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关于档案工作各业务环节探究摘要：对档案工作各业务环节的形成和发展进行了研究，在此基础上其实施过程中应当注意若干问题进行了总结分析，以供参考。 关键词：档案；业务环节；形成；发展；关系 前言： 档案在社会的各项活动中具有广泛的作用，但这种作用只有通过科学的、合理的管理，只有通过档案工作才能得以充分的发挥。如果没有有条不紊的管理，文件就不可能转化为档案，档案也就不可能发挥作用。因此，档案工作的意义就在于用科学的原则和方法来管理档案，更好地、全面地、持久地发挥档案的作用，为社会各项事业服务。 1.档案工作各业务环节的形成和发展 档案工作的各个业务环节是适应社会利用档案的客观要求而形成的，是随着科学管理档案的要求而发展的。 1.1 档案收集 文件形成的具有横向上和纵向上的分散性，与人们在利用这些文件时所要求的集中性产生了矛盾。为了解决这一矛盾，人们就需要分析、研究文件的分散状况，以便制定切实有效的措施，把这些文件有计划地、有步骤地在特定的场所集中起来。这就形成了档案的收集工作。 1.2 档案整理 收集起来的文件内容非常复杂，几乎涉及到各个方面，如果原封不动，则文件仍然处在一种相对的零乱状态。然而，文件的日常管理和提供利用则要求相对的系统化，为了解决文件的零乱性与实际保管及提供利用时所要求的系统性之间的矛盾，人们就需要按照一定的方法，将零乱的单份文件组合起来，并对这种组合加以系统的排列。这就形成了档案的整理工作。 1.3 档案鉴定 为了使人们在利用时得到更为准确的档案信息，使有限的保管费用得到最有效的使用，人们就需要对档案进行鉴别和挑选，以剔除那些已失去保存价值的档案，并对需要保存的档案按一定的标准划分不同的保管级别，这就形成了档案的鉴定工作。 1.4 档案保管 由于自然的和社会的各种原因，档案文件始终处在一种渐进性的自毁过程中。为此，人们需对档案采取多种保护措施，以尽可能地延长其寿命。这就形成了档案的保管工作。 1.5 档案的统计 在档案管理过程中，为了及时地掌握档案和档案工作的具体情况，人们需要对处于各种状态的档案和档案工作情况进行数量的和质量的分析和研究，以便把握住档案工作中带有规律性的问题。因此，就需要对档案和档案工作的各个具体环节进行深入细致的统计调查、统计整理和统计分析。这就形成了档案的统计工作。 1.6 档案的检索 档案的数量庞大，种类繁杂，形式多样，内容分散，而且多以孤本形式存在。而社会对档案的需求则往往是特定的，呈现出多角度和多层次的特性，往往还具有时间上的限定性。因此，人们需要对档案文件进行内容和形式上的分析和研究，将其中有价值的信息进行新的排列与组合，从而构成多种检索系统，以便使用户能够顺利地获得所需的档案信息，使档案的作用得以充分的发挥。这就形成了档案的检索工作。 1.7 档案的编研 为了充分发挥档案的作用，档案人员根据社会的不同需要，对馆藏的档案信息加以重新挑选和排列，以最有价值的材料、最佳的组合和最合理的顺序构成不同的档案参考资料，代替档案向用户提供，将被动服务转变为主动服务。这就形成了档案的编研工作。 1.8 档案的利用 档案工作的根本目的，是为了充分发挥档案的作用。以上七个方面的工作只是为发挥档案作用创造了条件，提供了可能性。而要将这种可能性变为现实性，使用户实际得到他们需要的档案信息，使档案的价值得以实现，人们还必须具体地研究档案被利用时可能产生的各种矛盾，具体地设计各种不同的利用方式，以达到档案作用的最大限度的发挥和档案工作价值的真正体现。这就形成了档案的利用工作。 2.档案工作各业务环节之间的关系 2.1 重视各环节的特殊性 档案工作的各个业务环节都有自己特定的工作对象和具体的任务，在实际工作中应做好每一环节的工作，不能轻视任何一个业务环节。同时，要结合每一环节的具体情况，有的放矢地解决其特有的矛盾。不能苛求某一环节超出其工作范围去解决其他环节的问题。比如，不能要求档案整理工作去解决查找利用所产生的问题。档案整理的基本任务是系统化和基本编目，只要文件已经基本上达到了系统化和固定位置，整理工作的任务就算完成了。查找利用的有关问题主要应通过检索、编研和利用等环节加以解决。 2.2 协调各环节的整体性 档案工作各个业务环节之间既有矛盾，又有统一，是相互促进、相互制约、相互依存的统一体。因此，我们不能孤立地、静止地看待和进行各项工作，而应按照各个环节的特点来协调其相互关系，使之相互配合，互为补充。在实际工作中，应全面地认识和组配档案工作的进程，做到统筹兼顾。比如，在档案收集时就应结合档案的鉴定，将不需要归档的文件加以剔除；在档案整理时，也应结合档案鉴定工作，以