巧用Office办公软件快速去除考题中多余空行.doc

巧用Office办公软件快速去除考题中多余空行摘 要： 在Office套件中的各个应用软件之间都存在互动的关系，在各个应用程序之间可以互相传递信息，合理巧妙运用各种办公软件，可以大大提高工作效率和工作质量。本文针对考题中的多余空行的删除给出解决方案。 关键词： Word Excel Access 多余空行 1.提出问题 小王是一个积极上进的青年，参加了党课学习。学习时发了一张光盘，是与党课教材配套的一个考试系统，以帮助复习相关知识，光碟里自带1000道选择题，500道填空题，113道简答题，21道论述题。小王苦于没有电脑，无法经常使用考试系统。小王想能将考试系统中的题目转换成Word的格式，然后打印出来。这样即使没有电脑，也能学习和复习。 打开光盘，其中有一个执行文件，双击这个执行文件，就可运行考试系统，可以进行各类题型的考试。光盘中还有一个data文件夹，其中的文件没有后缀，无从得知文件类型，但可用Word和Excel打开，所有的考题及答案都在这个data文件夹中，这可把小王乐坏了。谁知打开data/file1文件一看，每两题之间留有一些空行，有的留有2、3行空行，有的留有4、5行空行，空行行数不等，没有规律，也没有题号，如图1所示。如何快速去除多余的空行，并给题加上序号呢？ 2.解决问题 2.1存为Excel文件格式 将data文件夹中的“file1”文件用Excel打开，只有一张工作表file1，在工作表file1中，在第一题上插入一行，在A1单元格输入字段名“考题”，另存为xls格式的工作簿文件“file1.xls”。 2.2去掉空行 方法一：利用高级筛选去掉空行 在第一行的上面插入2行，用于键入筛选条件。在A1单元格输入“考题”，在A2单元格输入“=““”。如图2所示。 单击【数据】|【筛选】|【高级筛选】命令，打开【高级筛选】对话框，【方式】选择默认选项，表示在原有区域显示筛选结果；【列表区域】和【条件区域】都可以通过拾取按钮 ，在数据清单中选定相应的数据区域。单击【确定】按钮。 插入一个工作表，名为“选择题”，从file1工作表的A3单元格开始，将筛选结果复制到“选择题”工作表中。此时，多余的空行已删除了。 在“选择题”工作表的A列的左边插入一列，字段名为“序号”。 方法二：利用Access的删除查询去掉空行 将Excel文件导入到Access数据库中。打开Access，建立一个空数据库，在“数据库”窗口中右击鼠标，在出现的快显菜单中选择“导入……”，打开“导入”对话框。在导入对话框的“文件类型”框中选择“Micrsoft Excel（*.xls）”文件类型，在“查找范围”框中找到导入的文件。单击“导入”按钮，打开“导入数据表向导”的第一个对话框，在该对话框中选中“第一行包含列标题”复选框，单击“完成”。得到数据库表“file1”，其中有“ID”和“考题”两个字段。如图3所示。 将数据库表中的考题字段中值为空值的记录删除。打开查询“设计”视图，将“file1”表添加到查询设计视图上半部分的窗口中。单击工具栏上的“查询类型”按钮 右侧向下箭头按钮，然后从下拉列表中选择“删除查询”选项。双击字段“考题”，在“考题”字段的“条件”行中键入“IsNull”，如图4所示。单击工具栏上的“运行”按钮 ，在出现的提示框中选择“是”。 将数据库表“file1”导出成Excel表。在“数据库”窗口中右击数据库表“file1”，在出现的快显菜单中选择“导出…”，打开“将file1文件导出为”对话框。在此对话框的“保存类型”框中选择“MicrsoftExcel97-2003（*.xls）”文件类型，确定导出文件保存的位置，单击“全部导出”。 2.3为考题加上序号 由于选择题的题目和A~D四个答案各占一行，也就是共占5行。因此，可在A2单元格输入公式“=IF(MOD(ROW()，5)=2，INT(ROW()/5)+1，”“)”，然后向下填充，则在每题的题目前加上了序号。 2.4将文件另存为file1.txt的文件 在Word中打开file1.txt文件，略作编辑就可打印了。 3.结语 文中介绍的删除多余空行的解决方案非常适合于纯文本的形式，但对于文中有图、文、表格混排的就不适用了。 Office的每一个组件各有所长，Word在处理文字方面有着超强的功能，Excel在处理数值方面有着独特的功能，Access在处理数据方面又有其独到之处。合理巧妙地将这些组件结合在一起工作，共享数据资源，互相取长补短，能使许多复杂的问题简单化，并可以大大地提高工作效率。 参考文献： ［1］易著梁.计算机应