公司秘书和公司治理.docVIP

公司秘书与公司治理 郭富青 西北政法学院 教授 　　 　　关键词: 公司/秘书/治理/董事 　　内容提要: 公司秘书是公司营运过程中不可缺少的高级管理人员。公司秘书不仅是公司治理的守门人，而且在公司与其成员之间，公司内部各组织机构之间的关系协调中发挥着桥梁作用。国外公司法中的秘书有着十分宽泛的权力，已超越我国传统观念中秘书的概念。然而我国公司中的秘书仍然囿于传统的观念，其地位和职责远未法律化，抑制了其在公司治理中应有的作用。因此，需要从立法的高度对公司秘书进行角色定位，使其成为公司的法定机关。 　　英美国家的公司立法均要求公司设立秘书一职，负责处理公司文书的日常行政管理工作。我国上市公司也仿照这种体制引入了秘书职位。然而，秘书应居何种地位，其权利、义务和责任如何界定?秘书与公司其他高级管理人员应保持何种关系?诸如此类的问题，无论是在我国的立法或是理论研究领域均不十分明了。因此，借鉴外国立法和实务方面的经验，吸取其理论研究的成果，加强我国公司秘书的理论研究，完善我国秘书法制，对我国公司治理的科学化必将产生重大的现实意义. 　　一、 公司秘书的性质、类型与任职资格 　　《现代汉语词典》将秘书定义为“掌管文书并协助单位或机关的负责人处理日常工作的人。”公司秘书在国外是公司内部的法定机关，秘书除了掌管文书和协助负责人处理日常事务，这些传统的职责外，往往还被法律、公司章程赋予代表公司的权利和更加广泛的权利。此外,与公司秘书不同的是，有许多单位和机关的秘书并非法定机关，而是任意机关。秘书的职责是确保公司的业务活动符合公司法令和公司章程的规定。 [1](p157) 受任公司秘书的人是公司的高级管理人员。然而，秘书与公司之间权利义务关系的法律纽带是服务合同或雇用合同，因此，从这层关系而言，秘书又是公司的雇员。秘书并不是公司独立的机关，它是公司董事会下设的辅助行政管理机关。秘书的就任不仅要经董事会任命，而且从理论上而言其权利来自董事会的授权。公司的管理与控制主要仰仗于董事会，而设置公司秘书的目的则在于协助董事会处理公司的文书和日常行政管理工作。国务院证券管理委员会、国家体制改革委员会 [1994]21号文《到境外上市公司章程必备条款》第96条规定：“公司设董事会秘书。董事会秘书为公司的高级管理人员。”中国证券监督管理委员会1997年12月6日发布的《上市公司章程指引》第113条同样规定了董事会秘书是公司的高级管理人员，并特别强调秘书须对董事会负责。另外，国家经贸委、中国证监会 [1999]230号文《关于进一步促进境外上市公司规范运作和深化改革的意见》要求保持公司高级人员的稳定，提高公司高级人员素质，其中明确指出高级人员包括董事会秘书{1}。 　　除了设一名秘书外，公司还可以根据秘书事务的实际需要设助理秘书或副秘书(代理秘书)。秘书事务量大的公司还可以设多个地位相同的秘书，共同执行秘书事务，称为联名秘书(或共同秘书)。公司设有助理秘书或副秘书的，当秘书出现空缺或因其它任何原因秘书不能履行职责时，均可由助理秘书或副秘书处理任何本应由秘书处理的事务{2}。《香港公司条例》第154(3)条规定：“如秘书职位悬空或因任何其他原因以致没有能够执行事务的秘书，则规定或授权由秘书或向秘书作出的任何事情，均可由助理秘书或副秘书或向任何助理秘书或副秘书作出。如没有能够执行事务的助理秘书或副秘书，则可由董事就一般或特别情况而就此授权的任何高级人员作出，或向任何高级人员作出。”公司设有联名秘书的，依照法律规定他们的职权是共同的，因此，他们必须共同执行事务{3}。例如，签发通知。然而，如果公司有意使联名秘书既能共同执行事务又能对某些事务分别地执行，为确保其行为的有效性，公司章程应作出明确的授权，或记载于董事会任命他们的会议记录中。 　　《美国模范公司法》对秘书的任职资格没有作出明确的规定，只是规定这一职务不能被兼任，而《特拉华州公司法》则规定秘书一职可由他人兼任。 [2](p244) 英国1985年公司法则对秘书的资格作出了明确的规定。该法第283条曾明确规定：每一个公司必须设一名秘书。这一条属于强制性限制性条款{4}。对秘书的基本要求是：(a)公司的独任董事不得兼任秘书{5};(b) 一个已成为公司独任董事的社团法人不得担任公司秘书;(c) 同样，被禁止作为独立董事的公司，或已成独任董事的社团法人不得再担公司任秘书。“这丝毫不妨碍一个公司成为另一个公司的秘书，并且通常上市公司委任专业商行或公司作为他们的登记注册和股份转让的代理人，从而也就成为它们的秘书。” [3](p748) 此外，1989年的英国公司法第27(1)条也严格禁止任命已担任公司审计员的人兼任公司秘书。在公众公司方面，1985年的公司法第286条强制性地将董事的责任规定为：确保秘书是一个能够体察到其有