(中职礼仪规范教程）第五单元会议礼仪.ppt

第五单元 会议礼仪 目录 第一节会议的准备工作 第二节参加会议的礼仪常识 第三节展览会礼仪 第四节座谈会礼仪 第五单元 目标透视 1.熟悉会议的准备工作。 2.了解会议的流程。 3.掌握参加会议时应注意的礼节。 4.了解展览会的基本知识。 第五单元 第一节 会议的准备工作 一、会议前需要注意的问题 在会议前的准备工作中，我们需要注意以下几个方面。 （1） 会议开始时间、持续时间。你要告诉所有的与会人员，会议开始的时间和将持续多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。 （2） 会议地点确认。即会议在什么地点召开，要注意会议室的布局是否适合这个会议。 （3） 会议出席人。以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人员来参加，公司内部谁出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。 （4） 会议议题，就是要讨论哪些问题。 （5） 接送服务、会议设备、资料、公司纪念品等。即根据这次会议的类型、目的，准备哪些所需的物品，如纸、笔、笔记本、投影仪等，是否需要准备咖啡、小点心等。 第五单元 二、会议前的具体准备工作 在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上包括四个方面。 1.会议的筹备 举行任何会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称），这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等落实到相关部门或人员。 第五单元 2.通知的拟发 按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它包括由会议的主办单位发给所有与会单位和全体与会者的书面文件，还包括向有关单位或嘉宾发出的邀请函件。基层办事员在这方面主要应做好两件事： 其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整、规范。 其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。 3.文件的起草 会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。 第五单元 4.常规性准备 负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。 (1) 做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择，会场的桌椅要根据需要做好安排，开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。 （2） 与外界搞好沟通。例如，向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。 （3） 会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具等，还需要补充、采购。 第五单元 第二节 参加会议的礼仪常识 一、会议就座礼仪 如果有从其他国家的其他公司来的代表，座位安排应该是那个公司的高级代表，坐在长会议桌的中间，您的公司的高级管理人员坐在他们的对面，双方公司的职员坐在自己公司高级管理人员的两边，而会议桌的两端会空着。如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等着服务人员将自己引导到座位上去。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。主席两边的座位是为参加公司会议的客人和拜访者，或是高级管理人员、助理安排的，以便助理能帮助主席分发有关材料、接受指示或完成主席在会议中需要做的事情。 　 通常客人坐在面对门口的座位上。 　　座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排，业务会议一般不应区分性别。 第五单元 二、礼仪人员与会礼仪 礼仪人员参加会议时应懂得并遵守必要的礼仪，否则会影响公司的形象。与会礼仪有以下七个方面。 （1） 参加会议的礼仪人员应服饰得体、举止大方、用语礼貌、热情开朗、尽职尽责。 （2） 在会议进行过程中，不能只顾自己一人发言，要顾及参加会议的全体人员。当然，做报告、发布命令这一类会议除外。发言一定要简单明了，不能啰嗦，浪费别人的时间。 （3） 在别人发言时，随便打断其讲话，是非常失礼的行为。可在其发言过后，提出自己的见解 第五单元 （4） 不能在会议中间随便离开会议室。当会议进行过程中有来访者或须接听电话时，当事人应先与会议主持人打个招呼，然后离开会议室。打招呼不妨用耳语或便条等形式，以不引起大家的注意、不影响会议的进行为原则。离开会议室后，应尽快简单地处理此项事务，并及时返回参加会议。 （5） 了解会议的性质，以正确地应付，在会议上的表现才能恰到好处。表决性质的会议，要求与会人员在对议题发表赞成或反对的意见时，态度要明确，不能含糊，不要给大家留下毫无主见、没有工作魄力的印象。讨论问题的会议，应积极地参与讨论，畅谈自己的意见。如果不发言，就会给人留下消极的印象。学习性质的会议，应积极主动地参