商务工作管理制度..docVIP

XXX公司 商务工作管理制度 (2011.12暂行) 2011年12月 文档修订记录 *状态：A-创建，M-修改，D-废除 版本号 状态* 变更人 变更内容 批准人 批准时间 V1.0 A 商务工作管理制度 序言 XXX公司自X年X月X日成立以来，一直贯彻“***”的企业宗旨，本着“***”的企业目标，以“***”承担并完成各种类型和规模的信息系统工程。 公司一直以来都非常重视制度的建设工作，围绕着行政管理、人事管理、办公室安全、保密工作、公司财产、项目管理、财务管理、商务及合同管理等方面制定了一系列制度，为公司的发展起到了重要的支撑。 随着公司的业务不断拓展，商务工作便成了公司项目工作的重中之重，为了进一步规范商务管理工作，在公司原有相关制度的基础上，重新整理、制定这套《XXX公司商务工作管理制度》，希望公司员工严格执行各项制度，为公司发展提供强有力的保障。 第一章 总则 商务工作以项目为根本，所有工作均要立项后方可开展进行，每个新项目开始前必须由项目负责部门提供项目基本信息，到商务部填写立项表。 所有部门如需商务部配合工作时，必须严格按照商务工作流程（附件一）执行。 本制度由公司商务部负责解释。 本制度自印发之日起施行。 第二章 采购 拟采购部门必须填写材料需求明细表，经由项目负责人或部门负责人签字，方可提交商务处进行询价、采购工作。 材料需求明细表中必须写清对材料的要求，如品牌、型号、数量、规格、相关参数等。不得提供模糊的要求，否则商务有权不予接收。 商务人员按照材料按要求进行询价。必须问清品牌、型号、价格（是否含税）、供货期、账期、质保等情况。 询价时每种材料提供价格的供应商不得少于3家，并列出供应商名称、联系人、联系方式等信息，同时认真填写询价记录单。 询价记录单必须由总经理或相关部门负责人选定供应商并签字确认。商务人员不得自行选定。 采购前商务人员必须按照合同管理流程的规定，起草合同或接收由供应商起草的合同。 采购前商务人员负责填写采购申请单，必须经由相关负责人签字后，方可进行采购。 同一个供应商所供产品金额超过人民币2000元时，必须签订合同。参考第四章，合同管理制度。 采购时如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，可拒绝接收或将货物退回供应。对货物品种、质量、数量与合同不符的，及告知供应商，并就退货、经济补偿、赔偿事宜进行谈判。对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报处置，寻找替代品或变更计划。必须对公司绝对忠诚。不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公司有关规定处理。必须了解本部门的，具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品组织，控制商品结构，经常引进新商品避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。 第一章 概述 为加强公司商务管理工作，更好的配合各部门商务需求，根据公司实际流程和业务发展，现制定《XXX公司商务工作管理流程（暂行）》，分解工作任务，明确工作职责。 一、组织结构和人员职责 1、组织结构 2、人员职责 商务专员：负责整体商务工作的安排协调。侧重执行项目采购、供应商谈判、投标等具体相关工作。 商务助理：配合商务专员工作。侧重执行项目档案管理、零散采购等具体相关工作。 二、商务工作 1、商务工作以项目为根本，所有工作均要立项后方可开展进行，每个项目开始前需由商务人员填写立项表（附件1）。 2、商务工作大体分六个部分，暨采购管理、销售管理、合同管理、档案管理、投标管理和供应商管理。具体工作分解情况如下所示： 第二章 采购管理流程 一、询价、预算 1、由项目负责人、项目经理或项目工程师提供所需材料明细，填写材料需求明细表（纸质文件和电子版，见附件2），并由项目经理及部门经理签字后提交商务部门，材料需求明细表中要写清对材料的要求，如品牌、型号、数量、规格、相关参数等，项目人员须提供明确的材料要求，如果材料为硬件设备，须提供品牌型号。确认无误后转交给商务询价及制作预算书。 2、商务人员接到材料需求明细表后，对所需材料按要求进行询价。要求问清品牌、型号、价格（是否含税）、供货期、账期、质保等情况，每种材料提供价格的供应商不得少于3家，并列出供应商名称、联系人、联系方式等信息，同时认真填写询价记录单（纸质文件和电子版，见附件3）。询价完毕后将