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关于图书馆业务档案规范化管理思考【摘要】图书信息资料内容繁复，更新迅速，瞬息万变。目前图书馆业务档案建设工作在领导意识、人员素质、管理体制、流转过程中存在一定的疏漏和缺陷，既影响了业务档案资料的收集、整理、保管、研究和利用，又制约了图书馆工作效益的提高。图书馆业务资料规范化建档对于促进图书馆业务规范化管理和工作效益的提高具有多方面的作用和意义。进行图书馆业务档案的规范化管理需要从领导意识转变、内部评价、外部借鉴、框架构建、机制完善、全员参与等多方面入手。 【关键词】图书馆；业务档案；规范化管理 随着社会发展的深入，文化的普及，理念的开放，国家和地方的图书出版、发行量迅猛剧增，而且内容繁复，更新迅速，瞬息万变，于是21之世纪被誉为“知识经济”的时代。这一发展形势在给以专门从事信息资料收集、整理、服务为己任的图书馆行业带来无穷发展空间的同时，也对图书馆业务规范化管理提出了新的挑战。其中重要的方面便是图书馆业务的规范化建档。本文从图书馆业务档案的概念、现状出发，以思维、文献研究、经验总结等方法对图书馆业务档案规范化管理工作进行粗浅的研究和思考。 一、图书馆业务档案管理的概念范围和现状 （一）图书馆业务档案概念 图书馆业务档案是指图书馆在开展各项业务活动中形成的，并作为原始记录保存起来以被查考的各种形式的文件材料集合。作为图书馆业务档案，它既具备一般档案“反映同一个具体单位不同时期的活动，形成具有一定的条件，形式多种多样，具有原始记录性和知识信息的传递性”等普遍属性，在分类上，它又属于专门档案的范畴，在内容和管理上自成体系和特征。 （二）图书馆业务档案范围 图书馆业务档案的建立既要遵循一般档案工作的基本原理和要求，又要按照自身专业的特点进行，是一项专业性很强的工作，需要具备一定专业素质的人员来完成。图书馆在开展业务过程中形成的资料繁多，内容广泛，既有直接行政主管部门下发的行政指导性、指令性文件材料，也有业务对口的上级单位、横向单位过来的业务性文件材料，还有图书馆自身事业发展情况材料及业务工作统计材料等等。具体工作则包括档案的收集、整理、鉴定、检索、统计、保护、修复、复制、利用和研究等等。 （三）图书馆业务档案管理现状 由于图书馆业务档案管理属于完善性工作或善后性工作，一些图书馆领导或一些人员缺乏科学规范化的管理理念，过于强调眼前效益，对于图书馆业务档案的意义认识不够，从而影响了业务档案管理的规范化、标准化建设，使档案资料的连续性、真实性、完整性受到影响，最终影响了图书馆整体业务管理的规范化和标准化，降低了档案资料的考察、评估等应有的史料价值。主要表现为：1.从事业务档案管理的人员专业素质不够，缺少再学习的动机，客观上不胜任档案管理工作；2.业务档案管理架构不科学，体制不规范，过程无秩序，导致档案资料流程无序、建档不合理，人员工作效能低下，难以与外界业务单位接轨；3.在档案资料的收集、整理、保护等环节上存在疏忽、脱节、失真、混乱、浪费等现象；以致档案资料不能起到对图书馆自身工作的考察、评价作用；4.形式化地建立档案，缺乏科学有效的研究和利用，致使档案资料不能发挥应有的实用价值。 二、图书馆业务档案规范化管理的作用和意义 知识经济的一个重要特征是创新，首先表现于信息的创新。图书馆是信息的收藏者、管理者和传播者，因此，图书馆事业是国家创新体系支撑的重要力量。时代在创新，作为支撑社会创新体系重要力量的图书馆尤其需要创新。然而，创新虽然在形式上以“新”为名，但是这“新”的核心要素却是“科学”和“进步”，否则单纯的形式创新是没有任何实际生命力的。现代图书馆藏书众多，业务纷繁复杂，管理千头万绪。信息创新则意味着作为图书馆的具体管理对象――信息资料将会向着更加迅猛、繁复的形势发展。为了提高图书馆的管理水平，需要对图书馆的业务活动进行符合现代化要求的规范化、标准化管理，其中一个重要方面便是业务档案管理。规范化，标准化的业务档案管理工作既是业务档案工作本身的需要，也是图书馆业务工作全面规范化的体现。科学的、规范化的业务档案管理对于图书馆的业务开展、工作研究、未来发展都具有重要的作用和积极的意义。 （一）业务档案建设是图书馆科学管理工作的一项重要内容 建立图书馆业务档案本身就是图书馆业务内容之一，而且它对于图书馆工作中的采购、编目、布局、保管、服务等其他业务环节都具有记录性、指导性、提纲挈领性的作用。 （二）建设好业务档案工作是图书馆全面实行科学管理的重要依据 要实现图书馆业务的科学管理，需要对图书馆现有的馆藏文献状况、业务流程状况、服务社会状况、工作效益状况等进行全面的评估研究，这就需要以内容真实，取用便捷的业务资料为依据。 （三）业务档案建设是图书馆业务工