沟通接待呈请情况.ppt

秘书案例 通讯、接待等 转错电话是小事吗？ 小胡担任秘书不到3个月，一天她桌上的电话骤响，她拿起电话：“喂”。对方：“王总在吗？请他听电话”公司总经理姓王，正在与人谈话。小胡不敢怠慢，赶紧通过分机把谈话传给了他。哪知王总经理一开口，对方就是一顿责怪，搞得他莫名其妙，一番口舌之后才知对方打错了电话。于是，王总很很批评了小胡，而小胡却满肚子委屈，认为自己不过是转错了电话而已，并不大错，何况对方打错电话是区区小事，不必小题大做。 小胡的想法是否对？正确的做法应是怎样的？ 请你比较两个不同的电话接待（一） “你好，惠普公司。” “请找戴先生听电话。” “戴先生不在。” “你看我什么时候能找到他？” “你10点以后打电话来吧。” “好，谢谢。” “不客气。” 请你比较两个不同的电话接待（二） “你好，惠普公司，请讲。” “请找戴先生听电话。” “对不起，是哪位戴先生？” “戴季礼先生。” “很抱歉，戴先生现在不在。” “你看我什么时候能找到他？” “戴先生10点钟回来，等他回来打电话给你？还是由我帮你转告什么？” “谢谢，我10点以后再打电话。” “对不起，我该怎么向戴先生讲起你？” “我姓王，是山海公司的。” “噢，王先生，麻烦你10点后再来电话，再见。” 且看林秘书如何接打电话？（一） 刚毕业的小林在跨国化妆品企业华润公司实习。电话铃响了。小林拿起电话，声音圆润地说：“你好，华润公司，请讲”。 “华润吗，你们王总在吗？我有事找他。”对方焦急地说。小林一看王总正在办公室看文件，立即说“王总在，稍等”。放下话筒，走到王总身边“王总，你的电话”。 “谁打的电话”王总问。“不知道，好像挺着急的”。王总一皱眉，拿起了话筒，不一会小林听到王总在电话里和对方吵了起来。王总挂了电话，生气地对小林说，以后有找我的电话先问问清楚。小林脸红了。 电话又响了，小林拿起电话，没精打采地说“你好，华润公司，请讲” “请问刘助理在吗？”对方轻声问到。 小林吸取了刚才的教训“请问你是哪位？” 且看林秘书如何接打电话？（二） “我是她的男朋友”。“哦，那请你稍等”，小林看到刘助理正在对面的办公室复印资料，大声喊到“ 刘助理，你男朋友的电话，快来接”。只见刘助理一脸不高兴地匆匆赶来“ 轻点、轻点，别大声嚷嚷” 这时桌上的两部电话同时响了起来，小林拿起一部，没好气地说“ 你好，华润公司，请讲”。 “ 我是周洲，请转告刘助理，我明天9点下飞机，叫她派车来接，同时带上编号TG5126的那份合同，我有急用，千万别忘了”。电话声音有些含糊不清，显然是用手机从远距离打来的。 另一部电话仍在响，小林拿起电话：“喂？” “ 化工公司吗，我找李主任。” “ 什么化工公司？” “ 你们是生产肥料的嘉华化工公司吗？我找销售部李主任。” “ 这里是华润公司，你打错了”说完把电话重重一挂。 且看林秘书如何接打电话？（三） 没想到接电话这么烦，小林刚想喘口气，刘助理走过来问“小林，周副总有没有来过电话？” “是叫周洲吗？刚来过”小林想起了要通知刘助理的那个电话。 “他说了些什么？” “他说要你接机。好像还要带份文件。” “哪个航班？几点？哪份文件？”刘助理问道。 “这个，我记不清了，”小林红着脸低下了头。 问题：1.小林在接打电话中存在哪些问题？ 2.正确的处理方法是怎样的？ 两全其美的办法是什么？（一） 济光集团公司的费秘书陪同日本某贸易代表团参观故宫。出发前，代表团每人在外币兑换处换了2000元人民币。一行人刚进故宫大门，走在队伍最后的费秘书就看见兑换处的女出纳员急急忙忙赶来了，她一把拉住费秘书，引向人少处，上气不及下气地说在兑换外币时，出了差错，多给了一位客人1000元人民币，可不知是哪位客人。她请求费秘书快快想方法，尽快把钱找回来。好在费秘书经验丰富，他一下子想到了四种处理方法： 两全其美的办法是什么？（二） 立即集合全体客人，向他们直接说明，请他们中的一位把钱交出来。 自己先掏钱，还给兑换处，然后再慢慢想方法。 告诉女出纳员，不是自己的错，没方法解决这个问题，让她自己去处理。 利用平时积累的为人处世经验，另想一种两全其美的办法。 问题： 1、 费秘书可能采取哪一种方法？ 2、 第四种方法可能是什么办法？ 3、 四种方法各有哪些利弊？ 秘书三级情景题（接待等） 宏远公司经理助理高叶办公室。早上8点，高叶穿着运动服抱着篮球匆忙走进办公室。此时，电话铃响。 高叶：“喂，你好，我是高叶。” 对方：“高叶，台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了？” 高叶：“啊，王总，我马上过来。” 对方：“你赶紧过来吧。” 高叶：“好的。”挂上电话。 宏远公司王总办公室。王总正在看文件，高叶敲门。 “请进。”王总发话后，高叶进了办公室。 王总：“台湾星辉公司代表团的接待准备