3-1办公用品和设备管理探究.ppt

（3）发送方式 发送文件前不通话，操作步骤如下： ①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号(长鸣声) ④按启动键（START），这时发送指示灯或液晶显示“TRANSMIT”，表明机器开始送文件； ⑤挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告； ⑥根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。 4.2办公设备的使用和管理 发送文件前需要通话，操作步骤如下： ①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③选择扫描线密度和对比度； ④摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答； ⑤双方通话； ⑥通话结束后，由收方先按启动键； ⑦当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件； ⑧挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。 4.2办公设备的使用和管理 发送操作时的注意事项 ①若按下“停止”（STOP）键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出； ②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿； ③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作； ④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。 4.2办公设备的使用和管理 （4）接收方式 自动接收 具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。自动接收时，无需操作人员在场。过程如下： ①电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示“RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始； ②接收结束，液晶显示“RECEIVE”消失或接收指示灯熄灭； ③机器自动回到“准备好”（READY）状态。 4.2办公设备的使用和管理 人工接收，操作步骤如下： ①使机器处于“准备好”（READY）状态； ②当电话振铃后，拿起话机与对方通话； ③通话结束，按发方要求，按启动键（START），开始接收； ④挂上话机； ⑤若接收处现差错或质量不好时，可与对方联络，要求重发，直至满意为止。 4.2办公设备的使用和管理 （5）解决“卡纸”问题 ①定期保养。定期进行全面的清洁保养，可以减少“卡纸”率。 ②选好纸张。对于普通纸传真来说，纸张的好坏对传真机的“卡纸”率及其使用寿命都会产生至关重要的影响。 ③不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损的传真纸。 ④不选用边缘有毛茬传真纸。 ⑤不选用纸毛太多传真纸。在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑，说明纸毛太多，质量低劣，会影响机器内部清洁，加速机件磨损等。 ⑥一旦发生“卡纸”，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。 4.2办公设备的使用和管理 3.秘书如何收发传真 （1）发出传真 发出传真除了要熟悉其发送方法外，还要注意： 1）拟写文稿 2）登记：传真管理，要建立收发登记制度。 3）归档：如果是重要的文件，应加以编号并妥善保存，年底立卷归档。 4.2办公设备的使用和管理 （2）接收传真 1）登记 接收传真有人工和自动两种方法。传真接收管理和发送一样，也要建立登记制度。 2）处理 秘书收到传真后，属于自己职责范围之内的应尽快处理；如果是他人传真，应尽快通知收件人，并请领取人领取时签字，尤其是有急度和密级要求的传真，更要认真对待，确保传真能得到快速高效的处理。 4.2办公设备的使用和管理 4.传真机常见故障及处理 故障1：显示“CHECK PAPER SIZE”，出现“卡纸” 分析处理： 故障2：复印或接收文件中有一条或数条竖白线 分析处理： 故障3：不能自动进稿 分析处理： 4.2办公设备的使用和管理 故障4：记录纸输送走斜 分析处理： 故障5：传真机接通电源后，报警声响个不停 分析处理： 故障6