目的文件管制中心权责程序-弘光科技大学.PDF

DC 文件管制程序 v1.4.doc 1 目的 本程序之目的為管制弘光科技大學（以下簡稱本校）資訊安全管理系統執 行相關文件之制訂、修訂、廢止、印製、保管、借閱、歸還、回收、銷毀及電 子文件之發行、公告、更新，以確保員工能適時獲得有效之最新版文件。 2 文件管制中心權責 文件發行、保管、回收與銷毀。 發行文件電子檔之保管。 發行文件之版本管理。 發行文件電子文件公告及更新。 3 程序 3.1 作業程序 文件之發行 文件發行時，由文件負責單位備齊紙本與電子資料，交由文件管制 中心登記「文件最新版本一覽表」 （附件1）與「文件發行狀況紀錄 表」（附件2 ）。 文件管制中心應以傳閱或網站/email 方式公告「文件最新版本一覽 心 表」。 文件之修訂 中 資訊安全管理系統程序書如有 不合現狀需修訂時，若為小幅修改或 表單的修訂得經電子計算機中心主任核定後變更發行，無須再行簽 報。如該份程序書 1/3有變動時須送資通安全管理委員會研議核准 後，送文件管制中心重新發行。 算 其他各式文件如有不合現狀需修訂時，若為小幅修改可直接增加在 文件內頁原處，並於文件第一頁總目錄述明，備註敘述修改版本（小 數點部分） ，當該份文件1/3有變動時，由文件負責單位簽報長官核 電 准，送文件管制中心重新發行。 文件重新發行時，文件管制中心應以傳閱或網站/email 方式公告「文 件最新版本一覽表」。 文件之廢止 文件若已過時無效，需廢止者 ，由文件負責單位簽報長官核准，交 由文件管制中心公告廢止。 文件廢止後，原文件之編號應列管，不可重複使用。 DC-1 DC 文件管制程序 v1.4.doc 屬年度性文件逾年度即自行失效，無需簽報長官核准。 文件廢止後，文件管制中心應以傳閱或網站/email 方式公告「文件最 新版本一覽表」 。 發行之非管制限閱文件不予回收。 文件管理 管制文件（包括外來文件）之借閱，需填寫「管制文件借閱登記表」 （附件3 ），經文件負責單位長官口頭或書面核准後，向文件持有人 借閱，有關「管制文件借閱登記表」由各文件負責單位負責保管。 「管制文件借閱登記表」應置於文件總目錄之後。 人員離職時，應主動繳回持有與借閱文件，辦理歸還手續，文件負 責單位應檢查該文件內容之完整性。 3.2 紙本文件管理 文件之印製與保管 核准發行之文件，由文件負責單位印製並指定發行對象，交由文件 管制中心發送，並登記「文件發行狀況紀錄表」 。 心 發行文件由文件管制中心統一 保管，非發行文件由文件負責單位保 管。 文件之回收與銷毀 中 管制文件修訂及廢止時，文件管制中心應於公告新版本時，依據「文 件發行狀況紀錄表」回收舊版文件。 回收時應注意文件數量及內容 之完整性，並於「文件發行狀況紀錄 算 表」記錄舊版文件回收、銷毀日期。 文件管制中心之管理