厦门乾照光电股份有限公司收发文管理制度.PDFVIP

厦门乾照光电股份有限公司收发文管理制度 厦门乾照光电股份有限公司 收发文管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范厦门乾照光电股份有限公司（以下简称“公司”）收发文， 提高收文速度和发文质量，根据《厦门乾照光电股份有限公司章程》( “以下简 称《公司章程》”)及其他相关规定，特制定本制度。 第二条 收发的文件包括但不限于：外部来函和公司内部上报、下发的各 种文件、资料（以下简称“文件”）。 第二章 统一收发与管理 第三条 公司应配置文件签发员，负责统一签收、发送，并登记文件。公 司人员外出带回的文件应及时送交签发员进行登记。公司各部门不得自行对内对 外发送正式文件。 第四条 签发员应设立“文件收发管理簿”（以下简称“管理簿”），对外 部来件、对外发件与内部流转的文件作分类编号登记。 第五条 “管理簿”应注明文件的文号、发件人、收件人、到达时间、密 级，以及其他重要事项。 第六条 所有来件与发件均需标上文件文号。属于公司级的文件，其文号 为“乾照[ ]年[ ]号 （收/发）”。属于公司部门级的文件，其文号为“乾照（部 门选一字）[ ]年[ ]号 （收/发）”。 第三章 文件的签收与分转 第七条 文件签发员在签收外部来件时应注意检查封口，如有文件开封、 撕毁，应查明原因，并在“管理簿”上注明。 1 厦门乾照光电股份有限公司收发文管理制度 第八条 对政府部门的来件，应核定文件的文号与机要编号，如有出入， 应立即报告该政府部门，并在“管理簿”上注明。 第九条 签发员根据文件内容和性质，及时将文件分送承办部门。重要文 件应立即呈送主管人员审阅批准后送承办部门申阅办理。如涉及若干部门会同办 理的文件，应同各部门联系后再分转处理。 第十条 各部门应设专人接收并妥善保管文件原件，设立文件清单，并及 时将其电子文档备份、存档。 第十一条 传阅文件应严格遵守传阅和保密规定，任何人不得将有密级的文 件带回家和公共场所，也不得将文件转借他人。 第四章 文件的发送管理 第十二条 公司内部上报、下发正式文件，均需由公司综合管理部审批。各 部门、分公司一律不得自行向上、向下发送正式文件。 第十三条 公司内部发文，应按照以下程序： （一）各部门需要发文，应事先向综合管理部提出申请，经同意后草拟文 件初稿； （二）文件初稿拟定后，拟稿人应填写发文稿纸首页，写明拟发文件的标 题、发送范围、印刷分数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级； （三）送交综合管理部，对文件进行审查和修改； （四）综合管理部审查修改后由拟稿人送交上级管理人员审查、签署； （五）交公司签发员统一编号、登记、打印、分发。 第十四条 公司对外正式发文，应按照以下程序： （一）由相关部门起草； （二）未涉及跨部门事项的文件，由相关部门经理审核；涉及跨部门事项的 文件，发文部门起草后，应先征求相关部门的意见，再经上级分管的管理人员审 2 厦门乾照光电股份有限公司收发文管理制度 核； （三） 呈交总经理批准； （四）交公司签发员统一编号、登记、打印、发送。 第五章 附 则 第十五条 本制度自公司董事会审议通过之日起生效，修改时亦同。 厦门乾照光电股份有限公司