秘书综合9张.ppt

综合 秘书工作机构 沟通与协调 人际关系 日常事务 文书处理 会务 【案例引入】 办公室的分合 某党校党委办公室和校长办公室原来是两套班子，后来党委书记退休，原校长兼任了党委书记，为了让秘书部门提供所谓“一元化服务”，通过必要的程序将党委办公室和校长办公室两个秘书机构合二为一，改名“××大学办公室”。但是三年以后，该校主要领导调整，新一届党委书记和校长又分别由两个人担任，于是校领导又决定将秘书部门分为党委办公室和校长办公室两个秘书机构。 第一节 秘书工作机构的发展历史 一、古代的秘书机构 二、我国近代秘书机构发展 三、我国现代秘书工作机构发展 第二节 秘书工作机构的地位和性质 一、秘书工作的地位 二、秘书工作机构的性质 第三节 秘书工作机构的设置 一、秘书工作机构的设置原则 二、秘书工作机构的名称与组织形式 三、秘书工作机构的设置现状 第四节 秘书工作机构的职能和工作要求 一、秘书工作机构的职能 二、秘书工作机构的工作原则与要求 三、秘书工作机构的群体管理与组合 第四章 沟通与协调 教学重点与难点 重点 沟通与协调的基本步骤与方法； 沟通与协调的原则和技巧； 难点 沟通与协调的方法与技巧； 案例分析： 技能训练。 第一节 沟通概述 沟通的概念及重要性 1、沟通的概念 3、沟通的过程 包括信息发送者、信息、信息在通道中传递、信息接受者、沟通障碍、反馈等，其传递结构见图。 沟通过程结构图 4、沟通的类型 1)横向沟通 2) 纵向沟通 3）团队沟通 4）跨文化沟通 5）网络沟通 5、沟通常用方法 1）文字形式 报告、电子邮件、 传真、信函等。 2）口语形式 电话、谈话、采访、 会议、讨论会等。 3）非语言形式 空间沟通、衣着 沟通、举止沟通。 6、有效的沟通 1）有效倾听的方法 ①倾听的层次 ②倾听的技巧 ③影响倾听效果的障碍 2）有效表达的内容 ①为什么我们要提问。 ②提问的类型。 ③如何有效地提问。 ④如何自信地提出要求。 ⑤如何礼貌地拒绝要求。 3）有效沟通的气氛创造与推动技巧 ①融洽气氛的创造 ◆营造共同感。 ◆敏锐地把握沟通时的种种状况。 ②推动的技巧 ◆回馈、提议、推论、增强。 4）有效沟通的原则 ①可信赖性 ②一致性 ③内容的针对性 ④明确性 ⑤持续性与连贯性 ⑥渠道选择的适当性 ⑦接受者的接受能力 5）克服沟通中的障碍 ①运用反馈 ②选择最恰当的沟通渠道 ③知彼知己 ④简化语言 ⑤倾听 ⑥控制情绪 ⑦注意非语言暗示 ⑧实际沟通练习 缺乏自信，主要由于知识和信息掌握不够 对于重点的强调不足或条理不清楚 不能做到积极倾听，有偏见，先入为主 按自己的思路去思考，而忽略别人的需求 准备不足，没有慎重思考就发表意见 失去耐心，造成争执 人的记忆力有限 时间不足 情绪不好 判断错误 语言不通 沟通注意 提问的禁忌 不要问对抗性问题； 不要在任何时候都提问题而 不看时机； 不要问显示自己精明的问题； 不要中断别人的话题，去提 自己的问题。 第五章 秘书人际关系 【知识要求】 1、了解秘书人际关系的重要性； 2、秘书人际关系处理的方法及技巧； 3、掌握不同人际关系的协调程序和方法。 【能力要求】 作为秘书能正确处理与领导、同事及群众的关系，有的放矢，做好各项工作。 不会说话的打印机 李明在一家食品加工厂的包装车间里当管理人员，马丽是车间里贴标签的工人。马丽刚犯了一个严重错误，包装流水线上的产品换了，却没有换上相应的标签，李明找马丽谈话。 李明：“你怎么可以让这种事发生？我早就跟你说过了，而且要你特别当心。” 马丽：“当时我以为换流水线上的产品，我会从打包者那里得到这个消息，可他什么也没对我说。” 李明：“这不是我当时的意思，我说‘打包者’，指的是打包机，当产品换线时，他们红线就亮了。” 马丽：“我想我大概误解了你的意思。不管怎么说，那天你跟我说这件事时，我为母亲急得要命，她正在医院里动手术，我真没想到，标签贴错了会惹下那么大的麻烦。‘ 第一节 秘书人际关系概述 一、秘书人际关系的含义 （一）秘书人际关系的