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精通Office 2007 第06章 编辑技巧与打印输出 在编辑书籍、手册等长文档时，为了快速查看到需要的内容，可以为文档创建目录或书签。Word 2007还提供多种审阅功能，如使用批注、使用字数统计等，帮助用户更便捷地编辑文档。本章将介绍使用Word 2007编辑长文档的相关技巧，以及文本编辑完成后的打印输出设置。 教学重点与难点 使用书签的方法 使用目录的方法 使用索引的方法 添加与编辑批注的方法 使用修订功能的方法 打印预览和设置打印功能的方法 6.1 使用书签 在Word中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格等对象的开始处，或者定位需要工作的开始位置和结束位置等。 添加书签 定位书签 使用Word 2007可以在文档中的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。 6.1.1 添加书签 显示添加的书签标记 在长文档中定义书签之后，可以使用两种方法来定位，以便快速查找到它。一种是利用“定位”对话框来定位书签；另一种是使用“书签”对话框来定位书签。 6.1.2 定位书签 6.2 使用目录 目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容，并很快查找到自己感兴趣的信息。 创建目录 更新目录 Word有自动编制目录的功能，用户可以把需要在目录中显示的文本条目设置为1级标题、2级标题或3级标题等。然后将插入点定位到要插入目录的位置，在“引用”选项卡的“目录”组中对目录显示的格式进行设置。 6.2.1 创建目录 当创建了一个目录后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标量和页码都有可能发生变化，因些必须更新目录。 6.2.2 更新目录 6.3 使用索引 在管理长文档时，索引是一种常见的文档注释方法。标记索引项的本质就是插入了一个隐藏的代码，便于查询。 标记索引项 创建索引 在Word 2007中，可以使用“标记索引项”对话框对文档中的单词、词组或短语标记索此项，方便以后查找这些标记内容。 6.3.1 标记索引项 显示添加的索引标记 在文档中标记好所有的索引项后，就可以着手进行索引文件的创建了。用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。Word 会收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。 6.3.2 创建索引 6.4 使用批注 批注是指审阅读者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。在上级审批文件、老师批改作业时非常有用。 添加批注 编辑批注 在文档中添加批注时，可以显示一个批注框，在其中输入内容即可。 6.4.1 添加批注 插入批注后，用户还可以对其进行编辑修改。 显示或隐藏批注 设置批注格式 删除批注 6.4.2 编辑批注 6.5 使用题注 在Word 2007中，插入表格、图表、公式或其他项目时，可以自动添加题注。 6.6 拆分窗口 当需要在一篇很长的Word文档的两个位置来回进行操作时，反复上下翻页显然不方便，这时可以使用“拆分”功能，将Word文档的整个窗口拆分为两个窗口，帮助用户达到快速编辑的目的。 在Word中用户可以使用快速定位功能方便地将插入点定位到某一位置。 6.7 定位文档 在Word中用户可以使用字数统计功能方便地统计某一段、某一页或某一篇文章的字数。 6.8 统计字数 日常办公中经常需要使用纸张传递文档信息，添加了打印机的计算机可以将这些文档打印出来。要使文档按照用户所设想的效果打印，则需要对打印选项和打印方式进行设置。 打印预览 开始打印 6.9 打印文档 单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“打印”|“打印预览”命令即可进入当前文档的打印预览状态，如图6-35所示。 6.9.1 打印预览 对文档的预览效果没有疑义后，即可开始打印。用户可以设置打印属性，管理要打印的文档。 在预览状态下实施打印 使用“打印”对话框实施打印 6.9