行会议室使用管理规定.docVIP

会议室、接待室等使用管理规定 为加强总行会议室、接待室等科学化管理、规范化使用，确保各类会议、培训、接待高质量召开，提高会议室等利用率，特制定本行会议室等使用管理规定。 一、会议室、接待室等基本情况 楼层 设备设施 物品 容纳人数 用途 四楼会议室（405室） 投影仪（含摇控器等）、长方桌、皮质椅、茶具柜等 电水壶、保温瓶、瓷茶杯、水果盘、烟灰缸、纸杯、纸巾、桌签、茶叶、矿泉水、多孔插等 15人 各部门一般性会议、业务检查、接待、部门内部会议等 五楼会议室（503室） 投影仪（含摇控器等）、长方桌、皮质椅、茶具柜等 电水壶、保温瓶、瓷茶杯、水果盘、烟灰缸、纸杯、纸巾、桌签、茶叶、矿泉水、多孔插等 15人 各部门一般性会议、业务检查、接待、部门内部会议等 六楼会议室（603室） 投影仪（含摇控器等）、长方桌、皮质椅、茶具柜等 电水壶、保温瓶、瓷茶杯、水果盘、烟灰缸、纸杯、纸巾、桌签、茶叶、矿泉水、多孔插等 15人 各部门一般性会议、业务检查、接待、部门内部会议等 七楼接待室（701室） 沙发、茶几、电话机等 水果盘、烟灰缸、纸巾、矿泉水等 8人 主要用于总行领导参加的接待重要来宾及来客等活动。 七楼会议室（705室） 投影仪、音响、LED（含上述摇控器等）、长方桌、皮质椅、茶具柜等 八楼接待室（805室） 八楼会议室（807室） 九楼会议室（901室） 十楼培训室（1001室） 主要用于公司及各部门组织的培训活动和全体职员工大会。 十楼荣誉室（1002室） 十一楼视频会议室（1102室） 十一楼小会议室（1103室） 十一楼中层干部会议室（1106室） 十二楼接待室 十二楼大型会议室 会议室等使用管理规定 归口管理：所有会议室、接待室、培训室、阅览室、职工活动室等均由总行办公室统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。 申请规定：为了避免会议等发生冲突，方便统一安排，各部室如需使用会议室、培训室等，须提前3天向总行办公室提出申请（各部门周会除外，但须提前1天告知办公室），注明会议名称、人数、时间、需要协办事项等基本信息，由办公室负责登记安排（见附表1、2）。如部门或个人临时取消申请，再需使用时须重新申请。 若需使用会议室投影仪、音响、LED等设施、桌椅摆放形式、备置茶果或提供其他需求的，应在提出申请时详细说明，以便提前准备，确保会议、接待顺利进行。 (三) 使用原则先全局后部门先紧急后一般的原则先先使用的原则如遇特殊情况 作 四、会议室等准备工作 （一）会议室设备设施准备：会议室的投影仪、音响、LED、照明、空调等设备使用管理由办公室、物业专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。如若使用投影仪、音响、LED等，在会议开始前30分钟做好调试、试用工作。 （二）会议资料、用品、茶果、桌椅摆放等会务准备：会议资料、会议签到簿及会议用品均由使用部门负责准备、摆放及签到等工作；会议室内桌签由使用部门提供参会人员姓名，办公室统一打印，桌签座次的安排及摆放由使用部门负责；会议茶果、桌椅摆放等服务由办公室、物业负责。以上会务准备工作在会议开始前20分钟准备就绪。 （三）如需会议记录的，使用部门自行安排会议记录人员，并做好会议记录工作。 五、会议室管理员办公室：，联系方式：办公室：，联系方式：联系方式：联系方式：联系方式：联系方式：联系方式：会议室会 部门填写会议室使用联系单 总行办公室主任签字 总行办公室登记 物业管理人员准备安排 使用会议室 会后联系管理员并做好清整工作