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公文写作的几点注意事项 在日常的公文处理过程中，发现有很多常见错误，在此大致归纳一下，希望引起大家注意。特别说明一下，这里的“公文”不仅包括平常大家所说的“红头文件”，还包括计划、总结等非红头并以单位或部门名义发送的文件。 1．“请示”与“报告” 这是平常最容易混淆的两个文种。请示与报告都是发给上级单位的，但请注意：请示是需要上级审批或批复的，而报告则仅是汇报工作或事项，不需要上级审批或批复，这是它们最根本的区别。“请示”必须一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。 我们到政府机关或上级单位去办事的时候，经常听人家说“这个问题你们先打个报告上来吧”，这时候就需要自己判别一下，这个问题需不需要上级审批或批复？如果是需要审批的，那就用“请示”，而不是“报告”。日常工作中错将“请示”写成“报告”的是最常见的公文方面的问题。 2.结构层次序号 在公文写作中错误使用结构层次序号的人也很多，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，正确的使用方法是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 请注意，这里有两个问题，一是序号的选择，二是标题符号的选择。日常写作中，有的人在“一、”之后就用“（1）”，这是不规范的，而象“1）”“①”这样的用法更是不规范的；另外，“一”的后面应跟顿号，“1”的后面应跟点，“（一）”和“（1）”的后面不跟标点符号。我们经常看到的“1、”“一.”“（一）、”“（1）. ”等写法都是错误的，尤其是“1、”“2、”这样的写法是最常见到的。正确的结构层次序号范例如下： 2005年工作总结与回顾 （一）行政管理工作 1.公文处理工作 （1）收文工作 3.数字 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。如“3月2日我们……”就不应该写成“三月二日我们……”。而文件最后的成文日期，如“二○○六年三月八日”就不应该写成“2006年3月8日”。这里还要强调一下，年份中的“○”，有人经常以阿拉伯数字“0”或者英文字母“O”来代替，这些写法是错误的。打字时应该在输入法的软件盘区点击鼠标右键，再选择“单位符号”，在出现的软件盘中选择正确的“○”，见下图： 选取此符号 点击右键 或者可在“Word”文档中选择“插入”，“时间和日期”。选择应填写日期。 4.公文引用方法 文件中引用公文应当先说明发文机关，再引标题，后引发文字号。如“根据煤制油公司《关于印发中国神华煤制油有限公司 法定代表人授权委托书管理办法（试行）的通知》（中煤油办〔2005〕116号）”，我们经常看到的错误引用方法是“根据中煤油办〔2005〕116号文《关于印发中国神华煤制油有限公司 法定代表人授权委托书管理办法（试行）的通知》”，有的甚至连发文机关、标题都不引用，直接列文号“根据中煤油办〔2005〕116号文”，令不知内情的读者不知所云。 5.发文字号 提醒大家注意，发文字号如“煤油办〔2005〕116号”中的年份代字外的括号为六角括号“〔〕”，而不是方括号“[]”，在公文写作中不要写错。 6.公文标题中的标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 7.计量单位 公文中应当使用国家法定计量单位，并且注意大小写。下面列出几个常见的错误： 千伏 kV Kv, Kv, kv 兆帕 MPa Mpa，PA 兆瓦 MW Mw,mW,mw 米 m M 千克 kg Kg，Kg，kG 公里 km kM，Km 单位 正确写法 错误写法 单位 正确写法 错误写法 8.发文会签 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，办理会签，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。 9.公文的文风 公文属特殊的应用文，不同于小说、散文、诗歌，也有别于普通的应用文。公文写作不需要华丽的辞藻堆砌，文风应简练、平实，以把事情说清楚为原则。公文是代表单位立场的文件，有其严肃性，写作时应注意不要用不规范的或者口语化的文字。根据行文方向的不同（向上级机关报送的为上行文，同级或不相隶属单位行文为平行文，向下级单位发文为下行文）还应注意用词的口吻，以免失礼，影响公司形象。