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造型艺术学院第十届学生会干事文秘培训 目录 对秘书基本素质的要求 1 对文秘素质的要求 2 计划、总结的要求 3 一 二 三 活动计划、部门工作计划的写法 活动总结、部门工作总结的写法 小结 一、对秘书基本素质的要求 介绍他人时要注意：一般是将主人介绍给客人，将身份低、年轻者介绍给身份高者和长者，将男子介绍给女子。介绍时，双方应起立，长者和身份高的女士可例外。 一、自我介绍和介绍他人： 二、称谓： 职务称：即以其职务相称，如“李书记”、“雷院长”、“郑老师、王老师”、“魏主席”等。在不清楚姓氏的情况下，可直接称呼其职务，如“书记”、“院长”、“老师”、“主席”等等。 代词称：“您 ”、“他”等。 平级间的尊称：“师哥（姐）”、“学弟（妹）”、“同学”等，切忌以“唉”、“那个人”等不尊重的称呼。 ★交谈时的态度：真诚、庄重 秘书在与领导及学生会各成员交谈或是开会时与人聚谈，态度要庄重真 诚，不能傲慢；不能冷漠，冷漠会降低别人对秘书处乃至整个学生会的好感 度；不能太随便，也不能慌乱，慌乱会给对方留下不诚实、不成熟的感觉， 从而使对方产生不信任感；更不能唯唯诺诺、卑躬屈膝，否则会降低本部门 的威信。 3.交谈的艺术： 一、对秘书基本素质的要求 ★交谈时的表情：大方、自然 秘书在与人交谈时，神情要自信、大方、自然，不能忸怩腼腆，不要惊 慌失措，不要心不在焉，不要时时看表，避免打哈欠伸懒腰以及其他不雅观 的小动作。 一、对秘书基本素质的要求 ★交谈时的目光：坦率、诚实 与人交谈时要坦诚的注视对方的眼睛，切忌左顾右盼、躲躲闪闪，不要 惶惑不安，更切忌居高临下。 ★交谈时的距离： 礼仪角度来讲一般保持一两个人的距离最为适合。这样做，既让对方感 到有种亲切的气氛，同时又保持一定的“社交距离”，在常人的主观感受上， 这也是最舒服的。 ★交谈时的语速、语调和音量： 交谈中陈述意见要尽量做到平稳中速。在特定的场合下，可以通过改变 语速来引起双方的注意，加强表达的效果。一般问题的阐述应使用正常的语 调，保持能让对方清晰听见而不引起反感的高低适中的音量。 一、对秘书基本素质的要求 4.工作原则： 1．尊重自己和他人 一个人必须自尊、自爱，要尊重自己的人格，尊重自己的独立性和自 主权。但是，自尊不是虚荣，不是清高自负，在工作中也要尊重他人的人 格、意见和权益等等；只有这样才能赢得他人的尊重。 2．信任但不盲从 应以诚信待人，要“言必行，行必果”，时时按“合理而可能”的原 则办事，对待工作不草率，遇事多问“为什么”，多想想自己的工作。 3．谦虚但不虚伪 谦虚随和是一个秘书做好自己工作的基础。要多向周围的同事学习， 这样才能不断丰富自己的头脑，使各项工作能够顺利开展。 一、对秘书基本素质的要求 4．老练但不世故 老练是工作成熟的标志，秘书应该在最短的时间内让自己成熟起来， 才能应对好各项工作。一个老练的秘书在待人接物时严肃谨慎但不拘谨怯 懦；与人相处时落落大方，办事干练得体但不圆滑世故。 5．宽容但不失原则 秘书在与自己的同事接触时要用一个宽容的心去对待，包容别人的小 缺点，但是又要有自己的原则，对于一些原则性的错误和问题要坚决地指正。 6．热情但有分寸 在工作中与人交往时要热情坦诚但有尺度、不搞不正之风、不牟私利、 不做违反校规校纪和学生会章程的事情。 一、较高的文字水平 秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大 量的文字工作。所以，秘书人员必须具备扎实的文 字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要 掌握一定的写作规律。 二、对文秘素质的要求 2 3 4 5 1 二、对文秘素质的要求 1 3 4 5 2 ?二、较强的组织能力 根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类会议和活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。 二、对文秘素质的要求 1 2 3 4 5 三、较好的人际沟通能力 秘书最重要的职能是上传下达，当老师和同学之间的沟通有障碍，甚至影响到学院，秘书应该用沟能的艺术，化解两者之间的尴尬和猜疑， 二、对文秘素质的要求 1 2 3 4 5 四、较全的文化知识 作为一名学生学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，对工作也有所帮助。 二、对文秘素质的要求 1 2 3 4 5 五、高效的工作能力 能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的