文件管理课程2014.ppt

文件管理 1、公文是由法定作者制成的 法定作者：指依法成立并能以自己的名义行使权利和负担义务的组织或个人。 （1）依法成立 （2）行使权利（3）承担义务 2、公文具有法定的权威和现行效用（区别于档案） 3、公文具有规范的体式和特定的处理程序 作用： 1、公文具有各种法规约束作用 2、公文具有领导指导与监督作用 3、公文具有联系和知照作用 4、公文具有宣传教育作用 5、公文具有凭证依据和工作参考作用 殷墟遗址 殷墟出土的甲骨文 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。 通报：适用于表彰先进、批评错误、 传达重要精神和告知重要情况。 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（逐级行文）同一问题请示与批复在组卷是应在一起。 批复：适用于答复下级机关请示事项。 （逐级行文） 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 第二章立卷 XX厅档案立卷类目 一、党群工作类 ⑴本厅党组会议记录、厅长办公会议记录 永久 ⑵本厅党组工作计划、总结等方面文件材料 永久 ⑶本厅党组、机关党委换届及成员任免有关文件材料 永久 ⑷ 本厅党员年报、党员花名册 永久 ⑸本厅党组行文 永久 ⑹本厅党组对科级干部成员的任免文件材料 长期 ⑺工会的有关文件 长期 ⑻机关党委年度性的联欢会类的文件材料 短期 二、行政管理类 ⑴本厅有关林地、林权、森林法规等文件材料 永久 ⑵本厅编制的机构沿革、大事记、基础数字汇编 永久 ⑶相关业务往来的请示、批复、报告等文件材料 长期 三、组织人事类 ⑴本厅关于人事工作的决定、规定、工作条例、组织简则、机构设置及撤并、名称更改、人员编制、启用印章等文件材料 长期 ⑵职工名册、干部年报 永久 ⑶本厅劳模、先进工作者奖励文件材料 ①全国以及省级以上的 永久 ②省级以下的 长期 ⑷本厅有关干部、职工的教育、培训材料 长期 ⑸本厅人员在对外活动中形成的文件材料 ①请示、报告、会议纪要、协议、协定、合同 永久 ②重要往来文电 长期 ③具体事务性文件 短期 归档范围的区分 区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。 （一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 （二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不