具/選項』命令, 並切換至使用者資訊頁次, 檢閱者的名字就是來自這裡的設定。如果更改這裡的資料, 將會影響所有 Office 軟體的使用者資訊設定。 依序檢閱修訂記錄和註解 運用檢閱工具列的上一個鈕與下一個鈕, 可以幫您將修訂記錄和註解, 依照前後順序一個個找出來。我們繼續用範例檔案 Ch20-03 來試試檢閱的操作方式： 依序檢閱修訂記錄和註解 依序檢閱修訂記錄和註解 依序檢閱修訂記錄和註解 檢閱窗格 按下檢閱工具列的檢閱窗格鈕, 會在文件下方開啟檢閱窗格, 即可在裡頭看見條列式的修訂記錄與註解內容。如果文件中有插入與刪除圖片與文字方塊的修訂記錄, 在文件內與一旁的註解方塊中是無法顯示這些修訂內容, 必須開啟檢閱窗格才能看見這些修訂記錄： 檢閱窗格 篩選顯示修訂記錄和註解 如果文件中的修訂記錄和註解很多, 讓工作區的內容紛亂不易檢閱, 此時您可以篩選檢閱的內容, 讓您更便於檢閱。 請拉下檢閱工具列的顯示功能表, 您可以選擇顯示或