新员工办公设备、办公用品配置标准及使用管理规定.doc

新员工办公设备、办公用品配置标准及使用管理规定 目的： 为了使新员工尽快拥有好的办公环境，尽快投入到工作中。 范围： 本规定适用于公司新入职员工 三、 规范内容： （一）办公家具、设备配置标准： 1、普通办公椅1个；普通办公桌1个；三层抽屉柜（限职能部门）1个；台式电脑1套；办公电话公用。特殊需求上报主管领导批准后，由资产管理部门根据需要统筹配置。 2、按照标准配置的办公家具、设备进行固定资产登记表登记后不得随意变更，如有变更部门资产，管理员必须进行部门资产登记表变更，并上报资产管理部门。 （二）办公用品配置标准： 1、办公用品分级管理： （1）员工通用办公用品：指公司所有员工根据工作需要均可以领用的办公用品，例如：签字笔、普通记事本、签字笔芯、橡皮、记事贴等易消耗的办公用品。 （2）部门专用办公用品：指责任部门才能领取的办公用品，如：复印纸、收据等。 （3）部门共用办公用品：指各个部门可共同使用的办公用品，如：钉书器、计算器、打孔器等。 （4）办公用品：是指支持工作和业务开展所需的文具类物品，只针对该项进行发放。其他用途所需要使用办公用品时，由需求部门向行政部进行申请，行政部只负责代购，费用由需求部门支付。 2、领用和配置： （1）员工配备标准：签字笔、普通记事本。新入职员工由该部门助理协助到行政部领用“员工通用办公用品”，特殊岗位可依据工作需要申领其它办公用品，需获得本部门经理和行政部经理审核批准。 （2）所有领用的办公用品数量均为一个单位，耐用品更新时以旧换新，非人为损坏需以坏换新，丢失责任自负。 注：办公用品领用时，需填写办公用品领用登记表，详见附件一。 （三）办公家具、设备的申领流程； 1、职能部门新员工报到或其他原因需添加配套办公家具、设备。 2、由各职能部门资产管理员填写资产调拨单报部门主管经理。（详见附件二） 3、职能部门主管经理对资产调拨单审核后报资产管理部门。 4、资产管理部门对使用需求进行审核。 5、资产管理部门确认资产库存有无库存实物（如无库存进入采购程序）。 6、如有库存，调拨资产库存发放出库（出库单据填写，固定资产登记表记录变更）。（详见附件三） （四）办公家具、设备的维护、报修和报废；（详见附件四） 办公家具、设备的日常维护由使用人员和使用部门负责。 办公家具、设备的检查和修理由资产管理部门负责。 办公家具、设备如出现故障和损坏，使用人和使用部门应填写资产维修申请单报资产管理部门进行维修登记。 资产管理部门对报修的的办公家具、设备进行检查，确认损坏原因、维修项目和维修预算报批后进行维修。 资产管理部门确认无维修价值的办公家具、设备应填写资产处置表经审核后做相应报废处理。 办公家具、设备报废后应在固定资产登记总表和部门资产登记分表作相应变更记录。 （五） 办公家具、设备维修费用的支付责任； 办公家具、设备的损坏责任确认由行政部和技术部负责。 正常使用损耗需要修理费用由行政部和技术部纳入正常维修成本。 如属人为损坏相关维修费用由当事人按照50%比例支付。 如查实属于故意破坏办公家具和办公设备的行为对当事人处以维修成本2倍的罚款。 如因产品质量问题造成损坏，行政部资产管理部门通知相关供应商进行处理。 附件一： 办公用品领用登记表 　 日期 名称/规格 数量 单位 签字 备注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 附件二： 资产调拨单 年 月 日 固定资产名称 规格型号 资产编码 调出部门 使用人 调入部门 使用人 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 调拨原因 　 调出部门意见 　 资产管理部门意见 　 财务部门意见 　 调入部门签收 使用人 　 负责人 　 注明：本表一式四联，财务部门、调出部门、调入部门、资产管理部门各一联。 附件三： 出 库 单 收货单位： 年 月 日 编 号 种 类 产 品 名 称 规 格 型号 出库 数量 单 位 单 价 成本总额 备 注 合 计 负责人： 记账： 收货人： 填单： 附件四： 维 修 申 请 单