2016航运业务函电教案：第二章业务英语函电的组成部分 .docVIP

航运业务函电教案 第二章业务英语函电的组成部分 业务英语函电的组成部分可以分为基本部分和附加部分。业务英语函电必须具备以下要素，其中七大要素是不可缺少的组成部分。 1.Letter head信头 2.Reference and Date案号和日期 3.Inside Name and Address封内名称及地址 4. Salutation称呼 5. Body of letter/Message正文 6. Complimentary close结尾敬语 7. Signature签名? 第一节基本部分 英文信函的基本部分中主要包括以下几部分，下面我们将就各个基本部分进行学习。 1、信头(Letter Head) 信头是信笺上顶端事先印好了点有关发信人的基本情况，其中包括公司名称、地址、电话、传真号、电传号、电子邮件地址、公司标识、经营范围等等。信头设计宜简洁、端庄、美观，用纸质优，以展示公司的实力和良好的信誉。 2、案号和日期(Reference and Date) 由于公司来往信函较多，为方便双方事后查找，一般每封信函须编函电号，其前就可以印上“Our ref:”, “Your ref:”，一般放在日期上面。在案号书写中，前两个字母都是发函人的名字的缩写。如在“Your ref: SB/SM”中，SB表示S Bowen，而在Our ref: MH/JW中，MH则表示Mary Hardy。（首次向对方发送函件时，对方案号不用填写。） 除此之外，还有日期的问题：日期，中文写信时，日期放在信末，而英文信的日期位置则位于信头和封内地址之间。日期的写法有三种： A. 英式：日、月、年，如24 (th) June, 2004 B. 美式：月、日、年，如 June 24, 2004 C. 英美通用：无逗号间隔，如24 June 2004 注意：在书写日期时，日子和年份用数字，而月份则不能用数字： 为什麽日子和年份用数字，而月份则不能用数字呢？答案很简单，即使用数字表示日期往往发生误解，一定避免。如按照英式5/4/66 是指1966年4月5日，但改为美式则为1966年5月4日。如果没人告诉你是英式还是美式，你知道这是几月几日吗？无法猜测。 除此之外，应避免用Instant(本月)。 在美式写法中，1st,2nd,3rd,中的st, nd, rd, th, 是不使用的，而在英国使用。如：英：2(nd) March,1987/美：March 2 1987 3、封内名称及地址(Inside Name and Address) 封内名称及地址(Inside Name and address)，即收函人(Receiver)的姓名和地址。在书写收函人名称时，如果收函人为个人或以人名为公司名称时，应在名称之前，冠以适当的敬称或头衔，例如：Mr., Mrs., Miss., Messer等等。Messer主要用于称呼单位，严格来说是用来称呼合伙企业或公司。例如： Mr. Michael H. Dickinson (收函人为个人) Messrs. John Smith Co., LTD (以人名为公司名称) China Ocean Shipping Co.(Group) (非以人名为公司名称) 收函人地址写在公司名称下一行，通常会写上门牌号及街名；城镇及邮区代码(Post Code/Zip Code)；国名。地址书写顺序由小到大。 4、称呼(Salutation) 称呼是发函人对收函人的敬称，根据双方的关系以及书写习惯，考虑适当用语，称呼与结尾敬语相配。 英式称呼：Dear Sirs/Madame, 美式称呼：Gentlemen/Ladies 兹将尊称与称呼的配合用法列表如下： 收信人 尊称 称呼 男性 单数 Mr. (Mister) Dr. (Doctor) Dear Sir Dear Mr. … 复数 Messrs. (Messieurs) Dear Sirs Gentlemen 女性 未婚 单数 Miss Dear Miss… Dear Madam 未婚 复数 Misses Dear Ladies Dear Madams/Mesdames 已婚 单数 Mrs. (Mistress) Dear Mrs. … Dear Madame 已婚 复数 Mmes. (Mesdames) Dear Ladies Dear Mesdames 不分已婚否 Ms. Dear Ms. Dear Madam 注意：称呼的第一个字母和头衔要大写。如果收函人为个人时，可以用:Dear Sirs,/Gentlemen。在知道收信人名字时，我们可以用：Dear Mr. Tom Miller,/Dear Mr. Miller等。称呼后的标点：Dear后一般用