档案管理制度(文件记录控制程序).docxVIP

四川大智工程技术有限公司 档案管理制度第一章总则第一条 为加强公司档案工作业务建设，确保各类档案完整、准确、规范、安全，结合公司实际，制定本制度。第二条 公司档案，是指公司在生产经营活动中形成的，具有利用保存价值的各种文件、图纸资料等不同载体、不同形式的档案，包括文书档案、工程档案和会计档案。第三条资产公司综合部是公司档案管理归口部门，集中管理公司档案。第二章 档案管理职责第四条 公司商务部是公司文书档案的立卷归档部门，负责公司文书档案材料的收集、整理、立卷、归档等各项工作，对文书档案的齐全、完整负责。第五条 公司工程部是公司工程档案归档的立卷归档部门，负责公司工程档案材料的收集、整理、立卷、归档等各项工作，对工程档案的齐全、完整负责。第六条 资产公司财务部是公司会计档案的立卷归档部门，负责公司会计档案资料的收集、整理、立卷、归档、管理等各项工作，对会计档案的齐全、完整负责。第七条 事业部性质的职能部门，文书档案统一归属商务部整理归档，工程档案按公司档案管理要求承担收集、整理、立卷、归档等各项工作，对工程档案的齐全、完整负责。第三章档案材料收集第八条 文书档案归档材料收集及范围序号档案材料收集整理部门立卷归档部门1公司设立和变更的申请、审批、工商行政登记、各类证书、产权、产权界定以及企业终止、解散、合并、合资合作经营等方面形成的文件材料和实物（奖状、奖旗、奖章、奖杯、奖牌等）资产公司综合部资产公司综合部2公司股东会、董事会、监事会形成的文件资料资产公司综合部资产公司综合部3公司金融、税务、财务、审计和人力资源管理方面形成的文件资料资产公司综合部资产公司综合部4国家颁布与公司有关的需要执行的标准、规程、规定等文件资料业务部门商务部5公司自行发布的各项规章制度商务部商务部6公司总经理办公会议及重要专业会议形成的记录、文件材料商务部商务部7公司生产经营过程中形成的合作协议、合同、招投标、商务谈判、经济纠纷、诉讼仲裁等方面形成的文件资料业务部门商务部8声像材料（照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）、光盘、软盘、录音带、录像带）业务部门商务部9其他具有利用和保存价值的资料。业务部门商务部第九条 工程档案归档材料收集及范围序号档案材料收集整理部门立卷归档部门1产品研发资料（产品开发过程形成的全部技术资料）。业务部门商务部2工程施工及安装、调试资料（现场勘查资料、技术方案、施工方案、开工报告、安装及调试记录、整改通知书、工程概预算、决算资料、竣工资料、验收报告、赔付等）业务部门商务部3自购工程机械、设备、仪器使用说明书、试验报告、图纸、维修、检修等文件资料（二级档案）。使用部门商务部4基本建设（装修）材料资产公司综合部资产公司综合部5其他具有利用和保存价值的资料业务部门商务部第十条 会计档案归档材料收集及范围由资产公司综合部代行公司财务部职能，按会计档案相关规定执行。 档案材料整理文字类材料整理要求：1、归档材料必须是原件，要求内容齐全、完整，不缺页、无破损。2、需要审批的文件材料，审批人签字必须完整，签字栏不得空白。3、需要加盖印章的文字材料，用印必须清晰完整，不得缺印。4、按事件独立装订，事件涉及的各项材料按材料发生时间排列，须齐全、完整。第十二条 录音、录像等声像材料要经过编辑整理，按事件刻制成光盘或保持原录音、录像带，并附文字说明（时间、地点、事项）。第十三条 照片等影像材料要编辑整理入像册，按事件编写文字说明（时间、地点、事项）。第五章 档案材料立卷第十四条 按照年度、保管期限分类立卷，不能混装。文书档案和工程档案分类及保管期限表序号档案材料保管期限归类秘密1公司设立和变更的申请、审批、工商行政登记、证书、产权、产权界定以及企业终止、解散、合并、合资合作经营、上市等方面形成的文件材料。永久文书▲2公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料.永久文书▲3实物和声像材料永久文书4金融、税务、财务和审计管理方面形成的文件材料永久文书▲5经济纠纷、诉讼仲裁等方面形成的文件材料永久文书▲6总经理办公会议及重要专业会议形成的记录、文件材料长期文书▲7公司生产经营过程中形成的合作协议、合同、招投标、商务谈判等方面形成的文件资料长期文书8规章、规范、制度等文件材料短期文书9基本建设（装修）材料永久工程10产品研发资料（产品开发过程形成的全部技术资料）。长期工程▲11工程施工及安装、调试资料（现场勘查资料、技术方案、施工方案、开工报告、安装及调试记录、整改通知书、工程概预算、决算资料、竣工资料、验收报告、赔付等）长期工程12自购工程机械、设备、仪器使用说明书、试验报告、图纸、维修、检修等文件资料（二级档案）。长期工程备注长期（15-20年）、短期（5年） 盒装档案立卷要求：1、文书档案单件装订，科技档案按产品或项目组件装订