企业办公自动化现状及发展趋势.doc

企业办公自动化现状及发展趋势当今世界，以计算机技术、通信技术为核心的信息技术正以前所未有的速度向前发展，它给予科学技术、经济和社会各方面的巨大的推动力，将信息技术广泛应用于社会生产、经营以及生活各方面，使其尽快转化为生产力，为人类造福，成为当今社会各个领域研究开发的重点问题。改革开放以来，尤其是中国加入WTO以后，伴随着企业走向市场、融入国际大环境的趋势日渐明显，企业办公自动化程度不断提高，企业办公自动化就成为企业提高办公效率、节约成本、开拓市场、科学决策的必由之路。 一、企业办公自动化（OA） 办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一 门综合性技术。其发展过程分三个阶段。一是以数据处理为中心的传统办公系统。 它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统以结构化数据为存储和处理对象强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把1T技术引入办公领域。提高了文件管理水平。二是以工作流为中心的办公自动化系统。 这一时期的办公自动化实现了以工作流为中心。这种方式彻 底改变了早期办公自动化的不足之处。以E一MAIL、文档数据库管 理、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。第二代办公自动化系统 包含了众多的实用功能和模块它以网络为基础。实现了对人、对 事、对文档、对会议的自动化管理。 三是以知识管理为核心的办公自动化系统。 第三代OA的核心是知识管理。知识管理是一个系统工程目标，是帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。 当前国内各大多数企业都已经建立各种各样的办公系统，但从应用现状及需求来看，企业现有OA系统存在一些共性问题，主要表现在以下三个方面： 1.一个企业的各个部门之间由于种种原因导致部门间完全或者部分孤立，无法达到信息流动的目的。虽然从理论上说，企业OA发展到第三阶段就可以打破这种局限性，但是国内大多数企业达不到这个阶段。 2.一些企业OA系统难与企业其他业务系统紧密集成。企业内部各业务系统相对独立，数据不一致，信息共享度不高，不便于统一管理。 3.企业对OA了解停留在表面。忽视了办公自动化的发展必须依赖于管理基础和信息累积的基础，技术只是企业OA的一种手段，只有对管理及业务充分了解，才会使OA发挥极致。 二、企业办公自动化（OA）的发展趋势 全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势，办公自动化的发展到现在已经不是简单地以文档数据为其处理中心的传统办公自动化。传统办公自动化系统最大特点是，应用基于文件系统或关系型数据库系统，以文档数据为存储和处理对象，强调对文档数据的计算和统计能力。但是，缺乏对于协作型工作的处理能力，而办公过程主要是群组协作过程，如收发文、日常报销流程等。因此，此种办公自动化系统的“自动化”程度是有限的，将被逐步过渡到以知识管理为核心的新一代办公自动化。 办公自动化技术的发展主要包括以下几个方面: 1.办公自动化设备的提升。随着计算机技术和通信技术的飞速发展，使办公自动化设备的性价比大幅度提升，从而有利于该技术的推广和新设备产生。2.系统集成技术。由于当今计算机系统的开放性、兼容性，使办公自动化软件和硬件集成更加方便。 3.多媒体技术。20世纪90年代发展成熟起来的多媒体技术，及声音、文字、图形、图像、动画、音乐和视听技术于一体，必将给办公自动化技术的发展带来新突破。 4.现代化通信技术。计算机远距离通信的应用，发展了数据通信技术，逐步完善了计算机网络通信，这种通信系统称为基于计算机的信息通信系统。自从国际化标准组织制定开放系统互联的参考模型后，使用这个通信协议，有利于异种机的互联，使计算机网络通信技术得到进一步发展，并为单机办公自动化系统扩大成网络化、一体化的办公自动化系统通信体制提供了条件。 三、企业办公系统如何做好流程管理 OA办公系统最核心的功能之一在于流程管理，这是目前业界公认的说法。事实上，如今的OA办公系统并不是简单的办公自动化，而是强调多人多部门的协同办公，也就是有关联的办公。而有关联的办公自然是通过流程管理来实现。对用户来说，判断一个OA办公系统是否给力，很大程度上在于它的流程做的是否人性化、是否细致、是否更贴近使用。 众所周知，OA办公系统最根本作用就是解决多人员、多部门间的高效协同办公问题，而这个工作正是通过流程管理来完成的，流程管理贯穿整个OA办公系统，也正因为强大的流程管理，OA办公系统才能够真正实现解决信息孤岛，打破部门壁垒的作用。作为OA办公系统领域的领军企业，万户对于流程管理有着深刻而独到的理解。在万户看来，企业要想拥有高效的工作流，就必须在引进OA办公系统时注意以下几点： 1.对业务和管理进行流程梳理。目前大部分OA办公系统是以办公事务