财务office培训教材八..docVIP

财务office培训教材八 前言：由于大家平时工作紧张，没有时-间对OFFICE进行系统的学习，为了提高财务人员办公软件作业水平，对于常用的OFFICE软件的相关技巧作了简单的归纳，便于大家能够提高工作效率，提高工作品质。所选技巧均为日常所用，若有其他OFFICE实际作业的相关问题，也希望能和我一起探讨。现在目录中按照难易程度增加了A，B，C三个级别。A为简单，B为中等，C为较难，以上分类均为个人意见。 编者：张习文 目录 序号 类别 内容 级别 WINDOWS 快速锁定计算机 B EXCEL 复制经过筛选或部分内容被隐藏后的表格时,只复制显示内容 B EXCEL 快速录数据 让单位自动补全 B EXCEL 在EXCEl中插入页码 A EXCEL 用好Excel筛选功能 查询数据更加方便 C EXCEL EXCEl常用出错及处理――#####! A EXCEL EXCEl常用出错及处理――#DIV/O! A EXCEL 在选中单元格上按F2可以直接编辑 A WORD 让你的word文档快速变成PDF或者图片 C WORD 在未打开文件前先预览文档的内容 B 快速锁定计算机 如果你需要离开你的座位，想把你的电脑锁定（前提是你的登陆是需要输入密码的），最简单的方法是直接按WinKey + L，就可以回到你的登陆窗口。 复制经过筛选或部分内容被隐藏后的表格时,只复制显示内容 我们有时候会通过自动筛选,或者隐藏行列等,只让表格显示部分内容。但当我们选中我们看见部分的内容时，想只是复制这部分内容时，却发现我们连同隐藏的部分，一起被复制出来。我们可以采取如下方法： 选中需要复制的内容 按下ALT ＋ ：(ALT＋冒号：）用Excel做表格，经常遇到需要在某一列使用同一单位的情况。如果先在第一个单元格输入对应单位的名称，然后使用“拖拽”的方法使其它行复制这一单位，达到的效果不尽人意，要么需要再改单位前的数值，要么单位与数值分在两列。 我们通过预先设置某一列的格式可以让这些单位“自动补全”。　 这里以将某一列的单位设置为厘米(CM)，最终的效果是在该列任一单元格中输入数字后，按下回车键或将光标移至其它单元格，在数字后会自动补齐“CM”。第一步：运行Excel，单击选中需要设置格式的列。右键单击选中的列，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”(如图1)。 　　第二步：在打开的“单元格格式”对话框中，在“数字”标签中，选中“自定义”项，在右侧“类型(T):”下方的文本框中输入“0.00CM”(如图2,不含外侧引号)，最后单击“确定”按钮。 经过这样设置之后，在该列单元格中输入数据时，不用再考虑单位问题了，直接输入数字即可。小提示：其中“0.00”表示该列单元格保留两位小数，小数点后面几个“0”就代表几位小数，具体多少可根据需要自行设置。如果是其它单位符号，只要更改双引号中的CM为相应的字符即可。Excel中页码设置不象在Word中那样方便，所以多数朋友在打印输出表格时都不打印页码，而是依靠序号列去识别，这给我们阅读报表带来了很多不便。其实在Excel中插入页码也非常简单，下面我们就一起来试试：　单击“视图”→页眉和页脚，在“页面设置”对话框中的“页眉/页脚”选项卡下单击“自定义页脚”按钮(这里选择“自定义页眉”也可以，但我们一般的习惯是把页码放在页脚中)。(如图1) 　　在打开的“页脚”对话框中单击“中”下边的空白框(意思是最终让页码居中显示)，然后单击插入页码按钮(“#号”按钮)，这时会在“中”下的框中显示出“[页码]”，最后依次单击“确定”退出。(如图2) 单击“文件”→打印预览，看!是不是已经插入页码了。(如图3) 用好Excel筛选功能 查询数据更加方便 在Excel中进行数据查询时，人们一般采用排序或者是运用条件格式的方法。排序是重排数据清单，将符合条件的数据靠在一起；条件格式是将满足条件的记录以特殊格式显示。这两种查询方法的缺点是不想查询的数据也将显示出来，从而影响查询的效果。 　　有没有一种更为方便的查询方法呢?有，那就是筛选。筛选与以上两种方法不同，它只显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。 　　在数据区域中单击任一单元格，然后单击“数据”菜单，选择“筛选”→“自动筛选”命令，则每一列数据顶端的项目名称右侧会出现一个下拉列表按钮。根据需要从中选择需要显示的数据要求后，符合条件的数据就被显示出来了。 　　如果列表框中缺少需要的条件，可以选择“自定义”项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，