十、会议仪.ppt

微型案例 为了回收商务会议讨论文本，秘书小刘设计了一个控制办法，所有讨论文本的每一页全部标示“未定稿讨论使用”，文件回收效果显著。 提示：回收文件是会后议题的重要内容，也是保守商业秘密的需要。 会议后 2、礼送客人 商务会议结束后，如果没有商务宴请，主人应将客人送至门口或车前，握手道别，目送客人离去后才可退室内。 微型案例 顾总经理应邀参加甲公司的商务会议，参加会议期间，顾总经理不幸染病，会议结束时都没有痊愈，甲公司老总安排秘书将顾总经理直接送回家中，顾总经理深受感动。 提示：每一位客人都要礼送，要根据每一位客人的实际情况有效礼送。 会议后 3、印发纪要 商务会议结束后，一定要及时印发会议纪要。会议纪要语言简洁，要围绕商务会议取得的成果叙写，对会议明确的合作意向要明确到合作期限，合作当事人和各方的权利义务等，纪要完成后要提交会议各方签字生效。 微型案例 甲乙两个公司达成了一个合作意向，甲公司秘书迅速拟写了一份会议纪要，经过甲公司老总签署后马上进行了印发，乙公司老总知悉后十分生气，终止了与甲公司的合作。 提示：商务会议的纪要必须各方同意，否则缺乏效力、影响实施。 会议后 4、致函答谢 商务会议结束后，作为训练有素的接待人员，应当以公司的名义，对每一位参与商务活动的人员及时致函表示谢意，并对会议召开期间的不足表示歉意。致函由老总签发，印制精美，并附有公司标识，这样可以展现公司对商务会议的慎重态度。 Your site here LOGO 第十讲 商务会议礼仪 会 议 会议是为实现一定的目的，由主办或主持单位组织的，由不同层次和不同数量的人们参加的一种事务性活动。 会议成为商务活动的有机组成部分之一。 商务会议活动的基本要素 1、会议人员 2、会议名称 3、会议议题 4、会议时间 5、会议地点 6、会议方式 7、会议结果 1、会议人员 (1)主办方，即会议主体是指主要策划、组织会议的人员。 [微型案例]会议主体成员 某年某月在北京人民大会堂举行的“中国企业兵法高峰论坛”，主办单位是《财富》杂志，承办单位是中国策划协会中国孙子兵法研究院，支持单位为中央军委、中央党校、军事科学院、国务院发展研究中心等，协办单位有北京亚太商盟咨询有限公司、北京中联智创文化发展有限公司等，合作单位是中央电视台经济频道（CCTV2）、中央电视台国防时空（CCTV7）。 (2)参加人员，即会议客体，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。 (3)其他相关人员，包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 1、会议人员 2、会议名称 会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等。 微型案例：会议名称 “湖北黄岗师范学院召开校企合作研讨会”只显示了内容和性质； “可口可乐（中国）饮料有限公司2007年销售会议”则显示了单位、时间和性质； “深圳开发科技股份有限公司第十七次（2008年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质和参加对象。 3、会议议题 商务会议的议题是根据会议目的来确定并付诸会议讨论或解决的具体商务问题，是商务会议活动的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。 微型案例：会议议题 8月23日方正集团在京召开了主题为“方正软件的全球定位”的第二届方正国际合作伙伴会议，整个会议就围绕“方正集团如何寻求发展之路”而开展。 2006年“亚太总裁峰会”的会议议题主要是 “繁荣亚太，创新为本”，与会嘉宾围绕高新技术产业、生产服务业、新能源业、制造业等当今世界经济重点产业领域的发展动态、发展思路及创新理念等话题进行讨论。 4、会议时间 会议时间是指商务会议的召开时间和会期两方面。 会议的召开时间，指的是会议什么时候开始和结束的时间节点。 会期通常是指会议期间聚会活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需要的时间段。会议可短可长，少则几分钟、十几分钟，多则数小时，几天，甚至十几天。 5、会议地点 会议地点是指商务会议召开的举办地，也可指举行会议活动的场所。 为了使会议取得预期效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小，交通情况，环境与设备是否适合等因素。 案例：沃尔玛首次全球董事会在中国召开 据报道，沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议是在中国深圳召开的。沃尔玛百货有限公司董事长罗伯特.沃尔顿说：“之所以把首次全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛有着双重意义。首先，多年来我们