2013111511215147769-江西新华发行集团有限公司.DOC

江西新华发行集团ERP系统运行管理操作要求（试行） 为加强发行集团ERP系统运行管理，规范ERP系统操作，提高ERP运行效率，根据目前ERP系统上线使用情况，现制定集团ERP系统运行管理操作要求如下： 一、ERP系统技术操作管理要求 1. 保证数据的准确性。遵循事实，准确地录入数据， 2. 保证数据的安全性。必须按系统指定的权限对ERP系统进行操作，严禁利用他人账户登录系统。 3. 保证数据的严肃性。严格按ERP系统业务手册的要求进行操作，不允许随意填写不规范的数据，不能随意更改手工、系统数据，操作人员要对数据负责，确保数据的准确一致，严禁重复录入数据或者单据。 4. 保证数据的及时性。当天的数据处理必须当天完成。 5. 保证数据处理的唯一性。当ERP系统数据处理同时有两人或两人以上持有（如数据统计，数据报表），互相协商后由一个人处理。 6. 操作人员要随时跟踪ERP系统的数据，发现数据异常情况应能够分析解决，解决不了的应提交集团信息技术部处理。 7. 系统基础数据的更改需要提交更改申请单，经部门、单位负责人批准，提请信息技术部统一更改。 8. 离开时应退出ERP系统，防止他人录入、修改、删除数据。 二、连锁经营分公司管理操作要求 （一）、商品资料信息管理 1. 连锁经营分公司根据供应商提供的商品信息，选择适合江西市场的商品，统一制作商品资料信息； 2. 连锁经营分公司品类采购中心业务员须在每周五统一汇总所分管的品类新品书目，提交品类采购中心主任审核通过后，于下周一统一上传至ERP系统。 3. 连锁门店报订的图书新品，经品类采购中心业务员审核后，提交给供应商由其提供相应的新书资料，并通过供应商平台录入，再由品类采购中心业务员确认形成征订单下发连锁门店进行报订，该项工作须在两个工作日之内完成。 （二）、供应商管理 1. 连锁经营分公司根据供货协议与供应商进行谈判，签订供货合同后，经审核批准在系统里录入合同信息及相关供应商信息。 2. 连锁经营分公司采购人员要按年度对供应商进行资质、档案信息、价格信息及其他相关信息的收集和评审工作。 （三）、客户管理 1. 由连锁经营分公司根据供货协议与各分公司签订连续经营合同，签订供货合同后，经审核批准在系统里录入相关客户信息。 2. 连锁经营分公司连锁管理中心每年要做好客户满意度调查，对存在的问题和合理的建议及时进行改进、回告，并将其作为对相关人员工作业绩考核的一项重点内容。 （四）、采购管理 1. 由连锁经营分公司根据客户需求进行汇总，有库存产品的转物流系统进行现货配供，并进行出货处理。缺货部分依据客户采购需求，按照与供应商签订的合同进行采购，同时根据商品的销售情况适当备货，并把采购相关信息回告客户。 2. 日常备货时，采购人员应根据品类采购中心人员的采购计划，拟定采购订单，并在两个工作日内完成报订工作。 3. 当日15点前收到的客户订单需在一个工作日内报供应商，若不够件数应及时报品类采购中心人员进行凑件，并跟踪采购订单的执行情况。 4. 越库采购管理，连锁门店要求越库的品种必须是客户急需现货品种，连锁经营分公司备货无法满足，且通过连锁经营分公司转发不能按时到达门店的商品，方可办理越库直发业务。 对于办理越库执法业务的商品，一律不能退货，且须在一个月内与连锁经营分公司进行财务结算。 （五）、收货管理 1. 连锁经营分公司根据采购订单进行到货验收。验收应根据到货的品种关联客户采购需求，形成物流系统的到货分发单，再转物流系统进行分发处理，待物流系统处理完毕后，形成收货差异单并回告供应商。 2. 当出现收货差异时，连锁经营分公司应根据系统形成的收货差异单定期对供应商回告，并进行对账处理。同时，连锁经营分公司应定期对相应差异单进行汇总统计，并告知供应商，以监督供应商保障发货质量。 （六）、退货管理 1. 品类采购中心业务员应根据连锁门店销售情况及品种动销率，或供应商提出的退货请求，及时清退滞销、过期和其他原因需要退货的图书品种。其中教辅类图书一年不少于两次，其他一般图书一年不少于一次，请退计划须报分管的品类采购中心主任审核备案。 2. 由连锁经营分公司根据产品销售情况及库存情况，由品类采购中心管理人员生成退货单转至物流系统进行出货处理，并把退货相关信息通知供应商。 3. 退货差异管理。供应商应根据连锁经营分公司退货单，及时进行退货验收处理，并回告差异，否则视同退货无差异；差异回告后形成ERP系统的退货差异单，相关对账人员应及时进行账务处理。 三、分公司的管理操作要求 （一）、报订管理 1. 分公司向连锁经营分公司日常采购添货时，为了便于物流公司的快速处理，在系统里做订单时应尽量集中做单，单张订单必须够件（码洋达1200元以上）。 2. 快件只针对客户订书。在快件到货3天之内，连锁门店