主管与部属的双向沟通.pdf

主管與部屬的雙向溝通 依 凡 通常主管 與部屬間的意見交通，大多是從管理監督者傳給部屬的 單向傳達。從部屬傳向主管的意見交流通常困難重重 ，因為從主管傳 達到部屬的意見交流 ，是藉由主管的「權力」來行使 ；至於從員工對 主管傳達的意見交流，卻受到職務權限很大的限制 。 多數的部屬，在心中有不滿或有意見時，會在主管面前原原本本 說出來的極其少數，尤其是主管曾經對部屬所提出的意見或所陳述的 話不予接納過，在幾次的挫折之後，漸漸地部屬就會把不滿的情緒壓 抑在心裏 ，或者擴大出來，因而產生了許多有問題的 行動 。 事實上，管理者在行使集團的意見交流，可以運用文書公告或召 開會議來傳達。而對於私人的意見交流，則可用工作的傳達、指示 、 命令、報告 、簽呈、提案 、建議、指導等來執行 。此外 ，還可以聽取 部屬不滿的意見 ，或和他面對面交談，以解釋說明或給予關注。 主管與部屬之間 ，幾乎每天都必須意見交流，而在意見交流中， 由於瞭解程度和接受能力的不同，遂造成溝通的斷層或障礙 ，這是極 為平常的事。特別是部屬與主管之間有了不愉快的經驗 ，或者感情 與 氣氛，彼此是否能夠互相信賴和忠誠相待等等，這對上級 與下級間的 意見交流非常重要，也因而可能影響到 執行公司目標意念上的差異 ， 對能否如期圓滿達成組織目標攸關 殊鉅 。 如何有效的做好意見交流，亦即 怎樣達成雙向溝通的完美性 ，個 人認為要做到下面幾點 ： 一、採用直接的傳達途徑－－意見交流的傳達，根據實證的結果， 愈傳到後面就愈不確實，因此最好的辦法是直接面談。傳逢的信息路 線能夠愈簡化愈好，儘量採取直 接的傳達路線，最好不要經由旁人介 入或媒介，必要時必須做到精簡組織來配合。 二 、傳達明確的目的 與內容－－不管是命令、指示或報告，都必 須把傳達的目的明確化，因為缺乏明確目的的指示或報告，受信者常 會被弄糊塗的。例如中層主管從上層 主管那兒接獲一個指示，在傳達 給部屬時竟說 ：「我也沒有聽得很仔細 ，總之，你看著辦就行了 。」由 於傳達者沒有把接收的信息弄得一清二楚，而將缺乏明確目的與內容 不清楚的指示照本宣科地傳達，造成了下級接受傳達者在得不到具體 要領之下，用自己的想法補充進去。這樣一來，就很難獲得原來發出 信息者的本意 ；所以，在傳達信息前，要把傳達的目的和內容 ，完全 搞清楚了才行 ，此為傳達信息者最基本的理念 。 三、用適當易懂的說法傳達－－意見交流的目的，是讓受信者真 正的了解 ，上級傳達信息給部屬時 ，部屬要真正了解 ，並且願意付諸 實行 ，否則意見交流還是 無法達到目的。為達到實質有效的意見交流 ， 必須在傳達信息前好好檢討對方的性格 、興趣與立場 ，並且預測對方 的反應 ，用最適合對方的語法來傳達。 主管與部屬，由於人生經驗不同而有差距，以及工作上的知識 、 經驗 、學識及能力而有別，未必個個主管都比部屬強，主管之下若有 更強的人才 ，這主管尤應謙虛。再說，主管的傳述如果部屬不能理解 ， 就會自己加以詮解，況且每一位部屬的立場都不盡相同，主管必須站 在部屬的立場上 ，針對部屬當時的情況，適當地解說，才是真正構築 了與員工間的意見交流。 四、傳達的信息內容要具體易知－－意見交流的內容為了不使受 信者弄錯 ，要儘量使用清晰、具體的解說，尤其要不憚其煩地詳細 敘 明。舉例來說 ：如果主題是一件公文的內容。一定要先引述是某機關 或某公司的來文，說明來文的日期 ，以及曾經辦理的經過 ，用如此具 體的內容來傳達，則意見交流必定能夠達到成功。倘若再透過一些背 景資料 、數字 、圖 表之類加以輔助說明 ，其效果會更好。切忌以推己 之心 、度人之腹的傳達法，邇 來仍有大多數的主管 ，在傳達信息時用 這種方法，造成了前後矛盾 ，徒增部屬反感 。 五、保持良好的人際關係－－為了做好主管與部屬間的意見交 流 ，必須準確地打開意見交流的管道，如果主管與部屬之間，彼此在 談話時有隔閡，那就很難有效地達成意見的交流，所以說 ，預備一個 愉快的交談氣氛是非常要緊的。要是引發了對方的一種抗拒態度 ，雖 然是客觀的事實，對方也不會承認這是事實 ，一旦形成了這種反抗的 態度 ，要他撤回是非常困難的。也許這是主管過去的說話方 式