环南京区域事业部办公区开办工作指引V1.0讲述.docxVIP

环南京区域事业部 办公区开办工作指引(试行)编号：HNJ -HR-XZ-KB- 01修改记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人第一章 总则 目的为明确、细化环南京区域事业部办公区开办流程，加强规范性管理，落实总部关于《公司办公区开办管理规定》（HXZB-G-XZ-C17-04）的相关内容，根据环南京区域业务特点和实际情况制订本指引。 范围本指引适用于环南京区域事业部范围内所有办公区开办事项。 目标细化办公区开办工作主要内容；规范开办流程，满足总部管理规定及业务需求；梳理重点流程工作程序，指导区域开办业务顺利进行；明确各参与部门及人员职责，便于开办工作有序推进。第四条 关键术语解释(一) 办公区开办:公司因业务拓展需要而设立新办公区的工作过程；(二) 办公区开办预算:自筹办之目起至验收合格、正式入驻运转之日止所发生的办公场所租赁、装修、弱电和行政配置等费用。为上述费用事先拟定的预算， 即开办费预算 。开办费预算主要包括：1.办公区及后勤场地（含员工食堂、宿舍）的设计、装修；2.办公医弱电费用；3.办公区空调消防费用；4.办公区押金、首付及开办期间租金、物业费；5.行政设施配套费用5.1办公家具购置费用；5.2办公设备、餐厅和食堂设施 购置费用；5.3开办期间目常费用，如开责保洁、空气治理等。第二章 开办工作组织职责及管理机构 第四条 责权部门领导组：由事业部总经理、区域总经理组成，负责开办立项及预算的审批工作；执行组：由开办单位所在事业部、区域行政或综管负责，牵头负责完成开办项目立项、预算编制和上报工作，开办的执行、验收入驻工作。专业技术组：事业部人力资源部负责事业部层面办公区开办具体工作，并对所属区域的开办工作进行指导及监督。区域综管部（以区域实际承担此工作部门为准）负责本区域办公区开办业务，根据总部相关制度及本指引要求开展工作，并接受事业部人力资源部指导及监督；同时负责与所在办公区域物业管理部门的相关协调工作。事业部及区域城市运营中心负责对开办工作的协助，并确保设计方案、施工前期准备、施工过程、验收及其他相关工作的顺利进行；事业部财务中心及区域财务中心负责开办费用预算及付款相关事宜的沟通、协调；事业部风控合规部负责对开办过程的合规性检查，并协同事业部人力资源部对所属区域开办业务进行业务督导；事业部法务部负责与开办业务相关所有合同及文本范本的提供、审核并提供相关法律建议；招采部门负责办公区开办过程中相应供应商招标的组织及定标，并配合完成工程施工过程中所产生变更量的核算与工程结算工作。第三章 开办管理事项与流程第五条 开办条件和分类开办时，应本着资源统筹、节约成本、综合考虑规模、运作用期、人员编制 (未来2年)、开办成本等因素，根据不同标准制作开办费用预算。(一)开办条件1、临时办公区1.1 在入驻正式办公区前，租用的短期过渡性办公场地。1. 2 单位总人数不超过 20 人的部门，需先开办临时办公区1. 3 开办时，应选择交通便利，便于开展工作的办公场所，租用商用或商住两用楼字，直接入驻;开办时不做装修预算，场地使用周期原则上不超过半年。2、正式办公区使用周期在 2 年以上且人数超过 20 人的部门，根据 2 年内的需求， 租用办公区，并依据标准制作装修等开办费用预算。（二）办公区开办标准 事业部属于二类标准、区域属三类标准，具体标准分类见附件。（三）办公区开办面积为充分利用办公资源，综合考虑员工流动办公的因素，开办面积接不高于人均建筑面积8平米执行(含公共区域)，即开办面积=人均面积*未来2年人员编制数量。第六条 开办流程(一)办公区开办立项及预算审批1.开办选址1.1区域综管部需提供周边地理位置及情况摸底，并汇报至事业部人力资源部。1.2拟选址地点原则上不少于三个，填写《开办选址推荐表》。1.3事业部人力资源部在区域上报拟选址地点后的三个工作日内给予回复，并安排专人进行现场考察。2．OA 线上开办立项流程审批2.1事业部开办：由事业部填写《开办立项请示文件》，发起OA线上立项审批流程，上报公司总部审批。2.2分公司开办：由区域填写《开办立项请示文件》，发起OA线上立项审批流程，上报公司总部审批。提交立项申请前，经事业部人力资源部审批同意后方可线上审批。立项申请提报时间应至少在进场施工前30个日历天。3、流程需包捂内容:开办目的及用途、未来两年组织架构及人员编制 (含职级 )、开办模式、开办地理位置、开办面积及其布局、开办预算明细表、幸福餐厅及中转宿舍需求及预算明细表、特殊情况说明。3、办公场地租赁3.1租赁谈判：谈判主体为区域综合部，同时区域决对最终谈判结果负责。谈判内容包括租赁面积、租赁费用（支付要求）、物业费标准、水电气结算标准、食堂配套情况及相关费用缴纳要求等。3.2合同文本：区域综管部负责提供租赁文