矫正与预防措施程序书-台湾大学总务长室暨总务处秘书室.DOC

國立臺灣大學 文 件 名 稱：矯正與預防措施程序書 文 件 編 號：A600000-2-004 製 定 單 位：總務處 製 定 日 期：91年7月22日 分 發 單 位：全 校 修 訂 紀 錄 修訂日期 單據編號 修訂內容摘要 頁次 版本 93.11.25 A600000-19 4.2.1相關人員於行政作業流程中，發現重大異常時，應開立「矯正與預防措施單」。更改為發現異常時，應開立「矯正與預防措施單」。 1 02 93.11.25 A600000-19 4.2.6總務處秘書應對異常改善狀況進行效果確認。更改為權責處理單位主管應對異常改善狀況進行效果確認。附件一 矯正措施作業流程配合修正。 1 02 93.11.25 A600000-19 4.3.4總務處秘書應對預防措施之執行狀況做效果確認。更改為權責處理單位主管應對預防措施之執行狀況做效果確認。附件二 預防措施作業流程配合修正。 1 02 93.12.29 A600000-23 1.應用於「重大異常」事項修訂為應用於「異常」事項。 刪除3.1重大異常： 3.1.1校園意外導致重大傷殘 3.1.2校園抗議事件 3.1.3天災造成校園損害 4.2.8「重大異常」狀況應於效果確認後呈總務長審核後，修訂為「異常」狀況應於效果確認後呈總務長審核後， 1 03 95.7.24 A600000-26 依本處95年第1次ISO管理審查會議決議：「修正『矯正與預防措施程序書』及『滿意度管理程序書』，考量以簽案替代矯正與預防措施單之可行性。」修訂作業流程，以符合現況並利於執行。 1-3 04 95.7.24 A600000-26 表一、「改善措施」欄位，修正為「處理方式」。 表一 04 98.4.27 A600000-37 刪除5.1管理審查作業程序書 1 05 100.5.12 A600000-40 修訂表一矯正與預防措施單，增加「補單□是□否」選項。 表一 06 國立臺灣大學 文件編號 A600000-2-004 文 件 名 稱 版 本 06 製定單位 總務處 矯正與預防措施程序書 頁 數 1/3 1.目的: 應用於異常事項發生時之原因調查、分析管制，以確保矯正措施之有效執行，並防止異常再發生。 2.範圍: 適用於整個行政作業流程中之異常矯正與預防。 3.定義:略 4.作業內容: 4.1矯正措施作業流程圖（如附件一）、預防措施作業流程圖（如附件二） 4.2矯正措施： 4.2.1相關人員於行政作業流程或顧客抱怨中發現異常必須進行改善，應簽案或開立「矯正與預防措施單」（如表一）並敍明異常情形，送權責處理單位處理。 4.2.2涉及數個業務單位之異常情形，由總務長指定權責處理單位。 4.2.3權責處理單位應針對異常原因進行分析，提出改善因應措施並實施之。 4.2.3.1權責處理單位應於簽案或「矯正與預防措施單」上敍明改善因應措施及預定完成日期。 4.2.3.2權責處理單位需主導改善因應措施之實施及實施成效。 4.2.3.3權責處理單位主管應對異常改善狀況進行效果確認，並陳核後，始可結案。 4.2.4異常原因經分析結果係有階段性考量或有其他正當理由無法改善或有暫緩處理之必要，應簽案敍明理由，簽陳總務長或校長。 4.2.4.1權責處理單位應列管、持續追蹤，簽案並印送管理代表留存備案。 4.2.4.2無法改善或暫緩處理之因素解除後，應採行4.2.3.1、4.2.3.2、4.2.3.3、4.2.5之步驟。 4.2.4.3權責處理單位對列管案件應定期檢討。 4.2.4.4列管逾2年以上之案件，若仍無法進行改善，應簽註原因，陳總務長同意解除列管。 4.2.5權責處理單位對異常狀況所提改善對策無效時，應簽陳總務長審核，並提報管理審查會議或總務處業務會報討論。 4.3預防措施 4.3.1各業務單位於矯正措施資料分析、顧客抱怨或建議中發現異常狀況之潛在原因時，應簽案或開立「矯正與預防措施單」敍明異常情形，必要時，協同各相關單位主管進行原因分析及確認權責處理單位。 4.3.2權責處理單位應針對異常原因提出改善因應措施並實施之，且需主導改善因應措施之實施及其成效。 4.3.3權責處理單位應將預防措施於簽案或「矯正與預防措施單」中敍明。 4.3.4權責處理單位主管應對預防措施之執行狀況做效果確認，並陳核。 4.3.5異常原因經分析結果係有階段性考量或有其他正當理由無法改善或有延緩處理之必要及改善對策無效時，應採行4.2.4、4.2.5之步驟。 5 相關文件: 5.1資料分析及績效改善程序書 6.使用表單: 6.1矯正與預防措施單