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新形势下高校文书档案管理探析[摘要] 阐述了高校文书档案的基本内容，探讨了当前高校文书档案管理面临的新的形势，存在的问题与挑战，提出了提升高校文书档案管理效益对策措施，以期推动高校教学科研工作可持续发展。 [关键词] 新形势 高校 文书档案 管理 对策 高等学校是知识、人才和科技高度密集的教学与科研基地，高校文书档案管理工作是高校教学、科研、管理活动的基础和客观、真实记载，是提高高校教学、科研、管理质量，促进高校可持续发展的重要支撑。加强对新形势下高校文书档案管理工作研究，不断提升高校文书档案管理效益，推进高校可持续发展意义十分重大。 一、高校文书档案的内容与作用 高校文书档案是高等院校在行政、教学、科研等管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。高校文书档案来源丰富，对教学、科研、管理等活动具有记录、重现、备查等多种功能，因此，加强新形势下文书档案管理具有十分重要的现实意义。 （一）高校文书档案管理的主要内容 高校文书档案是高校教学、科研、管理工作的真实记录和反映。国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对文书档案的归档范围、文书档案的保管期限作出了明确的规定，为做好高校文书档案管理提供了依据，也使高校文书档案管理工作更加规范和科学。文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以及各种电子档案等等。文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上；同时，非常强调资料的完整性、安全性。 （二）文书档案的主要作用 高校作为教学、科研中心，文书档案对教学、科研工作的延续与发展具有十分重要的作用。一是起着凭证作用。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。这一规定提高了高校文书档案归档管理的硬性规定，也为高校文书档案凭证作用的发挥奠定了基础。高校文书档案之所以有凭证作用，是由于它的形成规律和档案本身的特点所决定的。因为它客观地记录了高校历史发展情况，具有最可靠的凭证性，其次，从档案本身的物质形态看，它保留真切的高校历史痕迹，如有些档案是当事人的亲笔手稿，有的是机关领导人的亲笔签署或批示，许多文件盖有制发机关或个人的印信，事关高校的发展，因此高校文书档案具有凭证作用。二是起着工作查考依据的作用。档案因为是学校各项工作的原始记录，所以它真实记录和反映了学校的历史发展和教学、科研、管理活动的整个过程，对高校各项工作等都具有参考、借鉴和依据作用。三是起着推动教学、科研工作的可持续发展的作用。文书档案记载着高校教学、科研已经取得的成果，达到的教学、科研水平，它的高效率的运用，可以使人“站在巨人的肩膀上”，不断推动高校教学、科研活动的发展，创造出更多、更好的成果。随着我国高等教育的飞速发展，文书档案资料十分庞杂，数量十分惊人，传统的纸质档案已经远远不能适应时代的要求，高校文书档案的电子化是必须和必要的，纸质和电子档案应同时进行。 （三）高校文书转化成档案的条件 第一个转化条件：必须是处理完毕的文件，才能转化为档案。因为文件具有现实执行效用，因此，还在承办中的文件不是档案，而档案则是已经完成了现行的效用，留作查考的文件。所谓办理完毕的文件，是指文书处理程序、承办告一段落的文件。第二个转化条件：必须是对今后工作有查考利用价值的文件，才能归档保存。这一点，在8号令中得到特别强调。第三个转化条件：必须是按照一定归档制度保存起来的文件才能作为档案。档案是文件材料归档后的有机组合，它是按文件材料的自然形成规律，针对某一件事情、某一内容有机地进行排列，而不是杂乱无章的“文件包”、或是单份零散的“文件堆”。 二、当前高校文书档案管理存在的问题与挑战 由于各种历史原因，高校普遍存在重学生档案、人事档案管理，而对其他文书档案管理工作重视不够，归档不及时，档案不全，导致高校文书档案管理工作整体滞后。 （一）文书档案意识不强 高校一些教职员工对文书档案的重要性认识不足，有的教职员工习惯于做实际工作，但不注意在工作过程中对文件材料进行收集与积累。特别是对于一些科研工作人员，他们重视科研成果的发表与获奖，却不太注意对文件材料的归档与整理，没有把文件归档工作当作科研活动的一个组成部分，认为与己无关；一些科研人员在课题研究过程中，把收集、整理、归档工作当作研究工作之外的事，致使归档工作不能正常进行；一些科研人员对文件材料的归档范围不了解，造成相关档案缺失。诸如此类教职员工文书档案意识不强，导致文书档