浅论人事档案管理重要性.docVIP

浅论人事档案管理重要性摘要：人事档案是一种重要的信息资源,管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用，本文着重探讨人事档案管理工作中存在的问题和建议。 关键词：人事档案 管理 建议 0 引言 在人们的工作生活中，档案的确扮演着重要的角色。它既证明现在很多人误认为人事档案没用，要不要都可以。又可以充分发挥人事档案的重要作用，在现代劳动用工管理中，人事档案的作用体现为：人事档案管理部门可以据此为职工缴纳社会保险（养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险和生育保险）；职务晋升、工资调整；提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害、特繁工作的年限推算提前退休年龄；出具与人事档案有关的证明材料等等。加强人事档案管理对提高人事工作的效率和质量具有重要意义和作用。对人才资源开发起着重要作用。 1 当前人事档案管理中存在的不足 近年来我们单位根据组织部门的要求，对本单位的人事档案进行了清理装订，更加体会到了人事档案的重要性，同时也发现了档案工作中存在的不足。 1.1 对此项工作认识上不到位。主要是对人事档案管理工作的认识方面存在误区，感觉到人事档案管理工作不是单位的主要工作，而只是一项普普通通的事务性保管工作，做到不泄密、不丢失就行，能方便查档，能应付调动就可以。因此平时对档案工作人员关心较少，对这项工作缺少过问。从根本讲，是没有将这项工作列入领导工作的议事日程。正因为此，平时对档案工作不作安排研究,档案工作方面遇到的困难和问题得不到及时有效的解决, 工作人员、工作经费、工作场所均得不到很好的保障。在这样的情况下，说做好档案工作只能是一句空话，搞好档案管理也只是纸上谈兵。因此，提高单位领导对档案管理工作的重视程度，是做好这项工作的关键一环。 1.2 专业人员管理水平不高，缺乏先进的管理手段与管理方法。由于各级档案管理部门对人员专业知识的培训缺乏安排及组织，档案部门新手多，业务不熟，对档案材料的归档、收集、整理、装订等一些具体的业务都不够熟悉和了解，对做到档案管理工作的规范化、现代化感到无从下手，导致管档人员工作频繁变动，加上这些档案管理人员身兼数职，对档案管理工作的时间、精力均无法集中，这就使单位档案管理一直停留在多少年以前的落后水平上。在档案管理的方法与手段上也是比较陈旧的，如档案的调阅时，依旧采用原始的手工操作方式，因为需要反复调用原件，加之阳光的多次照射，造成字迹褪色、纸张发黄变脆等现象，严重影响了档案的完整与安全。 1.3 投入经费不足，硬件设施不够。档案室不标准、不规范。由于办公条件所限，没有专用档案室、档案柜、“六防”(即防光、防火、防潮、防有害气体、防虫、防盗)设备不完全配套，在各种条件受限下导致档案材料霉变、虫蛀，影响了档案的美观、整洁、完整。 1.4 档案材料的收集缺乏力度。因收集归档制度不健全导致管理人员执行不严，档案材料收集工作不全面、不及时，收集的内容就更是参差不齐，比如工资、考核类材料，有的在其他单位由于没有按时归档，管理员保管不善的，此些材料也无从查找，根据档案达标要求，此类材料每年必须存在并且要连续，现档案管理人员只有向相关部门大概了解当时状况后重新补齐，这样以来，给人以千篇一律的感觉，如考核、鉴定材料多是套话，没有体现个性特点并准确反映每个人的真实情况。这些都降低了档案的利用率，严重影响了档案的质量。 2 对目前人事档案管理的几点建议 2.1 升华认识，加强领导。单位从上到下，各层领导与档案管理人员都应充分认识加强新时期档案工作的重要意义，切实增强做好档案工作的紧迫感和责任感，进一步加强对这项工作的领导，切实把它列入一级班子工作的议事日程。部门领导更应十分重视人事档案管理工作，应注意加强对档案管理的督促，指导、检查等工作，随时发现问题随时解决。 2.2 重视加强档案管理的基础性工作。单位在档案管理工作所需经费上应舍得投入，年初要做好预算，尤其对档案信息化建设、档案的保护、维护和抢救等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；按要求、要按标准建设好规范化的档案室、档案柜、空调、电脑、复印机、监控器等设备，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，做好汛期档案防潮工作，对相关设备检修、维护工作，有效控制档案库房温湿度，确保档案的妥善、安全保管，要增强现代化意识，与时俱进，提高档案管理信息化水平，保证档案的安全利用，防止档案资料的损坏、丢失和档案信息的失、泄密。 2.3 落实档案管理人员专人专职，提高人员素质，落实管档人员待遇。按照《干部档案工作条例》规定，人事部门要高度重视档案工作干部队伍建设，注意挑选责任心强的党员干部负责档案工作，加强对其