经晨集团行政管理制度最终版1234..docVIP

行政管理制度 印章管理 印章分类及保管 （1）、印章包括行政公章、业务公章（财务专用章、合同专用章、工程专用章）、法人代表章。 （2）、印章须由专人专柜保管，公章、财务专用章、法人代表章不得由同一人保管。 印章 分类 单位 印章名称 保管人 行政 公章 集团公司 公章 行政部经理 物业公司 公章 物业公司行政部经理 业务 专用章 集团公司 财务专用章 财务部主管 工程专用章 行政部经理 合同专用章 物业公司 财务专用章 物业公司财务室经理 法人代表章 集团公司 法人代表章 财务部经理 物业公司 法人代表章 （3）、公章、业务专用章、法人代表章只允许刻制一套。 2、印章使用 （1）、各部门使用公章，须报至公司监管行政副总批准；如高管直接使用印章，须报至总裁批准。 （2）、分管行政副总为印章使用审批的第一责任人，使用印章须做好登记（使用人、时间、事宜、次数）。 （3）、因工作需要，如各部门带印章外出使用，需报至分管行政副总审批，并由印章保管人携带，至少两人同时在场时使用。 （4）、严禁在空白公文纸上加盖印章，严禁为公司外部人员出具加盖印章的证明及介绍信。 （5）、印章销毁要严格按照工商、公安部门规定办理，若无明确规定，则在适当地点烧毁或切角作废。 （6）、对于违反上述制度的行为，将视情况轻重对责任人给予通报批评、降级或降职直至解除劳动关系。给公司造成严重损失的，将追究其法律责任。 第二章 档案管理 1、基本规定 集团公司各档案资料须统一放置行政部档案室内并由专人负责保管，其他人员不得随意进入档案室。 2、档案的收集与存放 （1）、档案的收存范围包括：公司设立、变更以及终止、清算文件；各类合同、协议、公函等对外法律文件；公司经营管理过程行政的具有利用、查考、凭证价值的年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等文件资料。 （2）、归档必须是原件；确无原件的，由经办人与原件校对、盖章，并注明日期及原件存放处。 （3）、人事、会计档案参照国家相关规定执行。 （4）、常用的资料在行政部处存放一份复印件，以备借用复印，使用时需加盖公司行政章。 3、档案的借阅与利用 档案分为普通档案和涉密档案两类，涉密档案范围指本制度《保密管理规定》中列明的涉密文件，除涉密档案外的其他档案为普通档案。对于普通档案的查阅、复印只需办理人登记即可；普通档案的借出，须分管行政副总审批。涉密档案的查阅，复印须分管行政副总审批，涉密档案的借出须总经理审批。（档案借出应在5个工作日内归还） 4、档案销毁 档案的销毁需提交鉴定报告并编制销毁清册，报分管行政副总、总经理批准。档案销毁需采用焚烧、粉碎或浆化的方式由两人以上共同执行。销毁电子档案，应将存储载体格式化或粉碎处理。 5、档案信息化管理 （1）、档案信息化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库 第三章 电话管理规定 电话是集团公司对内、对外的重要联络方式，为保证电话联络的畅通，各项工作正常开展，对公司企业文化起到良好的宣传作用，特制定本制度。 1、适用范围 适用于本公司所有固定电话，所有公司员工移动电话管理。 2、固定电话管理规定 （1）、办公电话主要用于工作联系，提倡使用文明，简洁、规范的语言，以减少通话时间，办公电话不得为私人事项所使用。 （2）、公司内线电话用于各部门之间的工作联系，任何人不得用内线电话聊天，谈笑，不得用公司电话拨打国际长途和声讯电话，若有违反，一经核实将予以50元及以上的经济处罚，累计超过三次者全集团通报并予以200元及以上的经济处罚。 （4）、任何员工如非特殊情况不得使用总机拨打电话。 3、移动电话管理规定 （1）、公司所有员工手机应使用移动号码，同时必须加入集团网，并开通集团彩铃，新进员工若非移动号码需于一周内提供一个移动号码加入集团网，并以此号码作为工作联系号码。若在一周内未提供者，试用期顺延一个月。 （2）、任何员工不得私自退出集团网或取消集团彩铃，若有违反，一经发现将予以200元及以上的经济处罚。 （3）、集团部门负责人及重要岗位（如水电工师、保安主管）需保证手机24小时开机，以便处理突发事宜。如一月内发现三次关机、电话长时间无故无人接听、占线或未及时回拨电话等情况，将集团内部通报并予以当事人日工资的经济处罚。 （4）、公司其他员工，需保证每天7：00--22：00手机开机状态。如一月内发现三次关机、电话长时间无故无人接听、占线或未及时回拨电话等情况，将集团内部通报并予以当事人日工资的经济处罚。 （5）、上班时间不得长时间用手机拨接私人