20110806教学秘书.ppt

秘书工作需要专门的技能与悟性 从微软换秘书看到了什么？ 比尔·盖茨之所以能有今天的成功，离不开和他一起并肩战斗的秘书露宝的功劳，正是有了露宝作坚强的后盾，才使得公司能在IT界处于霸主地位。作为一名秘书，露宝为我们作出了榜样，从而也证明了秘书工作没有年龄的界限，年龄大的秘书所具备的丰富经验和能力值得年轻秘书们学习借鉴。 在国外，秘书是一个越老越吃香的岗位。那么身为微软公司总裁的比尔·盖茨的秘书会是怎么样被挑选出来的呢？ 做秘书的第一要务是要会操心 比尔·盖茨的首任秘书——一个年轻的女大学生 微软创业之初，微软公司基本上都是年轻人，这些人做业务、搞推销都是一把好手，可是做起内务、管理方面的杂事， 没有人能有耐心。而这些，对于第一任秘书——一 个年轻的女大学生来说，似乎也不是她份内的工作，她对这些事的 一副不闻不问的冷漠劲儿让盖茨很伤脑筋。他深切地感到，对公司里这些粗粗鲁鲁、风风火火的年轻人来说，应该有一位热心肠、能不论事无巨细的把后勤工作都揽下来的总管式的女秘书，而不能总让这方面的事来分技术人员的心。没过多久，比尔·盖茨就要求人力资源部门给他换个秘书。 案例1：“微软”公司的女秘书 教学秘书工作的基本特点与职能 1．教学秘书属于教学管理中的助理、协理类岗位 2．岗位角色：服务、协调、协助、管理、组织、参谋 （1） 服务――细致周到、全面、预见、一视同仁 （2） 协调――观察、调研、理清关系与事件眉目，稳妥操作 （3） 协助――合作而不越位、不抢功、不抱怨、不突出自己 （4） 管理――从属性管理、授权管理、有界限无范围 （5）? 组织――掌握工作流程、注意统筹兼顾 （6） 参谋――适时建言献策、提供多种建议方案供管理者选择 要求：把困难和方法一同提出来 案例2 “EMC”公司的女秘书错在了哪里？ 案例解析 显然，秘书瑞贝卡在这件事情上是做错了，她失误在哪里？很简单错在瑞贝卡不尊重“职场规则”，更不懂得秘书职业基本的要求。与其说这是“老外和中国员工的跨文化交流障碍”，不如说这是职业意识和非职业意识之间的障碍。 ？那么瑞贝卡对“职场规则”理解的缺失体现在哪里呢？ 第一，瑞贝卡不懂现代企业的岗位分工常识 第二，瑞贝卡不懂现代企业的薪酬给付原则 第三，瑞贝卡不懂得企业中的绝对服从原则 第四，瑞贝卡不了解基本的“职业精神”原理 从瑞贝卡的失误可以看到的问题 1.单位用人存在认知上的失误 2.秘书不是学历高的人就都能干好，但没有学识基础就一定会干不好 3.秘书和其他专业工作一样需要专门的技术和岗位认知培训，不是任命后就自然能干好 4.教学秘书同样需要角色定位和自我观念更新 案例：一杯茶水折射出了什么？ 是服务、接待还是….? 教学秘书日常工作与职能 办文、办会、办事 1. 了解教学计划的制定、内容、实施特点及其变更 2. 拟写与教学管理相关的公文与函件 3. 日常教学管理工作的组织与实施过程服务 4. 教学办公室行政管理制度建设 5. 教学行政办公事务的管理 6. 协助开展教学管理工作的督办、检查、落实、反馈工作 7. 协助与教学相关的对外沟通、联络、协调工作 8. 协助主管领导协调各教研室、专业之间的工作衔接与配合 9. 准确上传下达相关信息与政策 10. 及时收集与教学相关的信息、资料供主管领导参考 及时收存、整理、管理与教学有关的教学文件、资料、档案 12. 相关教学会议的准备、管理与服务 案例：工作日志不是可有可无 教学秘书的“七种武器” 1.细致、周到的思考习惯；一丝不苟的工作作风； 2. 办事守规矩；条理清楚、记忆准确； 3.不擅权越位；忠实、诚实、不喧宾夺主、不推诿、耐心且宽容； 4.精通文秘工作的基本知识；了解与教学相关的部门机构和人员配置； 5. 善于学习；具有一定的的外语水平和文字能力； 6. 掌握现代化办公手段；熟练使用办公自动化设备； 7. 具有较好的公关、沟通能力；懂得办公室的社交礼仪要求。 案例：上任一个月的办公室主任 案例：文字水平绝非一日之功： -------------令人发笑的奶牛培训班 教学秘书岗位的素质要求 1．? 高调做事、低调做人； 2．? 周全服务、重视细节、平等待人； 3．? 多学、多看、多做、多想、少说； 4．? 会办、会说、会做、会管； 5．? 手勤、眼勤、腿勤、嘴勤； 6．? 营造和谐办公环境（软环境、硬环境）； 7．? 甘当配角、适时回避； 8．? 主动调节心理、情绪，不要哀乐于形色； 9．? 考虑周密，沟通方式得当； 10．注重个人修养和人格魅力养成 案例：功亏一篑的白宫秘书--德西蕾·罗杰斯 教学秘书岗位的禁忌 忌讳 1