《商务写作》大学文化教育文献.pdfVIP

第一节　　商务写作 的 目的在于信 息的交流 商务文书是应用文 的一类 ，它有应用文 的基本 特性 。该文书以语言文字为主要工具，贮存 、加工、 传播与人 的实际需要有关的各种信 息 。商务文书的 写作是从事经济工作 的写作主体将经济信 息物化于 载体 中的具体行为活动 。该活动依赖于交流 ，写在纸 上的报告、备忘录、商业信件提供了清晰有效率的交 流方式。从交流出发，人们不断地总结这一写作过程 的特 点 ，有关这个 问题 的共识简述如下 。 一 、 实 用 的 目的性 文章 的写作都具有 目的性 ，对于文学作 品写作 的 目的性 ，古 人早有论述 。比如 ， 白居 易说 ： “文 章合为 时而著 ，歌诗合为 事 而 作 。”韩 愈 说：“文 以载道 。”《论语 阳货 》 中说：“诗可 以兴 ， 可 以观，可 以群，可 以怨。迩之事父 ，远之事君 ，多识于鸟兽草木 之盛事 。”这些论述说明文学的写作有 目的性 ，但应用文写作中实 用 的 目的性是它区别于文学写作 的本质属性 ，应用文 的其他特征 是 由它派生 出来 的。文学作 品给人 以审美 愉悦 ，用来陶冶人的性 情 ；理论文章给人 以思想启迪 ，提高人们 的认识 ；新 闻传播信息 让世界变得一体化……而商务应用文不 同，它主要在经济活动 中 处理公务事件 ，告诉读者要处理什么事情 ，说明处理事务的方针 、 政策、办法、措施 ，或与对方磋商问题 ，提出请求 ，或双方协商， 达成协议 ，签订合 同……总之 ，商务应用文 的写作主要解决商务 活动 中的各种 问题 ，失去了实用 ，就失去了自身存在的价值 。 二 、客 观 的真 实 性 也许很多人误认为文学是虚假 的，因为我们常常听说文学需 要虚构 ，而实 际上 ，文学写作 同样遵循艺术 的真实 。艺术家对材 料 的加工 、事件 的取舍 、合理 的想像是文学写作允许 的，而商务 应用文写作不可 以编造和虚构 。就拿商务文书 中具有艺术性 的广 告来说，广告管理法规定： “对利用广告弄虚作假 、欺骗用户和消 费者 的广告客户 ，责令其在相应 的范 围内发布更正广告 ，并视情 节 处广 告 费两倍 以上五倍 以下罚款 ；给用户和消 费者造成损 失 的，承担赔偿 责任 。”“对 帮助广 告客户弄虚作假 的广 告经 营者 ，视 其情节予 以通报批评 ，没收非法所得 ，处广告费两倍 以上五倍 以 下罚款 。”广告是 以真实为其生命 。因此 ，在商务应用文写作 中我们提 出：叙述情况有一说一 ，不凭空落笔；阐述观 点要言 不繁，不旁征博引；提出措施切实具体，不泛泛而谈。 三 、体例格 式 的规 范性 商务应用文 中的大部分文体有相对 固定的结构 ，也就是说应 用文有大致相 同或相似 的布局和写法 ，是某种事物 的标准形式或 使人可 以仿照 的标准样式 。这样 的样式可 以分为两类 。一类是 由 某一权威机构颁发 ，对文本格式有严格规定 的法定模式 。如证监 会所颁布 的股份有限公司和上市公司所做 的年度报告指引等 。第 二类是人们在长期 的写作实践 中，自发仿照 、约定俗成 的习惯性 模式，如市场营销方案、各种商务信函等 。 随着 写作工具 的 电脑化 ，应用 文体将 更趋 于模 式化 。现在 写作的辅助软件有 《中文之星》 《金山书信通》 《外贸书信写作》等 等 。在这些写作软件 中你能看到它所提供 的写作格式 ，其 中功能 强大 的中文文字处理系统 ，它给 了我们许 多写作 的模板 ，这些 模板可 以为写作某一文书提供格式和排版样式 。 四 、语 言 、数 字 的准 确 性 “笔下有黄金万千 ，笔下有人命关天 ”很形象地说 明了应 用文写作语言的效用。语言的准确就是在语言中找到最贴切 的词 去表达要表达 的意思 。这有两重 困难 ：一重 困难是作者要具有 良好 的语言修养 ，这 需要化大功夫 、下大力气 。世上没有两个 相 同的手掌 ，没有两片相 同的树 叶，作者要找到准确 的词 ，写 出它们 的不 同。良好 的语言修养是长期学习和训练 的结果 。二 是商务应用文是专业应用文，它的意思传达与作者对专业领域 问 题 的分析与把握有关 。比如经济