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知識管理-小進展大力量 學生怡鈞 秋雲 ●提升團隊生產力，是經理人最重要的是 經理人大多在錯誤的觀念下，設法激發員工的最佳績效。 其實，能激勵員工工作情緒的，是讓他們了解自己有進展。 因此激勵員工的真正方法，就是協助他們看見自己的工作進展。 ●進展法則的作用: 如果員工上班一天後感到振奮且快樂，他八成當天業績有所斬獲。 如果員工頹喪而不快樂地離開了辦公室，極可能是因為工作上碰到了挫敗。 ●進展的力量 催化劑:提供給員工直接的支援，包括個人或是團體的協助。 滋養劑:表達尊重和言語鼓勵。 抑制劑:無法支持，甚至故意阻止員工的行為。 毒化劑:打擊士氣，或是具破壞性的舉止。 催化劑和抑制劑主要是針對工作，催化劑和抑制劑主要是針對員工本身。在工作狀態良好的日子裡，很少出現業績到退的現象，抑制劑和毒化劑也一樣很少見。 ●小型里程碑 高科技公司設計師的職場日記:「我找出事情不對的原因了。我鬆了一口氣，非常開心，因為這是我一個小型的里程碑」 當談到「進展」想到的情況往往是在達成某項長程目標，或是締造某種重大突破時，會感到多美好。相對的，即使是小小的勝利，也能大大鼓舞員工的工作心理。 重點:進展的必須是有意義的工作 所謂的「意義」，可以簡單到只是為某位顧客製造一項實用且優質的產品，或是為某社區提供真誠的服務；也可以是對某個同事伸出援手，或是協助某個組織改善製造流程，以提高獲利。 無論目標崇高或謙卑，只要對工作者本身有意義，而且他很清楚自己的付出有所貢獻，這種進步的就會鼓舞工作心理。 ●催化劑和滋養劑:促成進展 催化劑指可支持員工業務的措施，包括設定清楚的目標、容許自主性、提供充裕的資源和時間、協助業務、以開放的心胸從問題和成功中學習經驗，以及允許自由地交流想法。 「催化劑」的對立面「抑制劑」，包括了不能提供支持，以及刻意干擾員工業務。催化劑和抑制劑對工作進展會產生正面或負面的影響，因此最終會影響員工的內在工作狀態。 「滋養劑」指人與人之間相互支持的行為，比如尊重、認可、鼓勵、情感慰藉與合作聯盟的機會。 「毒化劑」包括了不尊重、打擊士氣、忽略他人的感受，以及人與人之間的衝突。不管是好是壞，滋養劑和毒化劑都直接且立刻影響了職場心理。 ●工作是如何喪失意義的? 經理人會以四種方式，不知不覺讓工作喪失了意義。238為創意團隊知識工作者的日記顯示 第一，經理人可能會否定部屬業務或想法的重要性。 今天的內部會議上，我心情好多了。我覺得自己提供的一件和資訊對整個案子很重要，而且我們獲得了一些進展。 第二，經理人可能會摧毀員工對工作的責任感。 我已經讓出了好幾個案子，我真不希望放棄它們，尤其我從一開始就參予了，現在已經快到終點了。這會讓人失去對工作的責任感。這種事發生得太過頻繁了。 第三，經理人可能會發出一種訊息，認為部屬正在做的是永遠不可能撥雲見日。 在一次內部會議中，關於如何處理國際界面的問題，主管交辦了其他方法，這會讓我目前正在做的付諸流水。 第四，經理人可能會忘了告知部屬，客戶突然改變需求的重點。 我們的案子即可能無法繼續推動，因為客戶的計畫生變。所有我們曾投入的時間和勞力，非常可能都是一場空。 ●有效能的經理人會讓自己成為一種資源，大致了解部屬的工作狀況，但絕不會鉅細靡遺盯著他們。 簡單管理的四個層次 第一個層面: 經理人營造一種正向的氛圍，一次一件事，為團隊設定了行為準則。比方說，當客戶的抱怨導致案子觸礁，他並沒有反擊，立刻帶領小組分析問題，進而規畫如何修復雙方的關係。藉此示範了如何因應職場危機:不要慌張或指摘他人，而是要找出問題和病因，同時建立協調的行動計劃。也能帶給部屬一種向前邁進的觀感。 第二層面: 經理人清楚掌握小組每天活動與進度。營造他不帶偏見的氛圍，讓這一切發生的很自然。小組成員經常不需要他追問，就像他報告最新狀況，而且不管是挫折、進步或計畫，都毫無隱瞞。 第三層面: 經理人會根據團隊與專案的最新情勢，決定他的著力點。每天都可以預期自己該用哪些方式介入，提供催化劑或排除某項抑制劑，提供滋養劑或解除某項毒化劑，對成員的工作心理和業務進度，才會產生最大的效益。 第四層面:經理人成為團隊成員的資源，而不是事必躬親的微觀經理人；他會大致了解部屬的工作狀況，但絕不會鉅細靡遺盯著他們。 以上四大層面之後，微觀經理人可能會犯下四種錯誤。 第一，推動業務時，不能放手給部屬自主權 第二，微觀經理人經常盤問部屬的業務，卻未能提供實質協助 第三，當問題發生時，微觀經理人會立刻指責某些個人，這使得部屬寧願隱瞞問題 第四，微觀經理人喜歡把資訊私藏起來當作秘密武器。 ●進步循環 內在工作狀態，驅動員工的績效表現；相對地，持續進步而累積的