423 文件控制程序.docVIP

1. 目的： 对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。 2. 适用范围： 适用于与质量体系有关的文件和资料的控制。 3. 职责： 《质量手册》由认证小组组织编写，管理者代表审核，经总经理批准发布执行；《质量程序文件》由管理者代表负责组织编写并审核，经总经理批准发布执行；其它质量体系文件由相关质量活动的主管部门组织编写和审核，由管理者代表批准发执行； 质量体系文件的发放、更改、回收和销毁统一由工程部负责。 各部门负责本部门外来文件的收发、保管； 做好质量体系文件的发放、借阅和保管工作。 4. 定义： 文件和资料：是指本公司指导生产和管理活动的依据和证明材料。包括质量手册、程序文件、作业指导书、技术标准、检验规范、工艺文件以及顾客提供的文件等。 工作程序： 5.1 本公司文件和资料按照质量体系的结构要求分类如下： ：《质量手册》 B类：《质量程序文件》质量文件生产工艺文件，生产设备、检验设备操作规程，原材料、半成品及成品的检验标准，有关材料采购、生产安装、销售及服务的工作指引等 QJ类：有关质量记录及表格。:管理制5.2 编写的目的： 为贯彻本公司质量方针，建立和完善质量管理体系，促成质量目标的实现，针对公司各部门工作需要，制订各类质量、技术文件用于指导生产，以控制产品的质量。 文件编写 5.3.1 A类《质量手册》由认证小组组织编写； 5.3.2B类、C类质量体系文件由相关质量活动的主管部门组织编写； 5.3.3文件编写部门订出该文件编写方案，包括题目、格式、文件提要等； 文件编写以“正确、全面、清晰、简单”为原则，以保证文件的正确性和可操作性。 文件审核 5.4.1 A类、B类由管理者代表审核； C类的质量体系文件由编写主管部门负责人组织审核； 文件审核工作以该文件的上层文件或有关国家标准、法令为依据，审核人员由负责审核的领导人决定。 5.5文件批准 5.5.1 A类、B类由批准； C类文件由管理者代表批准； 5.6文件的编号： 5.6.1 《质量手册》编号2003 BF：公司代号 QM：质量手册 01：序号 2003：编制年份 5.6.2 《质量程序文件》编号：其它质量体系文件编号： 5.6.4 管理制度编号: Q/BFG-01-2003 Q：质量文件 BF：公司代号 G：管理制度 01：流水号 2003：编制年份 5.7 文件的版本号管理 《质量手册》有多处修改，应进行换版，并更改版本号； 《质量程序文件》、C类质量体系文件参照《质量手册》的换版办法进行换版； 版本号用英文字母大写表示（如A、B、C），据更换次序类推。 5.8 文件发放 由工程部负责发放到各部门负责人，并在《文件发放表》上登记，由领用人签名；B、C类质量体系文件由编写部门移交,由部发放到相关责任部门，在《文件发放表》上登记,由领用人签名； 受控文件受控本在发放前，由工程部在该文件首页上盖上“受控文件” 字样的图章，以便于控制。 5.9 文件使用 质量体系文件由领用人安排使用； 领用人根据工作需要将质量体系文件发放给使用者，且保证文件为有效版本； 质量体系文件使用者要妥善保管好文件，受控文件未经发放部门许可不得擅自复印、外借。有遗失及损坏情况应及时报发放部门办理补发手续。 5.10文件更改 5.10.1文件的小部分更改（如几个错别字更改、一至两句文字更改），由原文件编制部门或人员直接在文件上用红色笔更改，并在更改处盖上“更改”字样图章，注明日期，更改者签名； 5.10.2 文件的大部分更改（如整篇更改、一段文字的更改），由提出部门或人员填写《文件更改申请表》，交原文件编制部门或人员； 文件编制部门认为有更改必要时，根据有关标准及实际情况，对文件进行更改，并填写《文件更改通知单》； 《文件更改通知单》送原文件审批人批准，编制部门收回原已发放的文件，重新更改后发放； 5.11 文件作废： 5.11.1 对无使用及保存价值的文件，由文件主管部门审批后及时收回销毁，并填写《文件回收销毁记录》； 对有参考价值的作废文件，应在该文件上盖上“作废”字样的图章，并用专柜保存，以防误用； 对使用部门要求保存有参考价值的作废文件，应在该文件封面上盖上“参考”字样的图章，由使用部门保管； 文件回收 对已使用完毕且有保存价值的文件，由发放部门及时收回存档，并填写《文件回收销毁记录》。 文件存档：部建立《文件一览表》，统一登记全公司的受控文件的发放、使用情况； 负责对外来文件编上文件号、发放号，并负责外来文件的收发、保管。 5.14 文件借阅 5.14.1 借阅“受控文件”须经发放部门或有关领导批准，并在《文件借阅表》上做好记录，由借阅人签名。 6.